KEMENTERIAN
ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL
DIREKTORAT
JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI
LAPORAN
Melakukan
penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor
PENDAHULUAN
1. Latar
Belakang
Meskipun telah terbit aturan tentang standar kualitas hasil kerja
arsiparis kategori keterampilan yang termuat dalam peraturan kepala ANRI nomor
5 tahun 2016, namun keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara belomlah
diterbitkan. Maka dari itu butir kegiatan sebagaimana laporan kami, masih akan
dipergunakan sebagai bahan penilaian arsiparis.
Penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor pada bulan Januari sampai dengan April tahun 2016 adalah sejumlah 812
boks arsip. Kami ajukan nilai 0.33 dengan asumsi 812 boks dibagi dengan 100
kemudian dikalikan 0,04. Angka 100 diperoleh dari judul rincian kegiatan
sedangkan angka 0,04 adalah nilai tiap laporan.
Sesuai dengan Perka ANRI no.5 tahun 2016, butir kegiatan ini hanya akan menjadi
kegiatan penataan dan penyimpanan arsip inaktif dengan hasil kerja daftar arsip
in aktif.
Terjadi pergeseran hasil kerja yang semula bentuk laporan menjadi bentuk
daftar arsip. Perka tersebut sudah tidak lagi mengakomodir penataan dan
penyimpanan arsip dengan tujuan ketersediaan arsip. Namun untuk tujuan arsip
mudah diketemukan.
Menurut pendapat kami bahwa perlu ditegaskan kembali bahwa butir
kegiatan penyimpanan dan penataan mempunyai batasan terhadap unit kearsipan?. Butir
ini mempunyai makna ganda yakni sebagai jalan agar arsip mudah diketemukan,
ataukah sebagai jalan menjamin ketersediaan arsip.
2. Maksud
dan tujuan
Tujuan penyimpanan dan penataan setiap 100 nomor menjamin ketersediaan
arsip di unit kearsipan. Jumlah boks yang dapat disediakan adalah 1007 boks
ISI LAPORAN
Penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor mempunyai batasan kegiatan yakni pengaturan fisik
arsip di unit kearsipan. Kegiatan ini dapat berupa penataan arsip tidak
teratur, penataan arsip teratur, pemindahan tempat simpan masih dalam satu unit kearsipan, penataan
kembali arsip yang telah ditata (sebelumnya arsip tidak teratur). Dapat pula
berupa pengaturan fisik arsip inaktif saat persiapan dalam rangka penyusutan di
unit pengolah ke dalam suatu tempat yang ditentukan.
Secara realitas, kami melaksanakan kegiatan sebagaimana table dibawah
ini:
|
No
|
Tanggal
|
Hari
|
Kegiatan
|
|
1
|
09-Jun-16
|
Kamis
|
pemantauan
penataan arsip di Ruang sewa ANRI
|
|
2
|
13-Jun-16
|
senin
|
arahan ke
petugas arsip untuk mengedit data arsip pembayaran
|
|
3
|
20-Jun-16
|
senin
|
Pengarahan ke petugas arsip Penataan Dokumen Keuangan
|
|
4
|
22-Jun-16
|
rabu
|
pengarahan
penataan dan pemilahan arsip kepegawaian non arsip
|
|
5
|
20-Jul-16
|
rabu
|
pemilahan
dokumen pembayaran 2016
|
|
6
|
27-Jul-16
|
rabu
|
pemilahan
arsip bagian umum (SDMUL)
|
|
7
|
25-Agust-16
|
kamis
|
uji petik
arsip usul musnah oleh tim biro umum
|
|
8
|
29-Agust-16
|
senin
|
konsep
surat permohonan transip arsip usul musnah ke SJU
|
|
|
30-Agust-16
|
selasa
|
konsep
surat permohonan stock opname
|
|
9
|
08-Sep-16
|
kamis
|
pemindahan
arsip ke ruang sewa (arsip DMBD)
|
|
10
|
09-Sep-16
|
jumat
|
penataan
dalam rangka stok opname arsip (dmbd usmun)
|
|
11
|
13-Sep-16
|
selasa
|
Manuver
usul musnah di ANRI (non lelang usmun SDMK)
|
|
12
|
22-Sep-16
|
kamis
|
penataan
dalam rangka stok opname arsip (dmbd simpan)
|
|
13
|
23-Sep-16
|
jumat
|
Manuver arsip
simpan di ANRI (pembayaran non lelang SDMK)
|
|
No
|
Seri Arsip
|
Unit
|
Boks
|
Jml Boks
|
Lokasi simpan
|
|
1
|
Kepegawaian
|
SDMUP
|
70 – 79
|
9
|
Gd. Migas
|
|
2
|
Arsip
pembayaran non lelang (usul musnah)
|
SDMK
|
1 – 84
|
84
|
Ruang Sewa
|
|
3
|
Arsip
pembayaran non lelang (simpan)
|
SDMK
|
1 – 181
|
181
|
Ruang Sewa
|
|
4
|
Niaga
migas
|
DMON
|
153 – 183
|
30
|
Gd. Migas
|
|
5
|
Arsip
pembayaran (SPM) 2016
|
SDMK
|
45
|
Gd. Migas
|
|
|
6
|
Pemberdayaan
Potensi DN (usul musnah)
|
DMBD
|
1 – 242
|
242
|
Ruang Sewa
|
|
7
|
Pemberdayaan
Potensi DN (simpan)
|
DMBD
|
1 – 342
|
342
|
Ruang Sewa
|
|
8
|
Keuangan
|
SDMK
|
126 – 162
|
36
|
Gd. Migas
|
|
9
|
Rumah
tangga dan perlengkapan
|
SDMUL
|
1 – 38
|
38
|
Gd. Migas
|
|
Total
|
1007
|
|
|||
PENUTUP
Demikian laporan ini
disusun untuk menjadikan bahan evaluasi bagi pejabat struktural yang membidangi
kearsipan. dan bukti kerja arsiparis dalam melaporkan penataan dan penyimpanan
arsip sebanyak 1007 nomor boks selama bulan Mei sampai dengan bulan September
2016.
Jakarta, 23 September 2016
Pembuat Laporan
Nurul Muhamad
Arsiparis Ditjen Migas
