Arsip dan kearsipan menjadi bukti pertanggungjawaban dan mendukung transparansi organisasi. Arsip dan Kearsipan menjadi suatu sumber data yang dipergunakan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Keterkaitan antara pertanggungjawaban dan transparansi dengan arsip/kearsipan berada pada keandalan dari arsip / kearsipan dalam menyediakan data yang akurat.
Misalnya kegiatan audit yang dilaksanakan oleh auditor. Auditor membuat kertas kerja audit yang didalamnya berisikan permintaan data. Data terekam di dalam media kertas atau komputer serta media laiinnya. Jenis data apa saja yang sebaiknya diketahui oleh arsiparis agar dapat mendukung permintaan para auditor dalam melaksanakan tugas pemeriksaan?. berikut daftar beberapa contoh data terkait audit:
- DIPA, RKA-KL dan Petunjuk Operasional Kegiatan
- Keputusan Kuasa Pengguna Anggaran maupun Pejabat Pembuat Komitmen (Pembentukan panitia pelelangan, pembentukan Tim Kerja, dll)
- Daftar Kekuatan Pegawai
- Laporan Tahunan dan LAKIP
- Laporan Hasil Kegiatan TIM dan Kegiatan Lainnya
- Kerangka Acuan Kerja (TOR)
- Pelelangan / seleksi Umum dan Surat Perintah Kerja ( Kualifikasi daqn prakualifikasi, surat penawaran beserta dokumen pendukung, Hasil evaluasi oleh Panitia, BA Pengujian Pekerjaan, BAST HAsil Pengadaan )
- Laporan Pelaksanaan Konsyinyering
- Dokumen Keuangan ( SPM dan SP2D beserta lampirannya, SPP dan bukti pengeluaran, kwitansi yang belum di SPP, BKU, Pajak dan bukan pajak, Laporan Penerimaan Negara bukan pajak, laporan realisasi aggaran, Berita Acara Pemeriksaan Kas )
Dengan memahami dan mengerti jenis jenis data untuk pemeriksaan, maka arsiparis menjadi organ yang berfungsi untuk mendukung transparansi dan pertanggungjawaban. hal tersebut sangat terlihat jika nantinya menemukan jenis jenis dokumen terkait dengan data pemeriksaan.
