TERTUTUPNYA ARSIP ZAMAN KETERBUKAAN

Klasifikasi keamanan dan penentuan hak akses arsip Dinamis

Pada dasarnya arsip bersifat tertutup. Perkembangan Tata kelola Pemerintahan dari akibat perkembangan  politik serta perkembangan konstitusi di Indonesia mempengaruhi sifat dasar arsip dinamis yang tertutup tersebut.

Pengkategorian dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan jika Arsip diakses (Klasifikasi Keamanan). Jika arsip disalahgunakan, dampak apakah yang akan timbul???, untuk itu diperlukan ketetapan pimpinan organisasi publik yang menyatakan tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan jika arsip disalahgunakan yang disertai dengan alasan.

Sifat Informasi yang berasal dari Organisasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik. Hal tersebut dikarenakan informasi merupakan kebutuhan pokok dan hak asasi manusia yang mencirikan negara demokratis.Setiap warganegara atau badan hukum yang mengajukan permohonan untuk mengakses arsip dinamis di organisasi publik wajib untuk dilayani.

Namun demikian, Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dinamis dengan alasan tertentu. Dasar hukum yang perlu difahami dari petugas dan organisasi publik untuk tetap melaksanakan "tertutupnya arsip di zaman keterbukaan". antara lain 

1. UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 44 ayat 1, 
2. UU No.14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan informasi publik pasal 17, 
3. UU No.11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik pasal 27, 29, 30, 31, 32, 35, 36 dan 37.
4. UU No.8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen pasal 3 ayat 4
5. UU No. 36 tentang Kesehatan pasal 7, 8, 168, 169 dan pasal 189
6. UU No, 36 tentang Komunikasi pasal 18, 20, 40, 41, 42 dan 43
7. UU No. 30 tahun 2000 tentang Rahasia Dagang pasal 2 dan 3

Petugas arsip/organisasi publik harus juga memahami analisa fungsi unit kerja antara lain fungsi organisasi, Uraian Jabatan,  analisa resiko, penentuan sangat rahasia, rahasia dan terbatas, penggolongan pengguna (internal dan eksternal), penyampaian dan penyimpanan.

Oleh karena itu, penyusunan ketetapan organisasi mengenai klasifikasi keamanan dan akses informasi haruslah terdiri dari para pejabat fungsional seperti analis kepegawaian yang mempunyai keahlian dalam analisa jabatan dan analisa organisasi, Perancang Perundang undangan yang mempunyai keahlian pemahaman Perundang undangan, auditor yang mempunyai keahlian analisa resiko, pranata kehumasan yang mempunyai keahlian dalam penyampaian dan arsiparis yang mempunyai keahlian penyimpanan arsip serta penentuan klasifikasi

SANKSI KEARSIPAN (Administratif dan Pidana)

Pelanggaran kearsipan yang menimbulkan sanksi administratif antara lain adalah:
sumber: UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

1. ANRI tidak mengelola arsip statis dengan baik (Pasal 19 ayat 2)
2. Arsip Daerah atau Propinsi bila tidak mengelola arsip statis dengan baik (Pasal 22 ayat 4)
3. Kepala Arsip Daerah Kab/Kota bila tidak mengelola arsip statis dengan baik (Pasal 24 ayat 4);
4. Rektor bila tidak mengelola arsip statis perguruan tinggi dengan baik;
5. Pimpinan Kementerian/Lembaga, Gubernur, Bupati, Walikota, Dirut BUMN/BUMD bila tidak memiliki JRA;
6. Pimpinan Lembaga Kearsipan bila tidak membuat Daftar Pencarian Arsip dan mengumumkannya ke Publik.
7. Pimpinan Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi serta BUMN/BUMD tidak melaksanakan program arsip vital
8. Pimpinan Lembaga Kearsipan yang tidak menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip statis
9. Lembaga pencipta arsip tidak membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip
10. Lembaga pencipta arsip tidak menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak
11. Pejabat yang bertanggungjawab dalam kegiatan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yang strategis tidak memberkaskan dan melaporkan arsipnya kepada ANRI

Pelanggaran kearsipan yang menimbulkan sanksi Pidana antara lain adalah:
sumber: UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan