Cumen cerita, Menyibak hikmah, ngaji, serba serbi, syukur, keseharian, hiburan, mikir, kearsipan

Kamis, 30 Mei 2013

Berita Apresiasi Kearsipan April s.d Mei 2013



  1. JAKARTA - Hari Kearsipan tahun 2013 mengangkat tema “Refleksi 42 Tahun Kearsipan, Kita Tingkatkan Jiwa Korsa Pegawai Negeri Sipil Arsip Nasional Republik Indonesia untuk mencapai kinerja yang optimal.” sumber
  2. Asichin "Dari empat naskah Supersemar yang ada saat ini, belum ada yang asli," Workshop Pengujian Autentikasi Arsip, di Jakarta, Selasa (21/5). sumber 
  3. KALTIM - “Arsip merupakan aset yang berharga, bila arsip hilang maka aset pun akan hilang,” oleh Asisten II Bidang Perekonomian dan Pembangunan Sekkab Kukar Bahteramsyah. sumber
  4. JAKARTA - Tiga hal yang harus dibenahi yaitu: kelembagaan, manajemen sumber daya manusia (SDM), dan penataan mekanisme atau tata kerja kearsipan," ujar Sekretaris Kemenpan RB. Tasdik Kinanto . sumber
  5. 14 mei 2013 Pemda Rokan Hulu menggambarkan masih rendahnya pemahaman aparat tentang arti pentingnya arsip serta masih kurangnya tenaga pengelolaan dan penataan arsip. sumber
  6. KABUPATEN TRENGGALEK - Sosialisasi kepada Kepala  Desa/Lurah se-Kabupaten Trenggalek sebanyak 78 orang, oleh Asisten Administrasi Umum Drs. H. ABDUL MU’ID, MM mewakili Bupati Trenggalek. sumber
  7. Diklat Di Tempat Kerja  Tata Persuratan dan Kearsipan di Kantor Kementerian Agama Kab. Magelang diselenggarakan mulai tanggal 29 April s.d. 2 Mei 2013, diikuti oleh 30 pegawai dari lingkungan Sekretariat, KUA dan MIN. sumber 
  8. 23 april 2013, kegiatan Advokasi Hukum Dalam Pelaksanaan Tugas Direktorat Jenderal Cipta Karya dan Pembinaan Kearsipan diperlukan untuk menambah pengetahuan peraturan mengenai pengadaan barang/jasa serta penanganan permasalahan hukumserta pengelolaan arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Cipta Karya sesuai dengan kaidah peraturan perundang-undangan. sumber 
  9. Sosialisasi diikuti oleh perwakilan masing-masing Satuan Kerja Perangkat  Daerah (SKPD) di lingkungan Pemkab Bengkalis. sumber
  10. Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum (Pusdiklat KU) Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan (BPPK) menyelenggarakan Diklat Kearsipan Dinamis di Balai Diklat Keuangan Balikpapan,diharapkan nantinya peserta diklat ini dapat mengelola arsip dinamis dengan efektif dan efisien khususnya yang terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi di masing-masing unit. Pengelolaan Kearsipan ini sangat penting perannya misalnya saja di Direktorat Jenderal Perpajakan, dalam hal tindak penagihan misalnya, tentu membutuhkan data-data yang dikelola sedemikian rupa sehingga mudah untuk melakukan pemantauan dan mudah juga ketika akan dilakukan tindak lanjutnya. sumber
  11. Asisten Umum Sekretariat Daerah Kota Bogor “Tentu dibutuhkan sebuah sistem kearsipan daerah yang praktis dan efektif dengan dukungan teknologi informasi, karena sebuah arsip pada dasarnya adalah dokumen informatif yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pengelolaan tata pemerintahan yang baik,” sumber
  12. Asisten II Bidang Bidang Ekonomi dan Kesra Rokan Hulu RIAU Jika suatu arsip tersebut bagus, maka pendataan di suatu satker akan semakin lengkap. Dengan sistim teknologi komputerisasi sekarang, tentunya data-data tersebut bisa disimpan lebih rapi dan aman dalam komputer sumber 
  13. ANRI menyerahkan SIKD ke Universitas Andaalas pada 22 Juli 2013 sumber

  14. Arsip Nikah di Poso sejak 1979 Ludes Terbakar pada 10 agustus 2013 sumber

Rabu, 29 Mei 2013

Analisa Kebijakan Perpres 2012 dan Permenpan 2009 terkait jabatan fungsional arsiparis


1.   PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Isu yang masih baru pada tahun 2013 ini adalah tentang  perubahan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka kreditnya. Perubahan tersebut masih digodok oleh Tim dari ANRI.

Isu tersebut dibarengi dengan ramainya perbincangan mengenai  Perpres  No. 42 tahun 2012 tentang perpanjangan masa pensiun arsiparis madya dari 56 tahun menjadi 60 tahun. Peluang untuk mempertahankan jabatan menjadi sangat terbuka. Namun disisi lain hal tersebut menjadi permasalahan bagi Pembina kepegawaian jika permen PAN menemukan kasus yang belum tersurat secara jelas dan bagaimana implementasinya.

Apakah kejelasan tujuan dari kebijakan perpanjangan pensiun untuk arsiparis madya menjadi 60 tahun. Apa yang melatarbelakangi kebijakan tersebut. Apakah Kebijakan membawa perubahan perilaku yang lebih baik serta dapat memajukan bidang kearsipan. Atau hanya menjadi sarana dan alat pada kelompok ternetu untuk mencapai tujuan mereka.

Arsiparis sebagai alat selama ini dijalani karena dapat menjadi batu loncatan/sarana akselerasi pangkat dan golongan ruang. Dan ketika telah sampai pada pangkat golongan yang memungkinkan untuk menjadi pejabat struktural, mengkondisikan untuk pembebasan sementara sebagai arsiparis. Dalih diangkat menjadi pejabat structural memperkosa profesionalitas sebagai arsiparis.

Implementasi kebijakan pembebasan sementara dalam jabatan arsiparis yang sering mampir ditelinga kita adalah ketika seorang arsiparis penyelia peƱata tingkat I golongan ruang III/d telah diangkat menjadi pejabat struktural eselon IV.

Namun tak jarang kita temukan bahwa Seorang arsiparis penata tingkat 1 golongan III/d dalam jangka waktu satu tahun sejak dibebaskan sementara dari jabatannya yang tidak mengumpulkan angka kredit minimal 10 dari tugas pokok dapat tidak diterbitkan SK pemberhentian jabatan fungsional arsiparis.

Kebijakan pemberhentian dari jabatan arsiparis sering dilupakan oleh unit kerja Pembina kepegawaian. Lengahnya dalam pembinaan kepegawaian ketika seseorang menjalani pembebasan sementara dikarenakan menjadi pejabat struktural yang melebihi satu tahun.  Akibatnya dapat terjadi seorang menjadi pejabat struktural yang mendapat SK pemberhentian sementara dari jabatan arsiparis dapat mengajukan untuk dilakukan pengangkatan kembali.

1.2 Tinjauan Teoritis
Tinjauan teoritis yang dipergunakan penulis dalam membasah adalah Tahapan dalam proses Implementasi kebijakan menurut Sabartier dan Mazmanian. Tahapan tersebut antara lain adalah output kebijakan dari organisasi pelaksana, kepatuhan target terhadap output kebijakan, hasil nyata kebijakan, diterimanya hasil tersebut dan revisi kebijakan

Tahap - tahap implementasi suatu kebijakan akan dipengaruhi oleh 2 faktor. Factor yang pertama adalah Daya dukung peraturan dan faktor yang kedua adalah variable non peraturan. Daya dukung peraturan terdiri atas kejelasan dan konsistensi tujuan, teori kausal yang memadai, sumber dana yang cukup, integritas organisasi pelaksana dan diskresi pelaksana

Sedangkan variable non peraturan terdiri atas kondisi sosio, ekonomi dan teknologi, dukungan public, sikap dan sumberdaya dari kelompok sasaran, dukungan pejabat yang lebih tinggi, serta komitmen dan kualitas

1.3 Rumusan Masalah
Berdasarkan hal tersebut di atas, penulis mengangkat permasalahan bagaimanakah implementasi kebijakan Perpres perpanjangan batas usia pensiun untuk arsiparis madya

2.   PEMBAHASAN
2.1 Output, kepatuhan, dan hasil nyata kebijakan
Peraturan Presiden tentang perpanjangan BUP arsiparis madya memberikan penghargaan kepada jabatan fungsional yang telah memberikan pengabdian kepada profesionalitas. Selain itu output yang diharapkan adalah memperkuat bidang kearsipan dimana secara kuantitatif tidak banyak arsiparis Pembina utama madya. Masih dibutuhkannya pemikiran dan kiprah para arsiparis Pembina utama madya dalam memajukan bidang kearsipan.

Output tersebut diatas harus dipertanyakan kepada lembaga/kementerian sebagai pelaksana dari kebijakan apakah mendapatkan kepatuhan. Kepatuhan yang dapat diukur adalah hasil nyata bahwa seorang arsiparis Pembina utama madya dapat memberikan sumbangsih pada lembaga/kementerian terkait dalam bidang kearsipan.

Jika yang terjadi di unit lembaga/kementerian bahwa apresiasi serta perkembangan bidang kearsipan masih di bawah rata rata, dapat disebut maksud dari tujuan kebijakan BUP arsiparis madya tidak konsisten dalam mencapai tujuannya.

2.2 Daya dukung peraturan
2.2.1 Sumber dana yang cukup
Pembangunan bidang kearsipan mustahil dapat berhasil tanpa ada sumber pendanaan yang cukup. Seringnya ditemukan dana yang terbatas dalam bidang kearsipan akan mengakibatkan tawar menawar dari suatu kebijakan.  dari nilai tawar yang disodorkan akan dijadikan sumber pendanaan bagi bidang kearsipan. Maka tak proses implementasi dari suatu kebijakan menemukan titik ouput nyata dari sebuah tawar menawar.

Akselesari dari tujuan kebijakan BUP terkait sumbangsih yang nyata melalui pendanaan pada bidang kearsipan akan menjadi pilihan organisasi Pembina. Akselerasi tersebut sangat nyata dan menjadi pilian.

2.2.2 Integritas organisasi pelaksana
Baik organisasi Pembina maupun organisasi yang dibina akan mengeluarkan jurus jurus tertentu demi tujuan yang telah ditetapkan. Bagi instansi Pembina (ANRI), jika memang memungkinkan untuk  mengkomunikasikan kebijakan dengan baik dan tidak menyalahi koridor organisasi pelaksana, maka integritas organisasi tetap akan terjaga.

Pada proses komunikasi organisasi inilah yang menjadi kunci bahwa integritas dari organisasi pelaksana tidak akan juga terganggu. Begitu sebaliknya dalam komunikasi terdapat intergritas yang mengganggu, maka baik organisasi Pembina maupun organisasi pelaksana akan memperhatikan hal tersebut.

2.2.3 Teori kausal
Ada dasar dasar kenapa suatu peraturan harus tetap ditegakkan, dan juga ada pula pengecualian. Untuk tetap mempertahankan maksud dari suatu peraturan maka akan ditinjau dari tujuan suatu kebijakan. implementasi kebijakan pemberhentian yang tidak dilakukan oleh Pembina kepegawaian akan menjadi celah. Celah sehingga contoh usulan pengangkatan kembali dari pemberhentian sementara akan diusulkan dengan disponsori pejabat yang lebih tinggi

2.3 Variabel non peraturan
2.3.1 Sikap kelompok sasaran
Sikap dan anggapan para arsiparis mengenai kebijakan BUP masih bersifat biasa biasa saja. Artinya tidak terdapat euphoria berlebih dari kebijakan, dikarenakan penilaian arsiparis Pembina utama madya berada di ANRI dan untuk angka kreditnya pun masih susah untuk dikumpulkan.

Sisi yang lain, para arsiparis merasa bangga karena terdapat penghargaan atas pembelaan kepada profesionalitas kearsipan. Arsiparis akan merasa tertantang dengan penghargaan tersebut. Jika ternyata ada satu atau dua orang yang telah mendapatkan manfaat dari kebijakan tersebut maka akan mendongkrak motifasi arsiparis.

2.3.2 Dukungan pejabat yang lebih tinggi
Pada variable ini, penulis berpendapat bahwa ada hal positif. Hal positif adalah terjadi peningkatan apresiasi pada kompetensi arsiparis. Tidaklah merasa kecil hati bahwa seorang arsiparis akan mendapat dukungan menuju jabatan strategis. Hal tersebut terlepas dari komitmen dan tujuan dari pejabat yang lebih tinggi dalam memberikan dukungan.

2.3.3 Kondisi sosial, ekonomi dan teknologi
Derasnya informasi sebagai akibat dari teknologi informasi membawa dampak yang signifikan pada stabilitas keadaan social. Organisasi pelaksana akan terasa mudah untuk menelusuri praktek praktek ketidak konsistenan dalam pelaksanaan suatu keputusan. Hal tersebut dapat dimungkinkan untuk mencontek suatu kasu sehingga menjadi justifikasi. Apakah kemudian dengan meloloskan satu orang dapat menghentikan langkah orang yang lain, begitupun sebaliknya.

3.   KESIMPULAN

Implementasi kebijakan Perpres perpanjangan batas usia pensiun untuk arsiparis madya tahun 2012 pada tataran ouput kebijakan dari ANRI dipergunakan untuk mendukung pembangunan bidang kearsipan kepada seluruh kementerian/lembaga dan pemerintah daerah.

Implementasi kebijakan Perpres perpanjangan batas usia pensiun untuk arsiparis madya tahun 2012 pada tataran kepatuhan target terhadap ouput kebijakan membawa dampak pembinaan kepegawaian dan organisasi. Memungkinkannya usulan unit Pembina kepegawaian ke ANRI untuk mendapat rekomendasi menjadi jalan yang ditempuh jika patuh terhadap output kebijakan termaksud. Jalan mengkomunikasikan kepatuhan terhadap aturan pelaksana Perpres perpanjangan batas usia pension harus dipenuhi terlebih dahulu sebelum diterbitkannya rekomendasi dari ANRI. Pada aturan ini sebetulnya mengharap kesadaran dari kelompok sasaran atau arsiparis patuh kepada Permenpan termaksud.

Implementasi kebijakan Perpres perpanjangan batas usia pensiun untuk arsiparis madya tahun 2012 pada tataran hasil nyata output kebijakan memunculkan konflik, tawar menawar, serta persuasive. Birokrat tingkat atas dan bawah dan kelompok arsiparis justru lebih intensif memperjuangkan kepentingan masing masing. Bukannya mendukung perkembangan profesi dan tuntutan kompetensi arsiparis.

4.   SARAN
  1. Perlu adanya penyelarasan tujuan kebijakan dengan aturan pelaksanaan. Perlu segera dilaksanakan Revisi Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka kreditnya  untuk memberikan penjelasan tentang kebijakan Perpres perpanjangan batas usia pensiun untuk arsiparis madya tahun 2012;
  2. Pada sisi pembinaan kepegawaian, harus segera menerbitkan SK Pemberhentian TETAP (BUKAN SEMENTARA) dari jabatan arsiparis sesuai pasal 32 Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka kreditnya;
  3. Revisi Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka kreditnya perlu memasukan klausul tidak dapat diangkat kembali setelah diberhentikan dalam jabatan arsiparis;
  4. Revisi Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka kreditnya memasukan bab tersendiri mengenai pengangkatan kembali ke dalam jabatan arsiparis dengan kriteria yang ketat mendukung komitmen dan kualitas tujuan pembangunan pada bidang kearsipan;
  5. Kode etik arsiparis dalam membangun profesionalitas seperti loyal terhadap profesi harus juga dimasukkan dalam revisi aturan termaksud.

Kamis, 23 Mei 2013

Sistem Pengarsipan di Ditjen Migas


BAB I PENDAHULUAN
1.1  LATAR BELAKANG
Arsip dan informasi merupakan sumber daya suatu organisasi. Arsip merupakan dasar pelaksanaan organisasi, akuntabilitas, compliance with legislative requirements dan pengembangan memori organisasi.

Pengertian arsip sebagai informasi tertentu yang terekam dalam suatu media termasuk data di dalam sistem infomasi komputer. Arsip merupakan hasil dari sebuah transaksi atau membuat sebuah bukti dari sebuah aktivitas kerja.

Contoh Tipe transaksi yang menjadi bagian dari aktivitas kerja yakni korespondensi (surat menyurat), pelaksanaan dari kebijakan / peraturan / keputusan / SOP dan notulensi rapat. Notulensi rapat haruslah ditandatangani oleh pimpinan rapat. Selain itu juga harus didukung oleh bahan - bahan seperti bahan tayangan/file presentasi, daftar hadir, dan berkas lain menjadi dasar terjadinya suatu rapat.

Hampir tidak ada satu sistem kearsipan yang kompatibel atau dapat diterapkan untuk semua jenis arsip dan atau semua institusi/organisasi. Bisa jadi satu institusi atau organisasi memerlukan beberapa bahkan banyak sistem pengarsipan. Bahkan untuk satu organisasi yang memiliki beberapa satuan kerja, pasti akan memerlukan banyak sistem pengarsipan.

Jika suatu organisasi menggunakan single sistem pengarsipan, akan menemukan kelemahan dalam teridentifikasi, tertemukan kembali serta teraksesnya suatu arsip.

1.2  RUMUSAN DAN BATASAN MASALAH
Rumusan dan batasan masalah pada penulisan ini adalah “Apa saja sistem pengarsipan yang dapat dilaksanakan oleh Ditjen Migas?”

1.3  TUJUAN
Tujuan tulisan ini adalah
1.      melaksanakan kegiatan pengembangan profesi arsiparis dengan membuat karya tulis yang dapat dipublikasikan atau tidak dipublikasikan
2.      merangkum sistem pengarsipan yang telah dilaksanakan
3.      membandingkan antara jenis/seri arsip dengan khasanah yang dikelola sampai dengan 2013

1.4  KERANGKA /TINJAUAN TEORI
Melalui terjemahan bebas dari Artikel internet yang berjudul “Records Management Policy And Procedures Manual di University Of Melbourne Created: 28 November 2002, Last modified: Tuesday, 21-Oct-2003 05:35:45 AEST, Authorised by: Manager Records Services,  Maintained by: Jon-Paul Williams, E-mail: jpmw@unimelb.edu.au penulis mendasarkan analisa sistem pengarsipan pada ditjen Migas. Bagian dari artikel tersebut antara lain adalah:

1.4.1. Manajemen arsip.
Manajemen arsip terdiri beberapa kegiatan yang antara lain adalah:
1.    Kegiatan menampung arsip. arsip yang tidak komplit harus dilengkapi di manajemen arsip. merekonstrksi agar arsip bersifat handal. Menjaga keterkaitan antara isi, kerangka kegiatan dan struktur berkasnya. Pemanfaatan arsip sehingga dapat berguna dalam hukum, pembuktian, dan referensi
2.    Pembahasan kebutuhan perlindangan kepentingan organiasi terhadap suatu arsip
3.    Preservasi memori organisasi
4.    Memutuskan berapa lama atau jangka waktu arsip harus disimpan, dipindahkan, dan diserahkan.
Ukuran dari manajemen arsip yang baik adalah ketika arsip dapat teridentifikasi, arsip dapat diketemukan kembali, dan arsip dapat diakses.

1.4.2 Modus – modus terciptanya arsip
Modus terciptanya arsip dapat dilihat dari beberapa fakta yang antara lain adalah
1.             Kebutuhan dari seorang pelaksana kegiatan untuk membuktikan hasil kerja contohnya fotokopi tanda terima surat, pertinggal surat/laporan dan lain sebagainya
2.             Kepentingan menjadikan dasar suatu penagihan atau pembayaran atau dasar pelaksanaan suatu kegiatan contohnya perjanjian kontrak pengadaan, surat perjanjian sewa, klaim asuransi. SK Kenaikan pangkat, rekomendasi impor dan lain sebagainya
3.             Pengesahan dari pelaku yang memiliki kewenangan. Kewenangan biasanya dilindungi oleh peraturan perundangan.
4.             Akumulasi suatu proses dari beberapa dan bahkan banyak pelaku untuk mendapatkan ouput dan outcome. Misalnya dikirim dan diterimanya suatu surat untuk kepentingan tertentu. Ditindaklanjuti surat masuk dengan dibuatkannya surat keluar dan lain sebagainya.

1.4.3. Sistem Pengarsipan yang baik
Kriteria untuk disebut “baik” maka sistem pengarsipan harus dapat
1.             Berstrukturkan komplet dan komprehensif dan yang utama adalah mudah dilaksanakan oleh pelaksana
2.             Memperdayakan arsiparis sebagai operator sistem baik dalam alih ketrampilan maupun manual book yang dapat dipergunakan oleh operator lain (jika terdapat pergantian operator)
3.             Memastikan arsip terlindungi dan terdapat preservasinya
4.             Rendah beaya
5.             Kemungkinan mencegah missing file atau kesalahan pemberkasan serta melebur duplikasi yang berlebihan
6.             Menjadi sarana bantu dalam kecepatan pencarian arsip
7.             Sistem pengarsipan harus mencerminkan tugas dan fungsi serta uarain jabatan seorang pejabat, baik jabatan fungsional maupun jabatan struktural

1.4.4. Desain Dan Mendesain Ulang Sistem Pengarsipan
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat desain dan mendesaiin ulang sistem pengarsipan yakni:
1.      Hubungan berkas dan file mempunyai perbedaan kategori
2.      Dilakukan desain ulang jika tingkat penemuan kembali nya rendah
3.      Ketidaktepatan dalam penempatan / penyimpanan sehinga menyebabkan lamanya penemuan arsip
4.      Terdapat beberapa ruangan yang dipergunakan untuk penyimpanan arsip. macam ruang penyimpanan seperti records center, ruang pengolahan, ruang simpan arsip inaktif, ruang simpan arsip aktif. Ruang ruang tersebut mempunyai fungsi yang sama yakni penyimpanan, namun kategori penyimpanannya berbeda beda
5.      Tinggnya angka duplikasi arsip
6.      Pergantian personel atau arsiparis sebagai operatir sistem pengarsipan
7.      Keutuhan dan kelengkapan berkas arsip
8.      Rak statis atau rol opec yang penuh dan kelebihan muatan

1.4.5. Survey Dan Pengumpulan Bahan
Dalam rangka membuat dasar penentuan desain atau mendesain ulang sistem pengarsipan, perlu didukung oleh data data sebagai berikut:
1.      Bagaimanakah arsip ditemukan kembali atau dipergunakan oleh pengguna
Data dapat dikumpulkan dengan menanyakan kepada pengguna arsip, apakah nomor menjadi dasar pencarian?, dan apakah pencarian arsip dicari dengan menanyakan subyeknya?, bahkan tanggal dan tahunnya?
2.      Berapa banyak arsip yang tercipta
Volume yang banyak namun jenis yang sedikit, mungkin tak mempergunakan sistem alphabetic. Jenis yang sedikit namun menyangkut kepemilikan orang banyak, akan cocok dengan alpabetik mislnya arsip kenaikan pangkat pegawai.
3.      Siapakah pengguna arsip
Karakteristik pengguna dan mengetahui maksud penggunaan akan mempengarui penentuan sistem. Jika penggunaan arsip untuk memetakan lokasi sumberdaya alam, kemungkinan yang cocok adalah sistem geografis. Penggunanya adalah manajer, maka akan cocok jika sistem subyek (terkait dengan manajemen)
4.      Berapa luas ruang simpan dan berapa jumlah ruangan arsip
Pelaksanaan sistem pengarsipan nantinya akan dikontrol oleh petugas, dengan sistem sentral atau desentralisasi tergantung dengan karakteristik organisasi, jika organisasi terdiri dari satuan kerja, bahkan satuan kerja terbagi unit kerja yang terpisah oleh letak dan alamat kantor.


BAB II PEMBAHASAN
2.1  Rangkuman Jenis Arsip dan Sistem Pengarsipan pada Ditjen Migas
No
Jenis arsip
Desain sistem pengarsipan
1
Arsip konvensional
Berdasarkan unit eselon III yang menyerahkan arsip
Jika diketemukan bercanpur maka dijadikan per eselon 2
2
Arsip keuangan, Berkas SP2D (pembayaran pengadaan barang / jasa)
Metode pangadaan (lelang, pengadaan langsung)
Bidang ke-PPK an yakni PJDGB, PIGBT, PLG 3 Kg, Non fisik, dan penunjang
Berdasarkan unit kerja penanggungjawab kegiatan (untuk PPK Penunjang
3
Arsip penggunaan tenaga kerja asing
Abjad berdasarkan perusahaan
Jenis Perizinan (IMTA, RPTKA, IKTA)
Proses (status permohonan ditolak)
4
Arsip dokumen UKL dan UPL
Geografi
Perusahaan
5
Laporan pekerjaan konstruksi Jaringan Gas Bumi
Per tahun
Geografi (daerah pembangunan)
Jenis pekerjaan (FEED, Konstruksi, Pengawasan, dan UKL UPL)
6
Dokumen Lelang
Berdasarkan nama paket pekerjaan
Berdasarkan pokja (unit eselon II)
7
Korespondensi
Konseptor surat keluar (per eselon 2 yakni DJM.S, DJM.E, DJM.B, DJM.O, dan DJM.T)
Surat masuk dengan system kronologis (agenda diterimanya surat)
Surat masuk dengan system kronologis (surat masuk diberikan nomor agenda)
Jenis internal dan eksternal
Bentuk (nota dinas, surat, keputusan)
8
Arsip surat keterangan terdaftar
Permohonan dan hasil evaluasi sedangkan untuk dokumen permohonan dikembalikan kepada perusahaan yang bersangkutan
9
Arsip standarisasi teknik migas

10
Arsip keselamatan hulu migas

11
Arsip Harga dan Subsidi
Belum terdapat system pengarsipan (dideskrepsi sesuai dengan judul dokumen)
12
Arsip Kerjasama Migas
Organisasi multilateral
Organisasi bilateral
Dalam negeri
13
Arsip hukum

14
Pengembangan investasi

15
Pengolahan

16
Work program & budget KKS
-          Perusahaan
-          Wilayah kerja
17
Penyiapan program
-           
18

-           

2.2 Jenis dan Seri sebagai Khasanah Arsip Ditjen Migas yang wajib dikelola
Terdapat 80 jenis / seri arsip sebagaimana tersurat pada peraturan Menteri ESDM nomor 18 tahun 2011 tentang JRA Arsup Subtantif Migas. Pada kenyataannya data tentang jenis dan seri yang tersebut di atas masih jauh dari 80 jenis dan seri yang sudah ditetapkan pada permen ESDM.
Idealnya, jenis dan seri arsip ditjen migas terdiri dari:
No
Jenis / Seri
1
Penyiapan dan Perencanaan Program Minyak dan Gas Bumi
2
Rekomendasi Penanaman Modal
3
Rencana dan Realisasi Investasi Minyak dan Gas Bumi
4
Usulan Kebijakan Investasi Kegiatan Usaha Minyak dan Gas Bumi
5
Layanan Informasi Peluang Investasi Minyak dan Gas Bumi
6
Penetapan Harga Minyak Mentah
7
Monitoring Lifting
8
Bahan Penetapan PNBP dan Tarif Minyak dan Gas Bumi
9
Penetapan Bagi Hasil Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) Minyak dan Gas Bumi
10
Pelaksanaan Pemeriksaan dan Pengujian PNBP
11
Penetapan Daerah Penghasil Minyak dan Gas Bumi
12
Ketenagakerjaan Minyak dan Gas Bumi
13
Pengelolaan Barang Operasi
14
Verifikasi Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN)
15
Rekomendasi Kemampuan Produksi Barang dan Jasa Dalam Negeri
16
Penyaksian Proses Produksi (Witnessing)
17
Penyiapan Bahan Bilateral/Multilateral dan Regional
18
Pengurusan Kegiatan Kerja Sama Lembaga Internasional
19
Penyusunan Dokumentasi Kesepakatan atau Perjanjian Kerja Sama Internasional
20
Pengelolaan Kerja Sama Dalam Negeri
21
Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja (WK) Minyak dan Gas Bumi Melalui Lelang Reguler
22
Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja Minyak dan Gas Bumi melalui Studi Bersama dan Joint Evaluasi
23
Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja Gas Metana Batubara
24
Monitoring Work Program & Budget (WP&B) KKKS
25
Fasilitasi Pelaksanaan Partisipasi Interest
26
Penyelesaian Tumpang Tindih Lahan
27
Perpanjangan Kontrak KKS
28
Penilaian Rencana Pengembangan Lapangan (POD Pertama)
29
Penetapan Harga Gas
30
Pelayanan Eksploitasi Minyak dan Gas Bumi
31
Pemantauan Eksploitasi Minyak dan Gas Bumi
32
Pelayanan Eksplorasi Minyak dan Gas Bumi
33
Pemantauan Eksplorasi Minyak dan Gas Bumi
34
Permohonan Izin Usaha Pengolahan, Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
35
Surat Izin Usaha Pengolahan, Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
36
Laporan Berkala Badan Usaha Pengolahan, Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
37
Laporan Monitoring dan Pengawasan Usaha Pengolahan, Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
38
Laporan Sosialisasi Usaha Pengolahan Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
39
SK Penetapan Spesifikasi BBM, BBG, LPG,dan Bahan Bakar Lain
40
Laporan Pemeriksaan Mutu BBM, BBG, LPG,dan Bahan Bakar Lain
41
Dokumen Kajian Kerja Sama Teknik Pengolahan
42
Permohonan Pertimbangan Tertulis Pabrikasi, Pengolahan Pelumas Bekas, dan Pengemasan
43
Surat Pertimbangan Tertulis Pabrikasi, Pengolahan Pelumas Bekas, dan Pengemasan
44
Permohonan Rekomendasi Ekspor Impor Minyak Bumi, BBM,LNG,LPG, Gas Bumi, Hasil Olahan, Bahan Bakar Lain, dan Pelumas
45
Surat Rekomendasi Ekspor Impor Minyak Bumi, BBM,LNG,LPG, Gas Bumi, Hasil Olahan, Bahan Bakar Lain, dan Pelumas
46
Permohonan Importir Pelumas
47
Surat Rekomendasi Importir Pelumas
48
Pemantauan Harga dan Subsidi Bahan Bakar
49
Harga dan Subsidi Bahan Bakar  Minyak dan Gas Bumi
50
Laporan Proyek Sosialisasi dan Pengurangan Harga dan Subsidi
51
Proyek Perlindungan Konsumen
52
Laporan Proyek Penetapan harga BBM, LPG dan BBG
53
Konversi Minyak Tanah ke LPG
54
Dokumen Perumusan RSNI (Rancangan Standar Nasional Indonesia) / RSKKNI (Rancangan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia)
55
Dokumen Penerapan Standar Nasional Indonesia (SNI) / Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI)
56
Dokumen Pembinaan Penerapan SNI/SKKNI
57
Registrasi Nomor Pelumas Terdaftar (NPT)
58
Buku Register Welding Procedure Specification (WPS) / Procedure Qualification Record (PQR)
59
Register dan Sertifikat Kualifikasi Juru Las
60
Dokumen Persetujuan Penunjukkan Kepala/Wakil Kepala Teknik Tambang Hulu dan Hilir
61
Pemberian Penghargaan Keselamatan Kerja
62
Pengawasan Keselamatan Kegiatan dan Keselamatan Pekerja Hulu
63
Pengawasan Keselamatan Kegiatan dan Keselamatan Pekerja Hilir
64
Pemeriksaan Teknis dan Pengujian Instalasi dan Peralatan Hulu Minyak dan Gas Bumi
65
Pemeriksaan Teknis dan Pengujian Instalasi dan Peralatan Hilir Minyak dan Gas Bumi
66
Pemeriksaan Kalibrasi Teknis dan Kalibrasi Alat Ukur Kegiatan Minyak dan Gas Bumi
67
Pengawasan Keselamatan Instalasi dan Peralatan Hulu Minyak dan Gas Bumi
68
Pemeriksaan Rutin Keselamatan Operasi Hilir Minyak dan Gas Bumi
69
Pengesahan Prosedur Penyerahan atau Pemindahan Minyak dan Gas Bumi
70
Dokumen Sosialisasi Keselamatan Instalasi dan Peralatan Minyak dan Gas Bumi
71
Dokumen Analisis Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL)
72
Dokumen Upaya Pengelolaan Lingkungan (UKL) dan Upaya Pemantauan Lingkungan (UPL)
73
Rekomendasi Bahan Kimia
74
Pengawasan Pelaksanaan Pengelolaan dan Pemantauan Lingkungan
75
Dokumen Usaha Penunjang Minyak dan Gas Bumi
76
Pembinaan dan Pengawasan Usaha Penunjang Minyak dan Gas Bumi
77
Dokumen Lisensi Perusahaan Jasa Inspeksi Teknik (PJIT) Minyak dan Gas Bumi
78
Pembinaan dan Pengawasan Perusahaan Jasa Inpeksi Teknik (PJIT)
79
Dokumen Rekomendasi Lembaga Sertifikasi
80
Pembinaan dan Pengawasan Lembaga Sertifikasi

2.3 Kapasitas simpan ditjen Migas sampai dengan 2013
Permasalahan ruang simpan di Ditjen Migas menjadi salah satu penyebab tidak lengkapnya khasanah yang dimiliki sesuai dengan JRA subtantif Migas. Ruang penyimpanan arsip ditjen migas terdiri atas
a.       Sewa ruang di arsip Nasional yang memiliki kapasitas simpan 3400 boks
b.      Ruang simpan arsip di Gedung Plaza Centris Migas Lantai 8 terdiri atas 1000 boks arsip
c.       Kavling yang disediakan di Pusat Arsip KESDM terdiri atas 2000 boks arsip
d.      Ruang Arsip Lantai 12 memiliki kapasitas 400 boks
Menilik dari nasib akhir arsip sibstantif minyak dan gas bumi dan pertumbuhan arsip bahwa kapasitas 6800 boks arsip belum memadai untuk melengkapi khasanah arsip.
2.4  Volume arsip konvensional ditjen migas sampai dengan tahun 2013
a.       Jumlah arsip yang disimpan di ruang sewa ANRI
No
Jenis/seri arsip
Kode Unit
Jml Boks
1
Berkas Direktur Jenderal
DJM
91
2
Dok Lelang sebelum 2009
ULP
85
3
Dok.Lelang Jargas 2009
ULP
57
4
Dok.Lelang Jargas 2010
ULP
96
5
Duplikasi

16
6
Harga dan Subsidi
DMOH
79
7
Hukum
SDMH
23
8
Kerjasama
DMBK
81
9
Keselamatan Operasi hulu
DMTT
80
10
Keuangan (belum Manuver)
SDMK
47
11
Keuangan (dari lantai 4)
SDMK
8
12
Keuangan (data paket III)
SDMK
207
13
Keuangan (lap Lelang)
SDMK
9
14
Keuangan (MK)
SDMK
92
15
Keuangan (per pelaksana)
SDMK
19
16
Keuangan (PJDGB)
SDMK
22
17
Keuangan (SP2D Lelang)
SDMK
231
18
Keuangan (SP2D non lelang)
SDMK
305
19
Keuangan (WP)
SDMK
34
20
Keuangan (YD)
SDMK
90
21
Laporan Pekerjaan Jargas
DMON
237
22
Lindung dan Lingkungan
DMTL
77
23
Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri
DMBD
369
24
Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri
DMBD
30
25
Pembinaan Usaha Hulu
DME
57
26
Pengangkutan dan Penyimpanan
DMOP
26
27
Pengelolaan non bahan Bakar
DMOK
67
28
Pengembangan Investasi
DMBI
46
29
Pengolahan
DMOO
5
30
Pengurusan Paspor Dinas
SDMU
8
31
Penyiapan Program
DMBS
11
32
Persuratan
DMT
49
33
Persuratan
DJM
31
34
Persuratan
DJM
10
35
Rencana dan Laporan
SDML
246
36
Sekretariat Ditjen
SDM
52
37
Standarisasi
DMTS
50
38
Standarisasi
DMTS
47
39
Standarisasi
DMTS
122
40
Umum dan Kepegawaian (MU/kepeg)
SDMU
61
41
Umum dan Kepegawaian (MU/RT dan perleng)
SDMU
19
42
Usaha Penunjang
DMTP
27
43
Video Dialog TV

8
44
Wilayah Kerja Migas
DMEW
8
 Jumlah Total Boks yang disimpan di ANRI
3335
b.      Jumlah arsip yang disimpan di ruang arsip lantai 8 gedung Plaza centris
No
Jenis/seri arsip
Kode Unit
Jml Boks
1
Persuratan
DJM
150
Persuratan
DMO
  40
Persuratan
DMB
  30
SP2D Tahun 2011 (metode pelelangan)
SDMK
105
Laporan Pekerjaan Pembangunan Infrastruktur gas untuk Transportasi (PIGBT)
DMTE
100

Laporan proyek PJDGB
DMON
150

Dokumen lelang PIGBT
DMTE
80

Dokumen lelang
SDM
25

Berkas DJM
DJM
10

Dokumen Lelang LPG 3 Kg
DMOH
150

Space untuk boks hasil olahan

160



1000
c.       Jumlah arsip yang disimpan di ruang arsip Pusat Arsip KESDM
No
Jenis/seri arsip
Kode Unit
Jml Boks
1
Arsip migas (dikelola sebelum tahun 2008)
SDMU
400
2
Arsip hukum (pindahan ruang arsip hukum lantai 15)
SDMH
2000
3
Arsip non subtantif migas/fasilitatif
100
Jumlah Total Boks
2500
d.      Jumlah arsip yang disimpan di ruang arsip Arsip Lantai 12 gd. Plaza centris
No
Jenis/seri arsip
Kode Unit
Jml Boks
1
Berkas SP2D tahun 2012
SDMK
200
2
Space untuk boks hasil olahan
200
Jumlah total
400

BAB III KESIMPULAN
3.1  Kesimpulan
a.       sistem pengarsipan yang telah dilaksanakan pada ditjen migas masih perlu banyak dikembangkan. System pengarsipan seperti abjad, numeric, geografi, kronologis diadop untuk mendapatkan desain system pengarsipan yang ideal. Yang sudah dikembangkan adalah penataan dokumen keuangan pada tahun 2013.
b.      Perbandingan antara jenis/seri arsip dengan khasanah yang dikelola dengan idealnya
Jika dibandingkan antara keadaan ideal dengan keberadaan arsip, masih sangat jauh. Terdapat delapan puluh jenis dan seri arsip substantive migas, namun masih 10% jenis dan seri tersebut dapat dipelihara.
c.       Kebutuhan ruang menjadi kendala dalam pengelolaan dan pemeliharaan arsip. kelengkapan khasanah ditentukan oleh kesadaran unit kerja eselon III dalam menyerahkan arsip.
d.      Dari data pembahasan belum Nampak periodesasi atau kurun waktu arsip arsip yang tercipta sehingga nilai dari khasanah arsip masih kurang.


3.2  Saran
a.       Desain dari system pengarsipan disesuaikan dengan kebutuhan pencarian. Selama ini masih dikelompookan berdasarkan unit kerja eselon III. Ketika tidak diketemukan eselon III maka dikelompokkan berdasarkan unit kerja eselon 2. Jenis dan seri di dalam JRA substantive dapat menjadi acuan pertama dalam pengelompokkan. Dalam sub seri atau berkas harus dikembangkan agar memudahkan dalam pencarian
b.      Mendasarkan pada data keberadaan arsip yang telah dipelihara, masih dibutuhkan sosialisasi dan keaktifan dari unit kersipan. Solusi kekurangan ruang harus segera diantisipasi mengingat tingginya pertumbuhan arsip di ditjen migas.
c.       Mendata dan mengukur kapasitas simpan pada ruang arsip di unit kerja eselon III. Selama ini ruang arsip tersebut tidak dipergunkan sebagaimana mestinya. Dengan demikian diharapkan optimalisasi ruangan arsip di Gedung Plaza centris Migas

3.3  Rekomendasi
a.       Mengkonsep surat Sesditjen migas yang ditujukan kepada direktur di lingkungan Ditjen Migas untuk mengelompokkan arsip sesuai jenis dan seri yang ideal
b.      Konsep surat tersebut juga menganjurkan untuk menyerahkan arsip yang telah selesai masa simpan aktifnya.
c.       Membuat program fasilitasi pendataan dan pengangkutan dengan aktif oleh unit kearsipan (SDMU)
d.      Memberikan perhatian baik penganggaran, SDM dan support kepada pelaksana kearsipan yakni arsiparis, petugas penataan dokumen
e.       Mengaktifkan kembali database sebagai sarana penyimpanan data (daftar Arsip)