Tata Cara Penataan Arsip Dinamis (contoh olah data arsip keuangan)

Penataan arsip pada tahapan Mengolah Data Arsip, kegiatan mengolah data arsip terdiri atas beberapa tahapan antara lain.

a.             Editing Data;

Kegiatan editing data arsip merupakan proses melakukan konsistensi dan kelengkapan data yang sudah terkumpul. Proses tersebut menyangkut kelengkapan, kejelasan dari

-           pencipta yakni unit kerja sebagai pengusul program atau penanggungjawab kegiatan,

-      pencipta arsip yakni pejabat pembuat komitmen penandatangan dokumen keuangan(P2K PJDGB, P2K Non Fisik, P2K Fisik dan P2K penunjang)

-   kelengkapan berkas antara lain, kontrak, laporan, berita acara serah terima pekerjaan, dokumen pendukung seperti kuitansi, pajak

b.             Pengembangan variable

Spesifikasi dari sebuah data arsip keuangan yakni klasifikasi belanja, perusahaan/pihak ketiga yang menjalankan kegiatan terkait. Variable yang dikembangkn untuk jalan masuk atau akses pencarian arsip serta untuk penganalisa data adalah nomor SP2D, Unit Kerja, Nomor Boks, Nomor Folder, Klasifikasi Belanja, Mata Anggaran, nilai pekerjaan, bulan, dan tahun.

c.             Pengkodean data

Untuk dapat dipindahkan ke dalam sarana penyimpanan misalnya boks, rak, folder. Dengan data sudah ditandai dalam sarana penyimpanan maka pengelompokkan data dokumen keuangan dapat menjadi satu kesatuan. Pengkodean lokasi folder terdapat di kode pelaksana (inisial petugas pencatat dokumen). Kode unit kerja disesuaikan dengan unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

d.             Cek kesalahan

Pengecekan kesalahan sebelum dilakukan maneuver fisik. Maneuver fisik arsip adalah pemindahan dari sarana simpan sementara atau nomor urut sementara ke sarana yang baru sesuai dengan urutan baru.

e.             Membuat struktur data

Verifikasi memastikan data sebelum dilakukan maneuver fisik arsip harus sesuai dengan fisik arsip baik uraian atau informasi arsip sesuai dengan lokasi simpan sementara. Selain itu juga konsistensi dari struktur data misalnya kurun waktu dari termuda ke tertua atau sebaliknya. Konsistensi struktur data adalah penomoran dengan 4 digit. Serta memberikan nomor bantuan untuk pengolahan data pada setiap progress.

f.              Tabulasi.

Tabulasi data menggambarkan data arsip sesuai dengan keadaan setelah dilakukan maneuver fisik. Data kemudian disesuaikan dengan pengurutan lokasi simpan sementara dan kemudian diurutkan sesuai dengan lokasi simpan baru setelah fisik arsip dilakukan maneuver.

tahapan selain dari yang tersebut, bisa juga melalui tahapan berikut:

a)        Penggabungan deskrepsi arsip

Kegiatan ini adalah kegiatan menjadikan satu data dari masing masing pelaksana untuk dijadikan satu sesuai dengan dasar pengelompokan adalah

-         Lelang atau bernilai lebih dari 100 juta

-         PJDGB (Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi)

Hasil dari kegiatan ini dapat terlihat dari table berikut ini

No	Kelompok Data	Jumlah data
1	PJDGB	69 data
2	Lelang	476 Data

b)        Merapikan deskrepsi arsip

Rekaman atau tulisan yang menjelaskan isi, kegiatan, jenis, struktur arsip adalah makna dari deskrepsi arsip. Menyamakan pengetikan atau mengedit kesalahan pengetikan serta membuat standarisasi yang berdasarkan kontek, konten dan struktur arsip sehingga menciptakan Info yang dapat dipergunakan agar arsip mudah diidentifikasi dan diakses.

c)        Verifikasi deskrepsi arsip

Untuk uraian informasi arsip yang tidak jelas, maka yang dilakukan adalah mengecek kepada fisik arsipnya. Keteledoran dari pelaksana pada waktu mengentri data, dapat dilakukan koreksi sehingga mendapat kalimat yang benar. Elemen elemen dari data yang antara lain jenis naskah, pencipta arsip, uraian informasi, kurun waktu, jumlah dan nomor berkas harus diverifikasi sesuai dengan fisik arsip.

Elemen klasifikasi belanja merupakan elemen unik di dalam deskrepsi dokumen keuangan. Klasifikasi belanja antara lain adalah

-       Lainnya

-       Konsultansi

-       DN (Perjalanan Dinas Dalam Negeri)

-       LN (Perjalanan Dinas Luar Negeri)

-       Tunjangan Diklat

-       Sewa

-       Sewa Lahan

-       Pemeliharaan

-       Oprasional

-       Non Operasional

-       Modal Peralatan dan Mesin

-       Modal Gedung dan Bangunan

-       Honorarium

-       Gaji dan Tunjangan

d)        Verifikasi Pencipta Arsip

Kegiatan ini dimaksudkan untuk mendokumentasikan hubungan diantara pencipta arsip dengan arsip(informasi). Tersebarnya arsip dapat dihubungkan dengan pencipta arsip. Verifikasi pencipta arsip sebagai jalur akses yang mengkontrol penggunaan.

Unit pencipta arsip dapat bersifat unit kerja atau bersifat fungsional. Pencipta tersebut adalah

-       Unit Kerja Eselon III di Lingkungan Ditjen Migas

-       Pejabat pembuat komitmen yakni penunjang, non fisik dan fisik.

e)        Verifikasi peristilahan resmi

                     Istilah resmi yang terdapat dalam informasi antara lain adalah istilah unit kerja
                     eselon III