langkah - langkah pengolahan Data yakni
1. Pastikan kolom dan row tidak ada yang kosong antara ain kolom uraian, kolom tahun arsip, kolom kode pendeskrepsi, jumlah arsip
2. insert kolom baru untuk mengambill kata tangkap arsip.
3. kata tangkap arsip disesuaikan dengan 3 tips yakni sesuai dengan seri kegiatan, sesuai dengan kesamaan jenis, dan sesuai dengan permasalahan / topiknya.
4. blok semua data dan sort/urutkan sesuai dengan kriteria yakni assending atau descending.
5. berikan kode klasifikasi sesuai klasifikasi arsip.
6. blok semua data dan kembali urutkan/sort data sesuai dengan kriteria yakni sort by kode klasifikasi, sort by tahun dan sort by kata tangkap.
7. kriteria sort bisa disesuaikan dengan kebutuhan yakni kebutuhan penemuan kembali, kebutuhan penilian arsip, dn kebutuhan penyimpanan arsip inktif