Arsip Kepegawaian

Kalo pada tulisan yang lalu, arsip personile file, merupakan arsip perseorangan yang terkait dengan sosok seseorang pegawai negeri sipil. Logika berfikirnya adalah ketika arsip PNS dikelola dengan baik, maka ketika PNS tersebut menjadi pejabat negara, maka arsipnya telah terkelola dengan baik. Rekaman kegiatan karir PNS tersusun rapi berdasarkan tahap  administrasi kepegawaian. Yang pada akhirnya pada dimensi pertanggungjawaban nasional maka informasi tokoh tokoh tersebut dapat diketemukan dan diselamatkan. 
Biografi para tokoh yang selama ini dapat menginspirasi generasi penerus.
Anak - anak bangsa yang berprestasi di bidang pemerintahan atau menjalankan kehidupan kenegaraan. Anak bangsa yang dapat menjadi pejabat negara akan menjadi aset negara. Arsipnya menjadi bahan pertanggungjawaban nasional. walau belom bisa menjadi arsip statis, namun nasib akhir dari arsip perseorangan pejabat negara bersifat permanen.
Disisi menjalankan manajemen kepagawaian, membutuhkan data kepegawaian berdasar perkembangan dari setiap manajemen kepegawaian yang tersurat di dalam arsip. kelompok berkas dan isi berkas arsip kepegawaian sebagaimana tercermin dalam manajemen kepegawaian.

Dasar peraturan versi terbaru yang mengaharuskan adanya JRA adalah PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PELAKSANAAN UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN. Produk aturan pada tahun 2000 mengenai JRA Kepegawaian dalam bentuk Keputusan Bersama antara Kepala ANRI dan Kepala BKN.

Manajemen kepegawaian menghasilkan jenis jenis arsip yakni

1. Formasi Pegawai yang terdiri atas berkas usulan dari unit kerja, usulan permintaan formasi ke Kementerian PAN dan BKN, Persetujuan Kementerian PAN dan penetapan formasi
2. Pengadaan Pegawai terdiri atas berkas proses penerimaan, penetapan dan pengumuman kelulusan, berkas lamaran yang diterima, Nota usul dan kelengkapan NIP, nota pengusulan pengangkatan CPNS menjadi PNS dan Sk CPNS kolektif
3. Pembinaan Karir Pegawai terdiri atas berkas berkas yakni diklat/kurus/ijin belajar/tugas belajar/, surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan (STTP) atau sertifikat, Dftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3), Daftar usul Penetapan Angka Kredit
4. Penyeleseaian Pengelolaan Keberatan Pegawai
5. Mutasi Pegawai
6. Administrasi Pegawai
7. Kesejahteraan Pegawai
8. Pemberhentian Pegawai tanpa hak pensiun
9. Perselisihan / sengketa kepegawaian
10. Usul pemberhentian dan penetapan pensiun/janda/duda PNS yang tewas
11. Berkas Perseorangan
12. Berkas Perseorangan Pejabat Negara
13. Berkas Perseorangan Pejabat Lainnya