Registrasi Surat / Pencatatan surat

Surat masuk wajib dilakukan registrasi. Registrasi surat dilakukan dengan sistem buku agenda surat masuk. Pada era Teknologi Informasi, Buku Agenda Surat masuk telah digantikan dengan Aplikasi database/aplikasi komputer. Registrasi yang dilakukan dengan aplikasi komputer cukup dilakukan sekali yakni pada unit kearsipan / unit tata usaha pada unit kerja. Hal ini berbeda dengan sistem buku agenda. Sistem buku agenda, registrasi surat yang telah dicatat oleh unit kearsipan atau tata usaha akan dicatat kembali oleh unit pengolah.

Registrasi yang berulang inilah menyebabkan pekerjaan administrasi kurang efisien. Oleh karena itu, pemanfaatan teknologi informasi akan menciptakan pekerjaan administrasi efisien dengan meregister surat hanya di unit kearsipan/unit tata usaha. Registerasi surat hanya sekali dan tidak berulang. Unit pengolah melakukan updating berdasarkan disposisi pimpinan.

Aplikasi komputer yang menggantikan cara meregister surat dengan sistem buku agenda yang kemudian disebut komputerisasi. Komputerisasi tersebut akan bekerja dengan baik jika tersedia jaringan komputer. Jika di suatu instansi telah tersedia jaringan komputer yang merata ke seluruh sub unit kerja, maka registrasi dengan sistem komputer adalah terobosan untuk mempermudah pelaksanaan administrasi.

Registrasi surat dilaksanakan di unit kearsipan atau unit tata usaha memuat antara lain adalah nomor register (nomor agenda), tanggal, klasifikasi arsip, isi ringkas, tanggal surat, pengirim dan penerima.

Sekretariat Pimpinan Satuan kerja (Direktur Jenderal) melakukan input penerusan/disposisi ke pimpinan unit kerja (Direktur). Sekretariat Unit Kerja (Direktur) menginput penerusan/disposisi kepada sub unit kerja (Subdit/Unit Pengolah). Proses disposisi dan penerusan surat harus senantiasa diinput pada aplikasi.

Updating data register surat pada aplikasi disebut dengan pengendalian surat. Keberadaan surat dapat terlacak.