Cumen cerita, Menyibak hikmah, ngaji, serba serbi, syukur, keseharian, hiburan, mikir, kearsipan

Jumat, 23 September 2016

RINCIAN KEGIATAN ARSIPARIS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS (Perka ANRI 5/2016)


Uraian Kegiatan
Kategori
Bukti Kerja
Melakukan kegiatan penerimaan dan pembuatan arsip dalam rangka penciptaan arsip
Pemula
Registrasi Arsip/ Surat Masuk dan keluar di Unit Kearsipan
Registrasi Arsip/ Surat Masuk dan keluar di Unit Pengolah
Melakukan verifikasi autentisitas arsip yang tercipta
Mahir
Daftar verifikasi arsip yang autentik/ autentikasi arsip
Melakukan pemberkasan arsip aktif
Terampil
Daftar Berkas
Daftar Isi Berkas
Daftar Arsip Aktif
Melakukan identifikasi arsip vital
Mahir
Laporan Identifikasi Pengelolaan Arsip Vital
Daftar Arsip Vital
Melakukan pengelolaan arsip vital
Terampil
Daftar Arsip Vital
Melakukan identifikasi dan pengelolaan arsip terjaga
Pertama,
Muda,
Daftar Berkas Arsip Terjaga
Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga
Laporan Identifikasi Pengelolaan Arsip Terjaga
Melakukan identifikasi salinan autentik arsip terjaga
Muda
Laporan Identifikasi Salinan Autentik Arsip Terjaga
Daftar Salinan Autentik Arsip Terjaga
Berita acara pelaporan arsip terjaga
Melakukan pengelolaan arsip terjaga
Mahir
Daftar Salinan Autentik Arsip Terjaga
Melakukan identifikasi dan alih media arsip dinamis
Penyelia
Laporan Identifikasi Arsip Dinamis yang Di Alih Media
Daftar Arsip Dinamis yang di Alih Media
Berita Acara Alih Media Arsip Dinamis
Melakukan identifikasi dan penilaian arsip dinamis yang akan di autentikasi
Penyelia
Laporan Identifikasi Arsip Dinamis yang akan diautentikasi
Daftar Arsip Dinamis yang akan di Autentifikasi
Melakukan verifikasi arsip dalam rangka pemindahan arsip inaktif
Terampil,
Laporan Penyeleksian Arsip Inaktif yang Dipindahkan
Daftar Arsip In Aktif yang Dipindahkan ke Unit Kearsipan
Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
Melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif
Penyelia
Daftar Arsip Inaktif
Melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi serta menyusun daftar arsip usul musnah Pelaksana
Muda,
Pertama,
Laporan/Proceding Penilaian Arsip yang Diusulkan Musnah
Daftar Arsip Usul Musnah

Melakukan identifikasi, penilaian, verifikasi persetujuan/ pertimbangan pemusnahan
arsip
Madya
Telaah Persetujuan/Pemusnahan Arsip
Daftar Arsip Musnah
Melakukan pembuatan daftar arsip yang dimusnahkan
Pertama
Daftar Arsip yang Dimusnahkan
Berita Acara Pemusnahan Arsip



Memberikan pelayanan penggunaan arsip dinamis
Mahir
Penyelia (Unit Kearsipan dan PPID)
Formulir/Buku Layanan Arsip Aktif di Unit Pengolah
Formulir/Buku Layanan Arsip In Aktif di Unit Kearsipan
Formulir/Buku Layanan Arsip Dinamis di PPID
Melakukan identifikasi, penilaian, verifikasi dan penyusunan naskah
persetujuan/pertimbangan Jadwal Retensi Arsip (JRA)/ Jadwal Retensi Dokumen (JRD)
Madya
Telaah/ Laporan Proceding Pembahasan JRA/JRD
Naskah JRA/JRD
Daftar Arsip Musnah
Daftar Arsip Usul Musnah
Melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi serta menyusun daftar arsip usul
serah
Muda
Laporan/Proceding Penilaian Arsip yang akan Diusulkan Serah Arsip Statis
Daftar Arsip Statis Usul Serah
Melakukan pelayanan arsip dinamis (di Unit Kearsipan/PPID)
Muda
Formulir/Buku Layanan Arsip In Aktif di Unit Kearsipan
Formulir/Buku Layanan Arsip Dinamis di PPID
Melakukan evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip dinamis
Utama
Laporan Evaluasi dan Penilaian Pengelolaan Arsip Dinamis

Kamis, 15 September 2016

Melakukan Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan (6)



KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

Laporan
Melakukan Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan (6)

PENDAHULUAN
1.    LATAR BELAKANG
Melanjutkan laporan kami pada tanggal 25 April 2016, kegiatan monitoring penggunaan aplikasi sistem informasi kearsipan keenam mempunyai fokus pelaksanaan SIPD Ditjen Migas.
SIPD Ditjen Migas tersebut dapat ditelusur pada alamat http://surat.migas.esdm.go.id/migas/ . tampilan awal sebagai berikut
Pada laporan tersebut kami laporkan aktivitas sampai dengan bulan april 2016. Untuk itulah pada laporan kali ini, kami sampaikan kelanjutan aktivitas kami pada bulan Mei, Juni, Juli, dan Agustus 2016.
Kami sampaikan kembali bahwa kedudukan sebagai seorang arsiparis adalah menjadi analis business proses yang membantu para programmer. Programmer sering menanyakan alur persuratan dan output dari business proses. Kami sampaikan kepada programmer, kemudian dieksekusi menjadi bahasa pemograman.
2.    MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud dan tujuan adalah untuk menyampaikan perkembangan pelaksanaan SIPD Ditjen Migas dan monitoring aplikasi terkait dokumen dan surat - surat

3.    WAKTU PELAKSANAAN
kegiatan monitoring penggunaan aplikasi sistem informasi kearsipan dilaksanakan pada bulan Mei sampai dengan Agustus 2016

ISI LAPORAN

Aktivitas sebagai arsiparis dalam melaksanaan SIPD yang kemudian kami singkat menjadi SIPD Ditjen Migas disusun berdasarkan hari pelaksanaan sebagaimana tabel dibawah ini;
No
Tanggal
Hari
Kegiatan
1
25-Mei-16
rabu
Presentasi SIPD di depan pak Sesditjen Migas
2
26-Mei-16
kamis
Persiapan presentasi dan koordinasi hotel  The Margo Depok
3
27-Mei-16
jumat
Pengurusan administrasi ujicoba SIPD di hotel  The Margo Depok
4
29-Mei-16
minggu
Pelaksanaan uji coba aplikasi SIPD bersama para sekretaris pimpinan di hotel  The Margo Depok
5
30-Mei-16
senin
Pelaksanaan uji coba aplikasi SIPD bersama para pejabat eselon di lingkungan SDM di hotel  The Margo Depok
6
01-Jun-16
rabu
Penyusunan KAK implementasi sistem terkomputerisasi dan surat Permintaan pengadaan
7
08-Jun-16
rabu
Pelaksanaan ujicoba aplikasi SIPD di Gd, Migas lantai 15B
8
10-Jun-16
jumat
Penyusunan konsep laporan sosialisasi SIPD
9
14-Jun-16
selasa
Konsep undangan ujicoba SIPD untuk pengadministrasi surat
10
15-Jun-16
rabu
Pembuatan dan editing user acount dan unit pengolah pada aplikasi SIPD
11
23 - 24 Jun-16
kamis
Ujicoba SIPD di Hotel Ammarosa Bekasi
13
27-Jun-16
senin
penyusunan laporan ujicoba SIPD untuk pengadministrasi
15
12-Jul-16
selasa
konsep acara konsinyering di aston sentul (tata laksana penerimaan dan pengiriman surat)
16
13-Jul-16
rabu
Evaluasi aplikasi SIPD
17
14-Jul-16
kamis
Penyusunan paparan aplikasi SIPD
18
15-Jul-16
jumat
Sosialisasi SIPD  (tata laksana penerimaan dan pengiriman surat ) di Hotel Aston Sentul
19
26-Jul-16
selasa
Konsep undangan sosialisasi SIPD untuk staf di BSD,
laporan Sosialisasi SIPD  di Hotel Aston sentul
21
29 - 30-Jul-16
sabtu
Pelaksanaan sosialisasi SIPD di Santika BSD
22
01-Agust-16
senin
Monitoring user aplikasi SIPD dan moderasi grup surat dan arsip
23
02-Agust-16
selasa
Penyusunan konsep undangan monitoring SIPD
24
02-Agust-16
selasa
evaluasi update aplikasi SIPD
25
03-Agust-16
rabu
moderasi grup SIPD, dan trial eror, menyampaikan ke programmer
26
05-Agust-16
jumat
Penyusunan konsep laporan dan surat edaran pelaksanaan disposisi elektronik
27
08-Agust-16
senin
Pelaksanaan rapat pemantauan aplikasi SIPD di Gd. Migas Lt.15
28
10-Agust-16
rabu
pengarahan Dirjen atas pengembangan aplikasi surat, digitalisasi dokumen, embrio aplikasi perizinan, dan adanya petugas yang membantu persuratan DJM
29
11-Agust-16
kamis
konsep ND tentang tata laksana pengiriman nota dinas internal
30
16-Agust-16
selasa
konsep undangan sosialisasi e -surat bandung
31
21 – 22 Agust-16
minggu
Pelaksanaan sosialisasi SIPD di Hotel Grand Sovia Bandung
33
24-Agust-16
rabu
evaluasi SIPD

Aktivitas arsiparis pada pelaksanaan rapat atau konsinyering atau sosialisasi adalah sebagai pemandu diskusi, pembawa acara serta penyusunan konsep laporan. Adapun pertemuan tersebut bertujuan untuk memberikan umpan balik terhadap sistem yang telah dibangun. Berikut pelaksanaan acara termaksud dalam bentuk table.

No
Tanggal
Kegiatan
1
29-30 Mei-16
Pelaksanaan uji coba aplikasi SIPD bersama para sekretaris pimpinan dan para pejabat eselon di lingkungan SDM di hotel  The Margo Depok
2
08-Jun-16
Pelaksanaan ujicoba aplikasi SIPD di Gd, Migas lantai 15B
3
23 - 24 Jun-16
Ujicoba SIPD di Hotel Ammarosa Bekasi
4
15 – 16 Jul-16
Sosialisasi SIPD  (tata laksana penerimaan dan pengiriman surat) di Hotel Aston Sentul
5
29 - 30-Jul-16
Pelaksanaan sosialisasi SIPD di Santika BSD
6
08-Agust-16
Pelaksanaan rapat pemantauan aplikasi SIPD di Gd. Migas Lt.15
7
21 – 22 Agust-16
Pelaksanaan sosialisasi SIPD di Hotel Grand Sovia Bandung

Setiap kali pelaksanaan mengusung tema yang berbeda, tema tersebut yang pertama adalah untuk sekretaris pimpinan, yang kedua untuk pejabat pengawas dan administrator (eselon III dan IV), ketiga untuk pengadministrasi data di setiap unit eselon III, keempat adalah mencari kesepakatan tata laksana pengiriman surat internal, kelima dan ketujuh mempunyai sasaran staf atau pelaksana.

Untuk lebih menggambarkan pelaksanaan kegiatan termaksud, terlampir laporan sebagai bukti kerja .

PENUTUP
Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan bahan evaluasi serta menjadi bukti kerja arsiparis serta bukti kerja pada Sasaran Kinerja Pegawai.



Jakarta, 31 Agustus 2016
Pelapor,

Nurul Muhamad