Kamis, 06 April 2017

INDEPENDENSI DAN KEMANDIRIAN ARSIPARIS



PERSPEKTIF INDEPENDENSI DAN KEMANDIRIAN ARSIPARIS
DALAM MEKANISME PENILAIAN KINERJA
PENDAHULUAN
Dua bulan yag lalu tepatnya tanggal 7 Februari 217 ditetapkan peraturan kepala ANRI tentang mekanisme penilaian kinerja arsiparis. Aturan tersebut menggantikan tata kerja tim penilai dan tata cara penilaian prestasi kerja arsiparis yang ditetapkan pada tahun 2004. Sebagai arsiparis, sangat terpaksa untuk mengikuti mekanisme penilaian. Jika tidak mau tau tentang mekanisme penilaian, maka akan rugi sendiri. Selain itu juga, karena WAJIB untuk menjadi acuan pengajuan penilaian kinerja arsiparis.

Ketertarikan penulis untuk mensimulasikan kejadian penulis sebagai arsiparis pada tahun 2015, yaitu dikembalikan berkas pengajuan Daftar Usulan Peniaian Angka Kredit (DUPAK) arsiparis oleh tim penilai instansi dengan alasan kurang persyaratan administrasi. Hal ini akan melengkapi analisa arsiparis lainnya terkait waktu yang lama untuk mendapatkan kenaikan pangkat dan golongan (bahkan s.d. 4 tahun atau lebih). Tergantung dari nilai kinerja yang dikonversi ke angka kredit kumulatif yang disingkat dengan AKK.

Pada acara sosialisasi kebijakan pembinaan dan pengembangan JFA serta Penilaian Kinerja Arsiparis berdasarkan SKP 2017 yang digelar di tanggal 24 maret di ANRI oleh ANRI. Deputi Pembinaan ANRI, menyampaikan mekanisme penilaian kinerja arsiparis merupakan loncatan berfikir dengan semangat Undang – Undang Aparatur Sipil Negara.
Jabatan fungsional Tertentu (JFT) pada saat ini kurang lebih 200 jabatan. Arsiparis merupakan salah satu dari 12 jabatan fungsional tertentu yang telah menggunakan mekanisme Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) sebagai dasar penilaian kinerja. Hal ini perlu diapresiasi dalam kerangka peningkatan kompetensi dan profesionalitas arsiparis, tambahan dari direktur SDM dan Akreditasi ANRI.

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah no.28 tahun 2012 bahwa Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan  fungsi dan tugasnya. Selain itu penulis setuju dengan adanya pendapat bahwa arsiparis sebagai mitra kerja pejabat structural. Mitra kerja berhak menentukan kepuasan kerja sesuai dengan profesionalitas pada bidangnya. 

RUMUSAN MASALAH
Rumusan masalah pada tulisan ini adalah “apakah desain penilaian kinerja saat ini mendukung indepensi dan kemandirian arsiparis???., yuk kita bahas dikit karena tulisan ini dibuat dengan keterbatasan penulis. Maklum nongkrong di warung kopi lama – lama gk enak, udah ditungguin yang di rumah hehehehe.

PEMBAHASAN
Desain yang terdapat pada perka ANRI no.5 tahun 2017 adalah adanya tim penilai instansi yang diketuai oleh pimpinan Unit Kearsipan dan sekretaris dijabat oleh eselon 3 di bidang kepegawaian. Dalam organisasi kearsipan dikenal adanya unit kersipan (UK dan unit pengolah (UP).  Pimpinan Unit Kearsipan (UK) adalah sekretaris jenderal / sekretaris Utama (struktur Kementerian dan Lembaga).  Bagaimanakah implementasinya?, bisakah pimpinan tingga madya /eselon satu dicantumkan dalam Keputusan sebagai ketua tim penilai?. 

Aturan terdahulu (tata cara penilaian prestasi kerja arsiparis tahun 2004), Pejabat Pembina kepegawaian menjadi ketua tim penilai kinerja instansi dan sekaligus yang menetapkan Angka Kredit sebagai syarat kenaikan jabatan, pangkat dan golongan arsiparis. Namun sekarang penetapan angka kredit kumulatif oleh pimpinan unit kearsipan sebagai ketua tim penilai kinerja arsiparis. Kemudian AKK disampaikan kepada Pejabat Pembina kepegawaian.

Pada pasal 47 (Perka ANRI No.5 tahun 2017) disebutkan bahwa ketua tim penilai kinerja instansi adalah pimpinan unit kearsipan yang akan menetapkan angka kredit komulatif tahunan. Siapakah pimpinan unit kearsipan?, adalah paling rendah pimpinan tinggi pratama eselon II yang tugas fungsinya adalah pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan. Bagaimakah implementasinya di kementerian ESDM (tempat kerja penulis), pada aturan terdahulu, pejabat yang menetapkan angka kredit adalah Kepala Biro Kepegawaian/SDM. Terkait dengan bunyi pasal tersebut, maka pejabat yang menetapkan angka kredit komulatif dijabat oleh Kepala Biro Umum donk…….. 

Bergantinya pejabat yang menetapkan angka kredit yang semula Kepala Biro Kepegawaian/SDM kepasa kepala Biro Umum artinya nambah alur birokrasi, semakin panjang waktunya. Selain itu dapat diartikan nasib arsiparis tergantung kepada kepala unit kearsipan. Bagaimanakah jika arsiparis jaraknya jauh dengan unit Pembina kearsipan. Atau mempunyai pendekatan berseberangan dalam melaksanakan kebijakan pengelolaan kearsipan walaupun tujuan si arsiparis sebetulnya selaras dengan kebijakan kearsipan termaksud. Pertanyaannya adalah bagaimana independensi dan kemandirian arsiparis dikaitkan dengan keberadaan unit kearsipan.

Pada kasus dikembalikannya DUPAK penulis sebagai arsiparis sebagaimana di awal tulisan ini, arsiparis mengajukan keberatan secara lisan kepada unit Pembina kepegawaian. Kewenangan anggota tim penilai pada aturan terdahulu/2004 menerbitkan nilai, jika tidak terbit nilainya, ya siapa lagi yang menerima aduan arsiparis kalo bukan seketariat tim penilai (nota bene unit Pembina kepegawaian). 

Waktu itu sempat sekretariat tim penilai angka kredit menyinggung tentang hubungan arsiparis dengan unit Pembina Kearsipan atau lebih pas nya dikenal dengan Unit Kearsipan. Analisa sekretariat tim penilai mengarahkan bahwa anggota tim penilai yang merekomendasikan kepada ketua tim penilai / pejabat penetap angka kredit untuk dikembalikannya DUPAK arsiparis adalah salah satu pejabat dari unit kearsipan. Dengan alasan kekurangan persyaratan administratif. Isi rekomendasi dari anggota tim penilai kepada ketua tim penilai adalah DUPAK dikembalikan kepada arsiparis untuk diajukan pada penilaian periode berikutnya. Rekomendasi tersebut di tandatangani oleh seluruh anggota tim penilai.

Gambaran analisa sekretariat tim penilai tersebut, pada aturan saat ini tertulis jelas pada pasal 12 (perka ANRI no.5 tahun 2017 tentang tugas tim penilai instansi yakni memberikan bahan pertimbangan kepada Pejabat Pembina Kepegawaian dalam pengembangan PNS, dan dijadikan persyaratan dalam pengangkatan jabatan dan kenaikan pangkat, pemberian tunjangan, sanksi, mutasi dan promosi serta diklat arsiparis.

Lebih tegas lagi pada pasal 13 tentang kewenangan tim penilai kinerja instansi yang diketuai oleh pimpinan unit kearsipan. Ketua tim penilai berwenang untuk merubah hasil nilai yang diberikan oleh pejabat penilai. Nilai perubahan tersebut dapat ditetapkan sebagai angka kredit komulatif. Wuis mantab nih…yang menurut pendapat penulis berpotensi menghabisi independensi arsiparis. Kewenangan ketua tim penilai kinerja arsiparis tersebut berpotensi mengukung independensi dan kemandirian arsiparis.

Kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan  fungsi dan tugasnya diadu dan dipertentangkan dengan tugas dan kewenangan pimpinan unit kearsipan pada mekanisme penilaian kinerja.

Harapan penulis sebagai arsiparis tentunya adanya mekanisme aduan keberatan penilaian kinerja. Dengan adanya mekanisme yang fair dan adil maka dapat mendukung independensi dan kemandirian arsiparis. Selain harapan arsiparis juga amanah peraturan pemerintah juga kan…..

Pada pasal 18 disebutkan bahwa sekretariat penilai dilakukan oleh unit kerja yang mempunyai tugas dan fungsi pembinaan kearsipan. Jika sebelumnya sekretariat tim penilai instansi dilaksanakan ole unit Pembina Kepegawaian beralih ke unit Pembina kearsipan. 

Pada struktur organisasi KESDM, unit Pembina kearsipan adalah sekretariat jenderal Cq. Biro Umum. Artinya sekretarat penilai oleh pejabat atau staf di biro umum. Yang menjadi pertanyaan, sudah siapkah kompetensi pejabat dan pelaksana di biro umum untuk melaksanakan penilaian kinerja yang selama ini ditangani oleh biro kepegawaian?. 

Bagaimana suasana pembinaan kearsipan yaitu unit Pembina kearsipan dengan para arsiprisnya. Bagaimana jangkauan pembinaan arsiparis sampai dengan unit kearsipan 2 (UK.2)?. bagaimana jika pembinaan kearsipan yang mandeg, atau belom terdapat kesepakatan mekanisme hubungan kerja kearsipan yang baik antara UK I, UK II, sampai dengan Unit Pengolah.

Penulis berpendapat bahwa tim penilai dan sekretariat penilai yang dijalankan oleh unit Pembina kearsipan, masih belom siap dilaksanakan. Unit Pembina kearsipan masih memerlukan waktu untuk pembiasaan. 

Hasil aduan keberatan arsiparis yang ditujukan kepada unit Pembina kepegawaian sebagaimana contoh kasus tersebut belum membuat arsiparis merasa adil/fair. Harapan arsiparis terhadap mekanisme penilaian kinerja arsiparis saat ini, belum lah terakomodir. Harapan terhadap mekanisme yang fair dan adil terkait permasalahan teknis penilaian antara lain: tidak ditetapkannya angka kredit, daftar usulan penilaian dikembalikan, keterlambatan dalam pengumpulan usulan, kekuarangan administrasi, dan lain sebagainya.
Penulis berpendapat bahwa mekanisme aduan keberatan penilaian menjadi pendukung independensi dan kemandirian arsiapris dalam melaksanakan tugasnya. 

Sekretariat tim penilai kinerja instansi tidak lagi disebut dapat menerima aduan keberatan penilaian. Bagaimanakah jika keberatan arsiparis pada perubahan nilai usulan pejabat penilai yang dilakukan tim penilai instansi?..

Penyampaian aduan keberatan oleh arsiparis sebagaimana disebut pada pasal 39 hanya berkutat pada area pejabat penilai. Padahal kewenangan tim penilai kinerja instansi dapat merubah penilaian yang dilaksanakan oleh pejabat penilai. Bagaimana mekanisme aduan jika keberatan berada pada area tim penilai kinerja?. 

Pasal 41 menyebutkan bahwa ketentuan teknik penilaian prestasi kerja terlampir pada perka ANRI no.5 tahun 2017, namun penulis belum mendapatkan file aturan versi lengkap yang terdapat lampiran sebagaimana disebut.

Desain mekanisme penilaian kinerja arsiparis juga terdapat peran baru yang disebut dengan pejabat penilai yang dilaksanakan oleh atasan langsung arsiparis. Pada ketentuan sebelumnya, atasan langsung berperan sebagai pejabat pengusul.

Menurut penulis, mekanisme pejabat penilai tidak terlalu mengkhawatirkan bagi independensi dan kemandirian arsiparis selama atasan langsung/pejabat penilai telah memahami dan memiliki apresiasi terhadap kearsipan dengan baik. Bentuk apresiasi memang bukan sekedar terhadap pekerjaan namun terhadap dukungan arsiparis untuk mendukung pelaksanaan beban kerja atasan langsung arsiparis.

Potensi yang dapat menimbulkan aduan arsiparis justru tentang adanya kewenangan tim penilai kinerja instansi yang mengubah nilai kinerja arsiparis yang telah ditetapkan oleh pejabat penilai dan menetapkan hasil kinerja arsiparis hasil perubahan.

KESIMPULAN
Apakah desain penilaian kinerja arsiparis sesuai dengan perka ANRI No.5 Tahun 2017 mendukung indepensi dan kemandirian arsiparis???. jawabannya adalah : SANGAT TIDAK MENDUKUNG”,  

Mekanisme ini sangat bertentangan dengan Peraturan Pemerintah no.28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU Kearsipan RI tahun 2009 tentang Kearsipan. tepatnya pasal 151 Kedudukan Hukum dan Kewenangan.
Mekanisme penilaian kinerja arsiparis tersebut dapat mengabulkan harapan arsiparis tentang mekanisme yang fair/adil dalam penilaian kinerja untuk area tim penilai kinerja instansi dan sekretariat tim penilai kinerja instansi.

SARAN DAN MASUKAN
Saran dan masukan merupakan harapan penulis sebagai arsiparis. Harapan pribadi penulis adalah kembalikan dengan mekanisme penilaian sebagaimana tahun sebelumnya saja deh. Basis penilaian kinerja arsiparis masih bisa tetap SKP. Namun pejabat yang menetapkan angka kredit biarlah tetap kepala biro kepegawaian/SDM, jadi bukan kepala biro umum. Sekretariat tim penilai instansi tetaplah dilaksanakan oleh unit Pembina kepegawaian, jadi bukan unit Pembina kearsipan. kemudian  atasan langsung tetap menjadi pejabat pengusul, jadi untuk nilai kinerja ditentukan oleh anggota tim penilai kinerja instansi berdasarkan usulan nilai pejabat pengusul.

Jika pasal 41 pada aturan termaksud telah terdapat teknik penilaian, semoga telah mengakomodir mekanisme aduan keberatan sehingga akan menciptakan iklim persaingan kompetensi yang sehat. 

Mekanisme aduan keberatan sebisa mungkin punya formulasi untuk mendukung pasal 151 tentang kedudukan hukum dan kewenangan arsiparis yakni independen dan mandiri.

Semoga jabatan arsiparis yaitu jabatan yang bukan hanya mengejar karir semata, namun juga menghantarkan kita kepada pemahaman kehidupan yang lebih asli dan unik. Dapat kita dibina dengan baik, bukan dibinasakan


Selasa, 13 Desember 2016

Ekspose Daftar Arsip



Acara Ekspose Daftar Arsip sekretariat Negara RI Seri Laporan Pemerintah Pusat dan Daerah 1980 – 1990 berlangsung pada hari Kamis tanggal 24 November 2016 di Gd. ANRI Jakarta Selatan

Pada sambutannya Deputi Konservasi ANRI menyampaikan tiga pilar Kearsipan. Pilar Kearsipan tersebut adalah yang ke-1 adalah regulasi, yang ke-2 adalah pembinaan, dan yang ke-3 adalah pengelolaan arsip. Acara penyusunan daftar arsip sebagai sarana temu balik merupakan pilar ke-3 Kearsipan.

Beliau berharap agar khasanah di ANRI dekat dengan ingatan masyarakat. Salah satu usaha adalah menyediakan sarana temu balik yang berupa inventaris, daftar dan guide. Lebih dari 600 sarana temu balek yang telah dihasilkan oleh ANRI.

Direktur Pengolahan ANRI berharap dari seorang arsiparis yang bukan hanya sebagai penjaga informasi, namun juga pembangun memori kolektif bersama. Dalam melakukan hal tersebut dilaksanakan dengan pengolahan arsip statis. Selain mengolah juga melakukan proses rekonstruksi informasi secara intelektual.

Dalam membangun memori kolektif dapat dimulai dari pemahaman kebijakan yang diterjemahkan kedalam program serta kegiatan akan menghasilkan jenis – jenis arsip. Jenis arsip tersebut akan dilaksanakan secara administratif oleh organ organisasi sesuai tugas dan fungsinya masing masing. Hal ini kemudian di kearsipan disebut dengan asas pengelolaan yakitu provenance atau asas asal usul.

Kasubdit Lembaga Negara pada direktorat pegolahan ANRI menyampaikan bahwa penysusunan daftar arsip terkandung didalamnya rekontruksi informasi secara intelektual. Hal tersebut dapat terlihat dari tahapan penyusunan daftar arsip. Tahapan tersebut antara lain adalah identifikasi arsip, penyusunan rencana teknis, pengayaan sumber data dan referensi kepada tim penyusun, rekontruksi arsip, deskripsi, maneuver data, penyusunan skema definitive, penomoran definitive, dst.

Acara ekspose penyusunan sarana temu balek berupa daftar arsip mempunyai provenance atau asal arsip sekretariat wakil presiden RI tahun 1967 s.d 1999. Secara fisik arsip pada kondisi teratur namun tanpa daftar dan berita acara akuisisi. Tertata pada 115 boks.

Selain itu ekspose tersebut merupakan uji publik yang menunjukkan bahwa peran arsiparis dalam membangun memori kolektif kebangsaan. Harapannya dapat memberikan panduan pengguna arsip mengenai bentuk arsip, lembaga pencipta serta menambah pengetahuan koleksi.

Pada sesi selanjutnya disampaikan pemanfaatan daftar arsip. Dalam memanfaatkan arsip dapat diawali dengan penelitian terhadap referensi buku - buku yang tersedia pada bahan pustaka seperti ensiclopedia, catatan almanac, berita Negara, statblat, keputusan Negara, Bleiblat (tambahan berita Negara). Setelah hal tersebut dilakukan maka pengguna dapat menuju ke sarana temu balek berupa inventaris, daftar arsip dan guide.

Senin, 12 Desember 2016

Peluncuran Naskah Sumber Arsip

Gb. Sampul
Acara “Peluncuran Naskah Sumber Arsip Pertambangan Timah di Pulau Bangka Masa Kolonial dan Talkshow Sejarah Pertambangan Timah di Pulau Bangka pada hari Selasa Tanggal 13 Desember 2016 bertempat di Gd. ANRI Jakarta Selatan.

Setelah menyanyikan lagu kebangsaan Indonesia Raya, para hadirin disuguhi dnegan Tayangan “karakter jatidiri bangsa”.

Dalam sambutan Direktur Layanan dan Pemanfaatan ANRI menyampaikan bahwa materi penyusunan Naskah sumber tersebut dari arsip koleksi di ANRI, penelitian dan penyusunan pertama di bidang pertambangan, dapat membuka wawasan untuk penelitian dan penyusunan berikutnya.

Sambutan Kepala ANRI, didahului dengan menyapa lembaga kearsipan menyampaikan beberapa hal antara lain. Penulisan naskah sumber setiap tahun dilaksanakan oleh ANRI. Penulisan naskah sumber bermaksud untuk mengungkap kembali kekayanan khasanah arsip yang juga terkait dengan aset kekayaan alam sampai dengan aset sosial budaya. Dengan begitu dapat mendukung upaya memasyarakatkan arsip. Selain itu juga memberikan jalan kepada para peneliti melalui arsip. Penulisan naskah suber merupakan suatu metode penyajian informasi kepada peneliti dan masyarakat.

Sebelumnya lebih banyak mendeskripsikan arsip foto dan arsip surat. Pada kali ini bentuk foto dan teks menjadi satu kesatuan untuk mempermudah penelusuran. Penulisan naskah sumber tersebut merupakan langkah awal pengungkapan arsip timah di pulau bangka untuk kemudian ke kekayaan alam yang lain. Sebagaimana naskah sumber terkait teh sudah pernah disusun oleh ANRI. Harapannya memberikan kontribusi pada bidang penelitian.

Sutejo Suwignyo (Narasumber)
PT TIMAH perpanjangan 1816 BTW sebelum undang - undang pertambangan disusun. Kondisi politik mempengaruhi keberadaaan arsip timah indonesia. Tercatat 42 kapal keruk yang dipunyai PT TIMAH katanya terbesar di dunia. 1876 merupakan tahun eksplorasi besar besaran di Indonesia oleh pemerintah Kolonial Belanda. Pulau Bangka terbentuk krn proses alamiah Timah.

1816 dibangun perusahaan penambahan timah sampai dengan 1913 meninggalkan jejak besarnya pengaruh timah. Jejak tersebut sangat minim didapatkan di sumber nya yakni arsip dikarenakan situasi politik..

Menarik nya diakhir paparan, narasumber menyajikan video slide yang berisikan foto foto diiringi lagu berbahasa belanda dengan instrumen keroncong. Film tersebut sebagai koleksi museum timah Indonesia.

Arsiparis ANRI (Tim Penulis)
Ratusan naskah sumber telah diterbitkan oleh ANRI misalnya gunung krakatau, uang Republik Indonesia, pegungsian, namun belum satu pun terkait pertambangan. Proses penulisan yang dilaksanakan oleh TIM membuat sistematika pencarian lokasi tambang dan pembangunan infrastruktur, proses penggalian dan penambangan, pengolahan hasil tambang, pemanfaatan dan pemasaran.
Setelah sistematika disusun, diberikan petugas penelusur untuk mencari arsipnya. Setelah arsip ditemukan maka akan penulis menceritakan dalam bentuk deskrepsi paragraf.

Bentuk arsip konvensional (kertas) dan arsip foto serta arsip kartografi berbahasa belanda

Tanggapan Audience 1 :  isu China yang identik dengan bangka tidak masuk ke dalam naskah sumber ini. Audience yang pernah mengungkap informasi arsip di ANRI bahwa china terkait permodalan juga tenaga kerja yang china.

Narsum: China di belitong merupakan turunan pasukan kubalaikan yang terdampar, bukan china pendatang.

Tanggapan Audience 2: kekurangan pada penulisan naskah sumber, kerajaan – kerajaan di bangka, 1812 (kekuasaan Inggris), 1920 terdapat data sensus terait data peranakan china, data produksi timah terkait dengan perlawanan kepada Belanda. Dari beberapa hal tersebut, naskah sumber kurang intepretasi dari tim penyusun.

Narsum: Terkait dengan konten sangat bergantung dengan koleksi yang di dapatkan.

Tanggapan Audience 3: khasanah mijnwezen terkait kekhasan zaman kolonial yang juga mempunyai metode penomoran khusus. Terkait dengan bahan yang ditelusuri dapat mencari inventaris atau sarana penelusuran (meninggalkan jejak sehingga memudahkan peneliti. Penentuan captain.

Penutup oleh Deputi Konservasi ANRI disampaikan bahwa naskah sumber bukan juga sebagai album foto yang dilakukan deskrepsi saja. Kekhawatiran penyusun atas intepretasi yang salah memang masih menjadi perdebatan di antara arsiparis. Sedangkan kebutuhan peneliti juga terkait dengan intepretasi yang dilakukan oleh sejarahwan. Keterbatasan tim karena tidak ada unsur sejarahwan

Dalam sudut pandang lain, komunitas kearsipan bukan lagi terkungkung pada fisik arsip namun pada pendekatan informasi untuk pengetahuan.

Jumat, 23 September 2016

Melakukan penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor s.d. September 2016



KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL
DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

LAPORAN

Melakukan penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor

PENDAHULUAN
1.     Latar Belakang
Meskipun telah terbit aturan tentang standar kualitas hasil kerja arsiparis kategori keterampilan yang termuat dalam peraturan kepala ANRI nomor 5 tahun 2016, namun keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara belomlah diterbitkan. Maka dari itu butir kegiatan sebagaimana laporan kami, masih akan dipergunakan sebagai bahan penilaian arsiparis.

Penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor pada bulan Januari sampai dengan April tahun 2016 adalah sejumlah 812 boks arsip. Kami ajukan nilai 0.33 dengan asumsi 812 boks dibagi dengan 100 kemudian dikalikan 0,04. Angka 100 diperoleh dari judul rincian kegiatan sedangkan angka 0,04 adalah nilai tiap laporan.

Sesuai dengan Perka ANRI no.5 tahun 2016, butir kegiatan ini hanya akan menjadi kegiatan penataan dan penyimpanan arsip inaktif dengan hasil kerja daftar arsip in aktif.

Terjadi pergeseran hasil kerja yang semula bentuk laporan menjadi bentuk daftar arsip. Perka tersebut sudah tidak lagi mengakomodir penataan dan penyimpanan arsip dengan tujuan ketersediaan arsip. Namun untuk tujuan arsip mudah diketemukan.

Menurut pendapat kami bahwa perlu ditegaskan kembali bahwa butir kegiatan penyimpanan dan penataan mempunyai batasan terhadap unit kearsipan?. Butir ini mempunyai makna ganda yakni sebagai jalan agar arsip mudah diketemukan, ataukah sebagai jalan menjamin ketersediaan arsip.

2.     Maksud dan tujuan
Tujuan penyimpanan dan penataan setiap 100 nomor menjamin ketersediaan arsip di unit kearsipan. Jumlah boks yang dapat disediakan adalah 1007 boks


ISI LAPORAN

Penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor mempunyai batasan kegiatan yakni pengaturan fisik arsip di unit kearsipan. Kegiatan ini dapat berupa penataan arsip tidak teratur, penataan arsip teratur, pemindahan tempat simpan  masih dalam satu unit kearsipan, penataan kembali arsip yang telah ditata (sebelumnya arsip tidak teratur). Dapat pula berupa pengaturan fisik arsip inaktif saat persiapan dalam rangka penyusutan di unit pengolah ke dalam suatu tempat yang ditentukan.

Secara realitas, kami melaksanakan kegiatan sebagaimana table dibawah ini:

No
Tanggal
Hari
Kegiatan
1
09-Jun-16
Kamis
pemantauan penataan arsip di Ruang sewa ANRI
2
13-Jun-16
senin
arahan ke petugas arsip untuk mengedit data arsip pembayaran
3
20-Jun-16
senin
Pengarahan  ke petugas arsip Penataan Dokumen Keuangan
4
22-Jun-16
rabu
pengarahan penataan dan pemilahan arsip kepegawaian non arsip
5
20-Jul-16
rabu
pemilahan dokumen pembayaran 2016
6
27-Jul-16
rabu
pemilahan arsip bagian umum (SDMUL)
7
25-Agust-16
kamis
uji petik arsip usul musnah oleh tim biro umum
8
29-Agust-16
senin
konsep surat permohonan transip arsip usul musnah ke SJU

30-Agust-16
selasa
konsep surat permohonan stock opname
9
08-Sep-16
kamis
pemindahan arsip ke ruang sewa (arsip DMBD)
10
09-Sep-16
jumat
penataan dalam rangka stok opname arsip (dmbd usmun)
11
13-Sep-16
selasa
Manuver usul musnah di ANRI (non lelang usmun SDMK)
12
22-Sep-16
kamis
penataan dalam rangka stok opname arsip (dmbd simpan)
13
23-Sep-16
jumat
Manuver arsip simpan di ANRI (pembayaran non lelang SDMK)


Adapun boks – boks arsip termaksud adalah sebagaimana dalam table dibawah ini;

No
Seri Arsip
Unit
Boks
Jml Boks
Lokasi simpan
1
Kepegawaian
SDMUP
70 – 79
9
Gd. Migas
2
Arsip pembayaran non lelang (usul musnah)
SDMK
1 – 84
84
Ruang Sewa
3
Arsip pembayaran non lelang (simpan)
SDMK
1 – 181
181
Ruang Sewa
4
Niaga migas
DMON
153 – 183
30
Gd. Migas
5
Arsip pembayaran (SPM) 2016
SDMK

45
Gd. Migas
6
Pemberdayaan Potensi DN (usul musnah)
DMBD
1 – 242
242
Ruang Sewa
7
Pemberdayaan Potensi DN (simpan)
DMBD
1 – 342
342
Ruang Sewa
8
Keuangan
SDMK
126 – 162
36
Gd. Migas
9
Rumah tangga dan perlengkapan
SDMUL
1 – 38
38
Gd. Migas
Total
1007



PENUTUP

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan bahan evaluasi bagi pejabat struktural yang membidangi kearsipan. dan bukti kerja arsiparis dalam melaporkan penataan dan penyimpanan arsip sebanyak 1007 nomor boks selama bulan Mei sampai dengan bulan September 2016.




Jakarta, 23 September  2016
Pembuat Laporan



Nurul Muhamad
Arsiparis Ditjen Migas