PERSPEKTIF INDEPENDENSI DAN KEMANDIRIAN
ARSIPARIS
DALAM MEKANISME PENILAIAN KINERJA
PENDAHULUAN
Dua
bulan yag lalu tepatnya tanggal 7 Februari 217 ditetapkan peraturan kepala ANRI
tentang mekanisme penilaian kinerja arsiparis. Aturan tersebut menggantikan
tata kerja tim penilai dan tata cara penilaian prestasi kerja arsiparis yang
ditetapkan pada tahun 2004. Sebagai arsiparis, sangat terpaksa untuk mengikuti
mekanisme penilaian. Jika tidak mau tau tentang mekanisme penilaian, maka akan
rugi sendiri. Selain itu juga, karena WAJIB untuk menjadi acuan pengajuan
penilaian kinerja arsiparis.
Ketertarikan
penulis untuk mensimulasikan kejadian penulis sebagai arsiparis pada tahun 2015,
yaitu dikembalikan berkas pengajuan Daftar Usulan Peniaian Angka Kredit (DUPAK)
arsiparis oleh tim penilai instansi dengan alasan kurang persyaratan
administrasi. Hal ini akan melengkapi analisa arsiparis lainnya terkait waktu yang
lama untuk mendapatkan kenaikan pangkat dan golongan (bahkan s.d. 4 tahun atau lebih).
Tergantung dari nilai kinerja yang dikonversi ke angka kredit kumulatif yang
disingkat dengan AKK.
Pada
acara sosialisasi kebijakan pembinaan dan pengembangan JFA serta Penilaian
Kinerja Arsiparis berdasarkan SKP 2017 yang digelar di tanggal 24 maret di ANRI
oleh ANRI. Deputi Pembinaan ANRI, menyampaikan mekanisme penilaian kinerja
arsiparis merupakan loncatan berfikir dengan semangat Undang – Undang Aparatur
Sipil Negara.
Jabatan
fungsional Tertentu (JFT) pada saat ini kurang lebih 200 jabatan. Arsiparis
merupakan salah satu dari 12 jabatan fungsional tertentu yang telah menggunakan
mekanisme Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) sebagai dasar penilaian kinerja. Hal
ini perlu diapresiasi dalam kerangka peningkatan kompetensi dan profesionalitas
arsiparis, tambahan dari direktur SDM dan Akreditasi ANRI.
Sesuai
dengan Peraturan Pemerintah no.28 tahun 2012 bahwa Arsiparis mempunyai
kedudukan hukum sebagai tenaga
profesional
yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya. Selain itu penulis setuju dengan adanya pendapat
bahwa arsiparis sebagai mitra kerja pejabat structural. Mitra kerja berhak menentukan
kepuasan kerja sesuai dengan profesionalitas pada bidangnya.
RUMUSAN MASALAH
Rumusan
masalah pada tulisan ini adalah “apakah
desain penilaian kinerja saat ini mendukung indepensi dan kemandirian arsiparis???.,
yuk kita bahas dikit karena tulisan ini dibuat dengan keterbatasan penulis.
Maklum nongkrong di warung kopi lama – lama gk enak, udah ditungguin yang di
rumah hehehehe.
PEMBAHASAN
Desain
yang terdapat pada perka ANRI no.5 tahun 2017 adalah adanya tim penilai
instansi yang diketuai oleh pimpinan Unit Kearsipan dan sekretaris dijabat oleh
eselon 3 di bidang kepegawaian. Dalam organisasi kearsipan dikenal adanya unit
kersipan (UK dan unit pengolah (UP). Pimpinan
Unit Kearsipan (UK) adalah sekretaris jenderal / sekretaris Utama (struktur
Kementerian dan Lembaga). Bagaimanakah
implementasinya?, bisakah pimpinan tingga madya /eselon satu dicantumkan dalam
Keputusan sebagai ketua tim penilai?.
Aturan
terdahulu (tata cara penilaian prestasi kerja arsiparis tahun 2004), Pejabat
Pembina kepegawaian menjadi ketua tim penilai kinerja instansi dan sekaligus yang
menetapkan Angka Kredit sebagai syarat kenaikan jabatan, pangkat dan golongan
arsiparis. Namun sekarang penetapan angka kredit kumulatif oleh pimpinan unit
kearsipan sebagai ketua tim penilai kinerja arsiparis. Kemudian AKK disampaikan
kepada Pejabat Pembina kepegawaian.
Pada
pasal 47 (Perka ANRI No.5 tahun 2017) disebutkan bahwa ketua tim penilai
kinerja instansi adalah pimpinan unit kearsipan yang akan menetapkan angka
kredit komulatif tahunan. Siapakah pimpinan unit kearsipan?, adalah paling
rendah pimpinan tinggi pratama eselon II yang tugas fungsinya adalah
pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan. Bagaimakah implementasinya di
kementerian ESDM (tempat kerja penulis), pada aturan terdahulu, pejabat yang menetapkan
angka kredit adalah Kepala Biro Kepegawaian/SDM. Terkait dengan bunyi pasal
tersebut, maka pejabat yang menetapkan angka kredit komulatif dijabat oleh Kepala
Biro Umum donk……..
Bergantinya
pejabat yang menetapkan angka kredit yang semula Kepala Biro Kepegawaian/SDM kepasa
kepala Biro Umum artinya nambah alur birokrasi, semakin panjang waktunya. Selain
itu dapat diartikan nasib arsiparis tergantung kepada kepala unit kearsipan. Bagaimanakah
jika arsiparis jaraknya jauh dengan unit Pembina kearsipan. Atau mempunyai
pendekatan berseberangan dalam melaksanakan kebijakan pengelolaan kearsipan
walaupun tujuan si arsiparis sebetulnya selaras dengan kebijakan kearsipan
termaksud. Pertanyaannya adalah bagaimana
independensi dan kemandirian arsiparis dikaitkan dengan keberadaan unit
kearsipan.
Pada
kasus dikembalikannya DUPAK penulis sebagai arsiparis sebagaimana di awal
tulisan ini, arsiparis mengajukan keberatan secara lisan kepada unit Pembina
kepegawaian. Kewenangan anggota tim penilai pada aturan terdahulu/2004 menerbitkan
nilai, jika tidak terbit nilainya, ya siapa lagi yang menerima aduan arsiparis
kalo bukan seketariat tim penilai (nota bene unit Pembina kepegawaian).
Waktu
itu sempat sekretariat tim penilai angka kredit menyinggung tentang hubungan
arsiparis dengan unit Pembina Kearsipan atau lebih pas nya dikenal dengan Unit
Kearsipan. Analisa sekretariat tim penilai mengarahkan bahwa anggota tim
penilai yang merekomendasikan kepada ketua tim penilai / pejabat penetap angka
kredit untuk dikembalikannya DUPAK arsiparis adalah salah satu pejabat dari
unit kearsipan. Dengan alasan kekurangan persyaratan administratif. Isi rekomendasi
dari anggota tim penilai kepada ketua tim penilai adalah DUPAK dikembalikan
kepada arsiparis untuk diajukan pada penilaian periode berikutnya. Rekomendasi tersebut
di tandatangani oleh seluruh anggota tim penilai.
Gambaran
analisa sekretariat tim penilai tersebut, pada aturan saat ini tertulis jelas
pada pasal 12 (perka ANRI no.5 tahun 2017 tentang tugas tim penilai instansi
yakni memberikan bahan pertimbangan kepada Pejabat Pembina Kepegawaian dalam
pengembangan PNS, dan dijadikan persyaratan dalam pengangkatan jabatan dan
kenaikan pangkat, pemberian tunjangan, sanksi, mutasi dan promosi serta diklat
arsiparis.
Lebih
tegas lagi pada pasal 13 tentang kewenangan tim penilai kinerja instansi yang
diketuai oleh pimpinan unit kearsipan. Ketua tim penilai berwenang untuk
merubah hasil nilai yang diberikan oleh pejabat penilai. Nilai perubahan
tersebut dapat ditetapkan sebagai angka kredit komulatif. Wuis mantab nih…yang
menurut pendapat penulis berpotensi menghabisi independensi arsiparis. Kewenangan
ketua tim penilai kinerja arsiparis tersebut berpotensi mengukung independensi
dan kemandirian arsiparis.
Kedudukan hukum
sebagai tenaga profesional
yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya diadu dan dipertentangkan dengan tugas dan kewenangan
pimpinan unit kearsipan pada mekanisme penilaian kinerja.
Harapan
penulis sebagai arsiparis tentunya adanya mekanisme aduan keberatan penilaian kinerja.
Dengan adanya mekanisme yang fair dan
adil maka dapat mendukung independensi dan kemandirian arsiparis. Selain harapan
arsiparis juga amanah peraturan pemerintah juga kan…..
Pada
pasal 18 disebutkan bahwa sekretariat penilai dilakukan oleh unit kerja yang
mempunyai tugas dan fungsi pembinaan kearsipan. Jika sebelumnya sekretariat tim
penilai instansi dilaksanakan ole unit Pembina Kepegawaian beralih ke unit Pembina
kearsipan.
Pada
struktur organisasi KESDM, unit Pembina kearsipan adalah sekretariat jenderal
Cq. Biro Umum. Artinya sekretarat penilai oleh pejabat atau staf di biro umum. Yang
menjadi pertanyaan, sudah siapkah kompetensi pejabat dan pelaksana di biro umum
untuk melaksanakan penilaian kinerja yang selama ini ditangani oleh biro
kepegawaian?.
Bagaimana
suasana pembinaan kearsipan yaitu unit Pembina kearsipan dengan para
arsiprisnya. Bagaimana jangkauan pembinaan arsiparis sampai dengan unit kearsipan
2 (UK.2)?. bagaimana jika pembinaan kearsipan yang mandeg, atau belom terdapat
kesepakatan mekanisme hubungan kerja kearsipan yang baik antara UK I, UK II,
sampai dengan Unit Pengolah.
Penulis
berpendapat bahwa tim penilai dan sekretariat penilai yang dijalankan oleh unit
Pembina kearsipan, masih belom siap dilaksanakan. Unit Pembina kearsipan masih memerlukan
waktu untuk pembiasaan.
Hasil
aduan keberatan arsiparis yang ditujukan kepada unit Pembina kepegawaian sebagaimana
contoh kasus tersebut belum membuat arsiparis merasa adil/fair. Harapan arsiparis
terhadap mekanisme penilaian kinerja arsiparis saat ini, belum lah terakomodir.
Harapan terhadap mekanisme yang fair dan adil terkait permasalahan teknis penilaian
antara lain: tidak ditetapkannya angka kredit, daftar usulan penilaian
dikembalikan, keterlambatan dalam pengumpulan usulan, kekuarangan administrasi,
dan lain sebagainya.
Penulis
berpendapat bahwa mekanisme aduan keberatan penilaian menjadi pendukung
independensi dan kemandirian arsiapris dalam melaksanakan tugasnya.
Sekretariat
tim penilai kinerja instansi tidak lagi disebut dapat menerima aduan keberatan
penilaian. Bagaimanakah jika keberatan arsiparis pada perubahan nilai usulan
pejabat penilai yang dilakukan tim penilai instansi?..
Penyampaian
aduan keberatan oleh arsiparis sebagaimana disebut pada pasal 39 hanya berkutat
pada area pejabat penilai. Padahal kewenangan tim penilai kinerja instansi
dapat merubah penilaian yang dilaksanakan oleh pejabat penilai. Bagaimana
mekanisme aduan jika keberatan berada pada area tim penilai kinerja?.
Pasal
41 menyebutkan bahwa ketentuan teknik penilaian prestasi kerja terlampir pada
perka ANRI no.5 tahun 2017, namun penulis belum mendapatkan file aturan versi
lengkap yang terdapat lampiran sebagaimana disebut.
Desain
mekanisme penilaian kinerja arsiparis juga terdapat peran baru yang disebut
dengan pejabat penilai yang dilaksanakan oleh atasan langsung arsiparis. Pada
ketentuan sebelumnya, atasan langsung berperan sebagai pejabat pengusul.
Menurut
penulis, mekanisme pejabat penilai tidak terlalu mengkhawatirkan bagi
independensi dan kemandirian arsiparis selama atasan langsung/pejabat penilai
telah memahami dan memiliki apresiasi terhadap kearsipan dengan baik. Bentuk apresiasi
memang bukan sekedar terhadap pekerjaan namun terhadap dukungan arsiparis untuk
mendukung pelaksanaan beban kerja atasan langsung arsiparis.
Potensi
yang dapat menimbulkan aduan arsiparis justru tentang adanya kewenangan tim
penilai kinerja instansi yang mengubah nilai kinerja arsiparis yang telah
ditetapkan oleh pejabat penilai dan menetapkan hasil kinerja arsiparis hasil
perubahan.
KESIMPULAN
Apakah desain penilaian
kinerja arsiparis sesuai dengan perka ANRI No.5 Tahun 2017 mendukung indepensi
dan kemandirian arsiparis???. jawabannya adalah : SANGAT TIDAK MENDUKUNG”,
Mekanisme
ini sangat bertentangan dengan Peraturan Pemerintah no.28 tahun 2012 tentang
pelaksanaan UU Kearsipan RI tahun 2009 tentang Kearsipan. tepatnya pasal 151 Kedudukan Hukum dan Kewenangan.
Mekanisme
penilaian kinerja arsiparis tersebut dapat mengabulkan harapan arsiparis
tentang mekanisme yang fair/adil
dalam penilaian kinerja untuk area tim penilai kinerja instansi dan sekretariat
tim penilai kinerja instansi.
SARAN DAN MASUKAN
Saran
dan masukan merupakan harapan penulis sebagai arsiparis. Harapan pribadi
penulis adalah kembalikan dengan mekanisme penilaian sebagaimana tahun sebelumnya
saja deh. Basis penilaian kinerja arsiparis masih bisa tetap SKP. Namun pejabat
yang menetapkan angka kredit biarlah tetap kepala biro kepegawaian/SDM, jadi
bukan kepala biro umum. Sekretariat tim penilai instansi tetaplah dilaksanakan
oleh unit Pembina kepegawaian, jadi bukan unit Pembina kearsipan. kemudian atasan langsung tetap menjadi pejabat
pengusul, jadi untuk nilai kinerja ditentukan oleh anggota tim penilai kinerja
instansi berdasarkan usulan nilai pejabat pengusul.
Jika
pasal 41 pada aturan termaksud telah terdapat teknik penilaian, semoga telah
mengakomodir mekanisme aduan keberatan sehingga akan menciptakan iklim
persaingan kompetensi yang sehat.
Mekanisme
aduan keberatan sebisa mungkin punya formulasi untuk mendukung pasal 151
tentang kedudukan hukum dan kewenangan arsiparis yakni independen dan mandiri.
Semoga
jabatan arsiparis yaitu jabatan yang bukan hanya mengejar karir semata, namun
juga menghantarkan kita kepada pemahaman kehidupan yang lebih asli dan unik. Dapat
kita dibina dengan baik, bukan dibinasakan
