duplikasi

Duplikasi merupakan arsip yang sama karakter dan sama fisik. Kegiatan administrasi yang membagi kewenangan dan tugas serta fungsi masing - masing pejabat akan menjadikan banyak munculnya duplikasi. praktik berikut ini merupakan sumber munculnya duplikasi.

1. contoh 1 adalah Seorang sekretaris menggandakan 1 naskah berdasarkan disposisi pimpinan yang menunjuk lebih dari 1 pejabat pada level dibawahnya. Pejabat level dibawahnya diberikan tugas sesuai tupoksinya berdasarkan naskah yang sama. Misalnya seorang sekretaris jenderal mendisposisi surat yang harus ditinjau dari sisi hukum, sisi organisasi dan sisi umum. hal ini menyebabkan duplikasi surat yang nantinya akan bertemu ketika arsip diserahkan ke central file. 
2. contoh 2 adalah laporan hasil pekerjaan yang dicetak 10 eksemplar (dikarenakan disebut didalam surat perjanjian) laporan sebagai lampiran diterbitkan SP2D, laporan untuk penanggungjawab kinerja dan kegiatan, laporan untuk P2K.
3. contoh 3 adalah arsip yang dipergunakan sebagai bahan /dasar pengambilan data atau rujukan dalam pelaksanaan kegiatan, misalnya DIPA akan digandakan sejumlah dengan pejabat sebagai manager dimasing masing bagian yakni pejabat eselon 3 yang merupakan penanggung jawab kegiatan, 
4. contoh 4 adalah fungsi dari naskah itu sendiri, misalnya SK kenaikan pangkat...naskah ini akan berada di personile file, juga akan ada di berkas keuangan, sebagai dasar kenaikan gaji. jika ditemukan bukan dalam bentuk berkas, maka akan terlihat sebagai duplikasi
5. contoh 5 adalah tembusan surat. tembusan surat biasanya ditunjukkan dibagian bawah pada naskah. tembusan menunjukkan hubungan kerja, baik sebagai pemberitahuan, laporan ataupun persyaratan administrasi, misalnya surat penugasan luar negeri seorang PNS yang ditembusakan asal instansi PNS termaksud. dan Surat penugasan untuk KPKPN sebagai dokumen pendukung pembayaran beaya perjalan dinas luar negeri. 

demikian contoh praktek duplikasi dan masih banyak lagi yang akan memperbanyak beban kerja arsiparis, jika arsip ketika masih menjadi berkas kerja tidak diberkaskan dengan baik, maka munculkan duplikasi atau arsip yang fisiknya sama, akan sangat tinggi.