Cumen cerita, Menyibak hikmah, ngaji, serba serbi, syukur, keseharian, hiburan, mikir, kearsipan

Rabu, 11 Desember 2013

Pengelolaan arsip dan dokumentasi serta informasi publik di lingkungan Kemendikbud

Pengelolaan arsip dan dokumentasi serta informasi publik di lingkungan Kemendikbud sebagaimana tertuang dalam Peraturan Menteri nomor 60 tahun 2012, bagi saya menjadi menarik. Alasannya adalah disatukannya bidang kearsipan dengan bidang pelayanan informasi publik. 

Ketertarikan saya karena ada 3 UU RI yang dijadikan konsideran yakni UU ITE 2008, UU KIP 2008, dan UU Kearsipan 2009. dan juga Sistem Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta informasi publik yang terpadu dilaksanakan oleh unit kerja level eselon II yakni Pusat Informasi dan Humas yang didukung oleh organisasi kearsipan. 

Jika selama ini Kementerian kesulitan dalam mengusulkan unit kerja kearsipan selevel eselon II, maka di Kementerian Dikbud pelaksanaan fungsi kearsipan dilaksanakan oleh pusat informasi dan Humas. berikut fakta yang saya kira dapat mendukung analisa saya.
  1. Bab II mengenai asas pengorganisasian, tujuan, tanggungjawab dan lingkup peraturan termaksud, yang intinya melaksanakan "kearsipan"
  2. Lingkup kebijakan dalam pembangunan sistem pengelolaan arsip dan jaringan informasi arsip, serta SDM kearsipan
  3. Bab V mengenai pengelolaan arsip (pendekatan manajemen dan pendekatan daur hidup arsip)
  4. unit kearsipan kementerian berada di Pusat Informasi dan Humas



JIKD di DKI JAkarta

Jaringan Informasi Kearsipan yang diatur dalam Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta nomor 35 tahun 2010 mempunyai fungsi sebagai akses dan mutu layanan kearsipan , kemanfaatan arsip bagi pemerintah DKI Jakarta serta merangkul peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan.

Kelembagaan dan Anggota Jaringan Informasi yakni terdiri dari anggota pusat inspektorat, BPPD, Dinas, satuan pamong praja, Set DPRD, Biro Setda, Lembaga Teknis Daerah. 

Tugas dan Kewajiban lembaga dan anggiota antara lain mengembangkan, menyusun pedoman teknis, mendiklatkan / mensosialisasikan para pengguna aplikasi JIKD. ada juga kewajiban menganai menginput arsip , merawat arsip melalui sistem aplikasi JIKD

Kepala pusat JIKD dijalankan secara fungsional oleh Kepala BPAD dan melaporkan secara berkala kepada Sekretaris Daerah.
sumber (http://bpadjakarta.net/produk-hukum/peraturan-gubernur)http://bpadjakarta.net/produk-hukum/peraturan-gubernur/

Jumat, 29 November 2013

Jenis dan Seri arsip Teknik dan Lingkungan Migas

No. Jenis / Series Arsip Jangka Waktu Simpan Keterangan
Aktif  Inaktif
D TEKNIK DAN LINGKUNGAN MIGAS      
55 Dokumen Perumusan RSNI /RSKKNI      
  a. Bahan Perumusan 1 Tahun setelah konsensus 1 tahun Musnah
  b. Pembahasan Perumusan RSNI 1 Tahun setelah konsensus 1 tahun Musnah
  c. Konsensus/konvensi 1 Tahun setelah ditetapkan SNI/SKKNI 1 tahun Permanen
  d. Surat Penetapan SNI/SKKNI 1 Tahun setelah SNI/SKKNI diperbarui 1 tahun Permanen
           
56 Dokumen Penerapan SNI/SKKNI      
  a. Dokumen Pendukung penerapan 1 Tahun setelah tahun diperbarui 2 tahun Musnah
  b. Laporan Monitoring 1 Tahun 2 tahun Musnah
  c. Laporan Evaluasi  1 Tahun 2 tahun Musnah
  d. Rekomendasi/sanksi 1 Tahun 2 tahun Musnah
           
57 Dokumen Pembinaan Penerapan SNI/SKKNI      
  a. Bimbingan teknis 1 Tahun 2 tahun Musnah
  b. Sosialisasi 1 Tahun 2 tahun Musnah
           
58 Registrasi Nomor Pelumas Terdaftar (NPT)      
  a. Berkas permohonan 1 tahun setelah NPT diterbitkan 1 tahun Musnah
  b. Berita Acara Hasil Evaluasi 1 tahun setelah NPT diterbitkan 1 tahun Musnah
  c. Sertifikat NPT (Copy) 5 tahun 1 tahun Musnah
  d. Register NPT 5 tahun 1 tahun Musnah
           
59 Buku Register WPS/PQR 5 tahun 1 tahun Permanen
           
60 Register dan Sertifikat Kualifikasi Juru Las 5 tahun 1 tahun Permanen
61 Dokumen Persetujuan Penunjukkan Kepala/Wakil Kepala Teknik Tambang Hulu dan Hilir      
  a. Dokumen Permohonan Pengajuan persetujuan penunjukkan Calon kepala/waki kepala teknik tambang migas Selama tidak ada penggantian 1 Tahun musnah
  b. Surat Undangan Presentasi 1 Tahun 1 Tahun musnah
  c. Makalah Presentasi Selama tidak ada penggantian 1 Tahun musnah
  d. Surat Persetujuan / Pengesahan penunjukan kepala/wakil Kepala Teknik Tambang Migas Selama tidak ada penggantian 1 Tahun musnah
           
62 Pemberian Penghargaan Keselamatan Kerja      
  a. Surat Permohonan Mendapatkan Penghargaan 2 Tahun 1 Tahun Musnah
  b. Surat Penugasan Dalam Rangka Verifikasi 2 Tahun 1 Tahun Musnah
  c. Berkas Hasil Evaluasi Verifikasi 2 Tahun 1 Tahun Musnah
  d. Copy Tanda Penghargaan 5 Tahun 1 tahun Musnah
  e. Dokumen Pengajuan dan penilaian Tanda Penghargaan Keselamatan Migas 3 Tahun setelah pelaksanaan 1 tahun Musnah
           
63 Pengawasan Keselamatan Kegiatan dan Keselamatan Pekerja Hulu dan Hilir      
  a. Laporan tentang Terjadinya Kecelakaan Kerja. 5 Tahun 1 tahun Musnah
  b. Laporan tentang Akibat – Akibat Kecelakaan. 5 Tahun 1 tahun Musnah
  c. Laporan tentang Jumlah Pekerja. 5 Tahun 1 tahun Musnah
  d. Laporan tentang Kecelakaan Tambang 5 Tahun 1 tahun Musnah
  e. Laporan tentang Biaya Kecelakaan. 5 Tahun 1 tahun Musnah
  f. Laporan Kecelakaan Pada Kegiatan Usaha Migas (Ip) 5 tahun 1 tahun Musnah
  g. Laporan Nomor Urut Kecelakaan (IIp) 5 tahun 1 tahun Musnah
  h. Laporan Pemberitahuan Tentang Kecelakaan (IIIp) 5 tahun 1 tahun Musnah
  i. Laporan Triwulan dari Akibat-akibat Kecelakaan (Vp) 5 tahun 1 tahun Musnah
  j. Laporan Jumlah Rata-Rata dari Tenaga Kerja (VIp) 5 tahun 1 tahun Musnah
  k. Laporan Jumlah Tenaga Kerja, Jam kerja, dan Angka Kecelakaan (VIIp) 5 tahun 1 tahun Musnah
  l. Laporan Perhitungan Beaya Kecelakaan (VIIIp) 5 tahun 1 tahun Musnah
  m. Laporan Bulanan Hasil Pertemuan/Penyuluhan Keselamatan Kerja (Xip) 5 tahun 1 tahun Musnah
           
64 Pemeriksaan Teknis dan Pengujian Instalasi dan Peralatan Hulu Migas      
  a. Dokumen Pemeriksaan dan pengujian instalasi dan peralatan migas 1 Tahun setelah pelaksanaan 1 tahun Musnah
  b. Sertifikat Kelaikan Konstruksi Platform / Anjungan Lepas Pantai (SKKP). 4 Tahun 1 tahun Permanen
  c. Sertifikat Kelaikan Penggunaan Instalasi Eksplorasi (SKPI). 5 Tahun 1 tahun Musnah
  d. Surat Izin Masuk Operasi Migas (SIMOM) Untuk Kapal atau Barge. Selama masih berlaku 1 tahun Musnah
  e. Surat Izin Laik Operasi (SILO) Instalasi Pemboran atau Rig. 3 Tahun 3 Tahun Musnah
  f. Izin Mendirikan dan Menggunakan Gudang/Kontainer Bahan Peledak. 5 Tahun 1 tahun Dinilai kembali
  g. Sertifikat kelayakan penggunaan peralatan Pipa Penyalur 3 Tahun 3 Tahun Musnah
  h. Sertifikat kelayakan penggunaan peralatan Pesawat Angkat 3 Tahun 3 Tahun Musnah
  i. Izin pengelolaan dan juru tembak bahan peledak. 5 Tahun 3 Tahun Musnah
  j. Rekomendasi Izin Pembelian dan Penggunaan (P2) Bahan Peledak (Izin dikeluarkan oleh Polri)  3 Tahun 3 Tahun Musnah
  k. Rekomendasi Pemusnahan Bahan Peledak (Izin dikeluarkan oleh Polri ) 3 Tahun 3 Tahun Musnah
  l. Register Nomor Sertifikat dan izin 2 Tahun 2 tahun Permanen
           
65 Pemeriksaan Teknis dan Pengujian Instalasi dan Peralatan Hilir Migas      
  a. Surat Permohonan pemeriksaan Teknis dan Pengujian peralatan (bejana Tekan, Tangki Timbun, Peralatan putar, Katup Pengaman, dan peralatan listrik) 3 Tahun 1 Tahun musnah
  b. Copy surat persetujuan penunjukan pihak ketiga (PJIT) 3 Tahun 1 Tahun musnah
  c. Surat Penugasan pemeriksaan teknis dan pengujian peralatan 3 Tahun 1 Tahun musnah
  d. Copy Sertifikat Kelayakan Penggunaan Peralatan (SKPP) untuk bejana Tekan, Tangki Timbun, Peralatan putar, Katup Pengaman, dan peralatan listrik 3 Tahun 1 Tahun musnah
  e. Copy Izin Tangki Timbun 5 Tahun 1 Tahun musnah
  f. Surat permohonan penerbitan Sertifikat Kelayakan Penggunaan Instalasi (SKPI) 5 Tahun 1 Tahun musnah
  g. Copy Dokumen Sertifikat Kelayakan Penggunaan Instalasi (SKPI) 5 Tahun 1 Tahun musnah
           
66 Pemeriksaan Kalibrasi Teknis dan Kalibrasi Alat Ukur Kegiatan Migas      
  a. Permohonan persetujuan sistem meter penyerahan atau pemindahan minyak mentah, produk kilang, kondensat/gas, LNG dan atau LPG 2 Tahun 1 Tahun Musnah
  b. Berita Acara presentasi persetujuan sistem meter 2 Tahun 1 Tahun Musnah
  c. Copy surat persetujuan sistem alat ukur penyerahan atau pemindahan minyak mentah, produk kilang, kondensat/gas, LNG dan atau LPG 2 Tahun 1 Tahun Musnah
  d. Surat Permohonan FAT, SIT, kalibrasi atau kalibrasi ulang dan commissioning sistemalat ukur  penyerahan atau pemindahan minyak mentah, produk kilang, kondensat/gas, LNG dan atau LPG 2 Tahun 1 Tahun Musnah
  e. Copy Sertifikat / kalibrasi ulang alat ukur penyerahan atau pemindahan minyak mentah, produk kilang, kondensat/gas, LNG dan atau LPG 2 Tahun 1 Tahun Musnah
  f. Copy Surat Keterangan hasil pengujian sistem alat ukur penyerahan atau pemindahan minyak mentah, produk kilang, kondensat/gas, LNG dan atau LPG 2 Tahun 1 Tahun Musnah
  g. Permohonan dispensasi penambahan peralatan operasi dan persetujuan untuk rancangan penggunaan sistem meter penyerahan atau pemindahan minyak mentah, produk kilang, kondensat/gas, LNG dan atau LPG 2 Tahun 1 Tahun Musnah
  h. Permohonan persetujuan alat ukur dengan keagenan 2 Tahun 1 Tahun Musnah
     - Berita Acara Presentasi      
     - Permohonan Assesment      
     -  Berita Acara Assesment      
     - Copy Persetujuan Teknis Alat Ukur Migas      
  i. Permohonan Persetujuan Perakit perekayasa 2 Tahun 1 Tahun Musnah
     - Berita Acara Presentasi       
     - Permohonan Assesment      
     - Berita Acara Assesment      
     - Copy Persetujuan Perakit Perekayasa Alat Ukur Migas      
  j. zin Penggunaan      
        - Bejana Ukur 2 Tahun 1 tahun Musnah
        - Meter Prover 2 Tahun 1 tahun Musnah
        - ATG/ATC/CTC 2 Tahun 1 tahun Musnah
        - Level Gauge 2 Tahun 1 tahun Musnah
        -  Orifice Plate 2 Tahun 1 tahun Musnah
        -  Sistem Meter Gas 2 Tahun 1 tahun Musnah
        -  Dip Tape 2 Tahun 1 tahun Musnah
        -  Tabel Volume Tanki 6 Tahun 1 tahun Musnah
        - Sistem Tanki Ukur darat 6 Tahun 1 tahun Musnah
        - Sistem Tanki Ukur Terapung Minyak Mentah 2 Tahun 1 tahun Musnah
        -  Sistem Tanki Ukur Terapung LNG/LPG 2 Tahun 1 tahun Musnah
  k. Register Izin Penggunaan      
        - Bejana Ukur 6 Tahun 1 tahun Musnah
        - Meter Prover 2 Tahun 1 tahun Musnah
        -  ATG/ATC/CTC 2 Tahun 1 tahun Musnah
        - Level Gauge 2 Tahun 1 tahun Musnah
        - Orifice Plate 2 Tahun 1 tahun Musnah
        - Sistem Meter Gas 2 Tahun 1 tahun Musnah
        - Dip Tape 2 Tahun 1 tahun Musnah
        - Tabel Volume Tanki 2 Tahun 1 tahun Musnah
        - Sistem Tanki Ukur darat 2 Tahun 1 tahun Musnah
        - Sistem Tanki Ukur Terapung Minyak Mentah 2 Tahun 1 tahun Musnah
        - Sistem Tanki Ukur Terapung LNG/LPG 2 Tahun 1 tahun Musnah
           
67 Pengawasan Keselamatan Instalasi dan Peralatan Hulu Migas      
  a. Laporan Bulanan Bahan Peledak 5 Tahun 3 Tahun Musnah
  b. Laporan Hasil Pemeriksaan teknis Platform 4 Tahun 4 Tahun Musnah
  c. Laporan Hasil Pemeriksaan Keselamatan pada Instalasi Pemboran Daratan  3 Tahun 3 Tahun Musnah
  d. Laporan Inspeksi Crane  3 Tahun 3 Tahun Musnah
           
68 Pemeriksaan Rutin Keselamatan Operasi Hilir Migas      
  a. Surat tugas inspeksi 2 Tahun 1 Tahun Musnah
  b. Berita Acara hasil inspeksi 2 Tahun 1 Tahun Musnah
  c. Surat rekomendasi perbaikan hasil inspeksi 2 Tahun 1 Tahun Musnah
           
69 Pengesahan Prosedur Penyerahan atau Pemindahan Migas      
  a. Permohonan pembahasan Prosedur penyerahan atau pemindahan minyak mentah, produk kilang, kondensat/gas, LNG dan atau LPG 2 Tahun 1 Tahun Musnah
  b. Berita acara hasil pembahasan 2 Tahun 1 Tahun Musnah
  c. Prosedur penyerahan atau pemindahan minyak mentah, produk kilang, kondensat/gas, LNG dan atau LPG yang telah ditandatangani oleh pejabat BP Migas serta Direktur teknik dan lingkungan Migas Selama tidak ada penggantian 1 Tahun Musnah
           
70 Dokumen Sosialisasi Keselamatan Instalasi dan Peralatan Migas 2 Tahun  1 tahun Musnah
           
71 Dokumen Analisis Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL)      
  a. Surat Rekomendasi teknis studi AMDAL (Kerangka Acuan ANDAL, ANDAL, RKL/RPL) 3 Tahun 5 Tahun Permanen
  b. Berita Acara pembahasan dokumen AMDAL 3 Tahun 5 Tahun Permanen
  c. Surat Persetujuan dan dokumen AMDAL 3 Tahun 5 Tahun Permanen
           
72 Dokumen Upaya Pengelolaan lingkungan dan upaya pemantauan lingkungan      
  a. Surat permohonan persetujuan dokumen UKL/UPL 3 Tahun 5 Tahun Permanen
  b. Berita Acara pembahasan dokumen  3 Tahun 5 Tahun Permanen
  c. Surat persetujuan dan dokumen UKL/UPL 3 Tahun 5 Tahun Permanen
           
73 Rekomendasi Bahan Kimia 1 tahun 5 Tahun Musnah
           
74 Pengawasan Pelaksanaan Pengelolaan dan Pemantauan Lingkungan      
  a. Laporan Pelaksanaan RKL/RPL 1 Tahun 5 Tahun Musnah
  b. Laporan Pelaksanaan UKL/UPL 1 Tahun 5 Tahun Musnah
  c. Laporan Tumpahan Minyak 1 Tahun 5 Tahun Musnah
  d. Laporan Catatan Perusahaan Tentang Terjadinya Pencemaran (KKP-1) 1 Tahun 5 Tahun Musnah
  e. Laporan Terjadinya Pencemaran (KKP-2) 1 Tahun 5 Tahun Musnah
  f. Laporan Bulanan Terjadinya Pencemaran (KKP-3) 1 Tahun 5 Tahun Musnah
  g. Laporan Bulanan Bahan Kimia untuk Penanggulangan Pencemaran dan Proses Produksi  (KKP-4) 1 Tahun 5 Tahun Musnah
  h. Laporan Bulanan Analisa air buangan (KKP-5) 1 Tahun 5 Tahun Musnah
  i. Laporan Bulanan Analisa Slud (KKP-6) 1 Tahun 5 Tahun Musnah
  j. Laporan Tahunan Kelengkapan peralatan penanggulangan pencemaran Mekanis (KKP-7) 1 Tahun 5 Tahun Musnah
  k. Laporan Hasil analisa limbah B3 1 Tahun 5 Tahun Musnah
  l. Laporan Pengelolaan Lingkungan 1 Tahun 5 Tahun Permanen
           
75 Dokumen Usaha Penunjang Migas      
  a. Surat Permohonan Pendaftaran Usaha Penunjang Migas 3 Tahun 1 tahun Musnah
  b. Berita Acara Verifikasi Dalam Rangka Permohonan Pendaftaran Usaha Penunjang Migas 3 Tahun 1 tahun Musnah
  c. Surat Keterangan Terdaftar yang Diterbitkan 3 Tahun 1 tahun Musnah
           
76 Pembinaan dan Pengawasan Usaha Penunjang Migas      
  a. Laporan Pembinaan Usaha Penunjang Migas 2 Tahun 1 tahun Musnah
  b. Laporan Hasil Pemeriksaan 2 Tahun 1 tahun Musnah
  c. Laporan Sosialisasi Peraturan Perundang-Undangan tentang Usaha Penunjang Kepada Perusahaan/Perorangan Usaha Penunjang Migas 2 Tahun 1 tahun Musnah
           
77 Dokumen Lisensi Perusahaan Jasa Inspeksi Teknik (PJIT) Migas      
  a. Surat Permohonan Penunjukkan sebagai Perusahaan Jasa Inspeksi Teknik (PJIT) Migas berikut lampirannya 2 Tahun 1 tahun Musnah
  b. Berita Acara Verifikasi dalam rangka permohonan lisensi PJIT Migas 2 Tahun 1 tahun Musnah
  c. Surat Lisensi Penunjukkan PJIT Migas 2 Tahun 1 tahun Musnah
           
78 Pembinaan dan Pengawasan PJIT      
  a. Laporan Pembinaan Perusahaan Jasa Inpeksi Teknik (PJIT) 2 Tahun 1 tahun Musnah
  b. Laporan Hasil Pemeriksaan Perusahaan Jasa Inpeksi Teknik (PJIT) 2 Tahun 1 tahun Musnah
  c. Laporan sosialisasi peraturan perundang-undangan tentang Perusahaan Jasa Inpeksi Teknis kepada perusahaan/perorangan PJIT 2 Tahun 1 tahun Musnah
           
79 Dokumen Rekomendasi Lembaga Sertifikasi      
  a. Surat permohonan rekomendasi untuk lembaga sertifikasi: profesi personil, produk, sistem mutu, dan uji laboratorium 2 Tahun 1 tahun Musnah
  b. Berita Acara verifikasi dalam rangka permohonan rekomendasi untuk lembaga sertifikasi: Profesi, personil, produk, sistem mutu, dan uji laboratorium 2 Tahun 1 tahun Musnah
  c. Rekomendasi untuk lembaga sertifikasi: Profesi, personil, produk, sistem mutu, dan uji laboratorium 2 Tahun 1 tahun Musnah
     bX-3rpsxh      
80   Pembinaan dan Pengawasan Lembaga Sertifikasi      
    a. Laporan Pembinaan Lembaga Sertifikasi: Profesi, personil, produk, sistem mutu, dan uji laboratorium 2 Tahun 1 tahun Musnah
    b. Laporan Hasil Pemerikasaan  Lembaga Sertifikasi: Profesi, personil, produk, sistem mutu, dan uji laboratorium 2 Tahun 1 tahun Musnah
    c. Sosialisasi Peraturan perundang-undangan kepada lembaga sertifikasi: Profesi, personil, produk, sistem mutu, dan uji laboratorium 2 Tahun 1 tahun Musnah