Pedoman di dalam membuat dokumen administrasi termuat di dalam tata naskah dinas. Penyebutan naskah mencerminkan keluasan makna. Naskah dinas dapat ditinjau dari bentuk, sifat, jenis, bahasa, dan kewenangan penandatangan.
Naskah menurut bentuk dapat berupa korespondensi, laporan, formulir, dan bentuk lainnya. Jenis bentuk korespondensi antara lain adalah surat, nota dinas, memorandum, fax dan email, sms, mms. Bentuk korespondensi dipergunakan untuk menyampaikan usulan, permohonan, tanggapan, tindak lanjut, koordinasi, sinkronisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.
Naskah ditinjau dari sifat yakni pengaturan, penetapan, tidak mengatur, dan khusus(kepegawaian & keuangan). Naskah menurut yang bersifat pengaturan antara lain adalah Undang-undang, Peraturan Pengganti Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Menteri, Peraturan Daerah. Naskah bersifat penetapan antara lain Keputusan, Edaran, Pemberitahuan, Pengumuman,dan Edaran.
Naskah Dinas dalam tinjauan kewenangan penandatangan dapat dibedakan menjadi Naskah intern dan ekstern. Pada umumnya, naskah ini berbentuk surat. Surat Intern dipergunakan sebagai alat berkomunikasi antara pejabat satu dengan pejabat yang lain dalam rangka pelaksanaan kegiatan dalam satu instansi/organisasi. Salah satu jenis dari surat intern adalah Nota Dinas.
Jenis korespondesi yang dipergunakan untuk berkomunikasi antar instansi yakni surat atau surat ekstern. Pejabat yang memiliki kewenangan menandatangani surat keluar adalah pejabat yang memiliki fungsi dan tugas organisasi. (bersambung)