Deskrepsi arsip dan kode klasifikasi arsip
Pemberian kode klasifikasi dimaksudkan untuk memberkaskan sesuai dengan pengelompokkan berkas yang terdapat dalam klasifikasi arsip/dokumen.

Deskrepsi arsip yang seyogyanya memenuhi kriteria konten, konteks, dan struktur demi memudahkan menganalisa dan kemudian memudahkan mengeksekusi pemberian kode klasifikasi.

Deskrepsi arsip adalah penuangan informasi arsip yang memenuhi unsur format atau bentuk arsip, kontek atau kegiatan yang menghasilkan arsip, dan konten atau isi dari arsip tersebut. Format arsip seperti surat, kawat, laporan, kwitansi, faksimili Penuangan konten dapat dilihat dari perihal atau meringkas isi arsip/dokumen jika memang perihal belum mewakili. Penuangan konten arsip mengacu dengan what, why, who, when, dan how/4W+1H.

Deskrepsi Arsip yang memenuhi unsur struktur, konteks, dan konten, dapat membantu pengelompokkan berkas sesuai dengan selera pemberkasan/sistem pemberkasannya.

Contohnya arsip dapat dikelompokkan sesuai dengan jenisnya/formatnya, dapat dikelompokkan sesuai dengan kegiatannya, dan dikelompokkan sesuai dengan isinya/konten informasinya.

Sehingga reabilitasi arsip dapat dijaga, artinya ketika arsip dilihat dari jenis atau format arsip, dapat terdeteksi. Ketika arsip dilihat dari konteks atau kegiatannya, dapat terdeteksi. Dan ketika dilihat dari kontennya, arsip pun mudah dideteksi.

catatan:
Hasil pengolahan data yang tidak ada kode klasifikasinya terdapat beberapa kemungkinan
1. deskrepsinya kurang lengkap
2. termasuk non arsip
3. pelaksana tidak paham