Kritik Pemanfaatan TIK pada bidang Kearsipan

Salah satu permasalahan birokrasi adalah ketatalaksanaan. Tata laksana perkantoran berlapis lapis sesuai dengan level organisasi. Dalam setiap level terdapat mekanisme yang sangat bergantung dari keberadaan orang dan pejabat. Contohnya untuk tata laksana surat dinas, permasalahan yang sering timbul adalah waktu yang diperlukan untuk menindaklanjuti surat memerlukan waktu yang lama. Pengurusan surat surat di birokrasi lama. Keterukuran (cepat, simple, dan handal) pengurusan surat di birokrasi pemerintahan belum dapat diwujudkan.

Permasalah tersebut kemudian dikembangkan, didefinisikan dan dicarikan pemecahannya. Outputnya bahwa permasalahan tata laksana persuratan dan kearsipan perlu mendapatkan perhatian. Oleh karena itu dalam agenda reformasi birokrasi, Pemanfaatanteknologi informasi komputer (TIK) untuk menjawab permasalahan termaksud.

Walaupaun telah menjadi agenda reformasi birokrasi, namun perhatian dengan pemanfaatan teknologi informasi computer bukan serta merta dapat dilaksanakan kepada seluruh lembaga. Setiap lembaga dapat membuat kebijakan untuk internal organisasinya lebih komprehensif. Jika hanya tuntutan agenda reformasi birokrasi dan tidak dilihat secara detil pada tahapan penentuan kebijakan, maka kebijakan pemanfaatan teknologi komputer dalam persuratan dan kearsipan akan menjadi sia sia. Pembuatan aplikasi tata naskah dinas elektronik atau sistem informasi kearsipan (e-arsip) menjadi tak berguna.

Tuntutan sektor swasta dan masyarakat agar pengurusan surat di birokrasi pemerintahan agar mudah simple handal merupakan inti permasalahan. Dalam memproses tuntutan swasta dan masyarakat tersebut dapat dilakukan dengan mendekatkan akibat dari penyebabnya. Jika akibat adalah proses pengurusan surat yang berbelit, belit apakah yang menjadi penyebabnya?. Apakah penyebabnya ketidak adanya kejelasan prosedur?. Apakah penyebabknya level organisasi yang terlalu panjang yang harus melawati meja ke meja?. Apakah penyebabnya tidak memanfaatkan teknologi informasi computer?

Penulis berpendapat bahwa sebelum output untuk mengatasi permasalahan berbelit belitnya atau lama dalam pengurusan surat dengan pemanfaatan teknologi informasi computer (TIK), perlu dilakukan formulasi yang komprehensif. Formulasi adalah kegiatan pengembangan rencana dan metode guna mewujudkan tindakan penyelesaian masalah. Siapakah actor yang akan berperan dalam formulasi tersebut?

Actor pelaksana pengurusan surat dan kearsipan adalah pengadministrasi umum dan arsiparis. Badan usaha yang mengurus surat di birokrasi. Aktor pemangku kepentingan adalah para pejabat yang menandatangani surat dan lembaga yang memiliki tugas dan fungsi. Pemroses pekerjaan yakni jabatan fungsional umum di unit kerja termaksud. Formulasi dapat berjalan lama bukan hanya sesaat. Proses tetap yang berulang dalam pengurusan surat dan kearsipan secara rutin disandingkan dengan permasalahan pengurusan surat dan arsip di birokrasi yang berbelit. Usulan atas permasalahan tersebut dimunculkan dimulai dari aktor (pelaku). 

Anggap permasalahan besar adalah berbelit belitnya pengurusan surat. Apakah penyebab yang terjadi di pelaksana yakni pengadministrasi umum dan arsiparis? Menggali penyebab atas permasalahan besar sehingga memunculkan permasalahan baru. Apa saja penyebab di pemangku jabatan yang menandatangani? Apa penyebab proses yang dialami oleh pejabat fungsional umum terkait?

Pada tahap formulasi, akan terlihat apakah memang pemanfataan teknologi informasi computer untuk tata laksana surat dan arsip merupakan penyebab dari permasalahan berbelit belitnya pengurusan surat di birokrasi pemerintah. Penulis berpendapat bahwa Kesalahan umum dapat terjadi karena alternatif solusi “ pemanfataan teknologi informasi computer” dikarenakan diambil bukan dari sumber pengembangan alternative.

Alternatif solusi seyogyanya berasal dari sumber yang benar. Sumber tersebut adalah pihak yang berwenang untuk menandatangai surat (sebagai syarat syahnya surat). Melalui sumber orang yang berwenang inilah, dapat dikembangkan alternative untuk mengatasi permasalah “berbelit belitnya pengurusan surat di birokrasi”. Sumber kedua adalah wawasan dari para ahli untuk memberikan penilaian. Sumber ketiga adalah metode analisis yang inovatif. Yang keempat adalah teori ilmiah.

Sumber yang lain seperti motivasi (nilai nilai dari actor pengurusan surat, masyarakat dan swasta), kasus di lembaga pemerintah lain dan bahkan kasus pengurusan surat di Negara lain, dan teori teori mengenai kode etik.

Preferensi yang terlalu dini jika pemanfaatan teknologi informasi computer harus dipaksakan sebelum para actor siap. Pemahaman teknologi oleh pengadministrasi umum, para pejabat yang menandatangani surat, hubungan kerja para pemroses surat (pejabat fungsional umum), bagaimana distribusi pekerjaan dilakukan, apakah metode distribusi pekerjaan memang mengalami kelambatan karena tak memanfaatkan computer? Apakah kepentingan penandatangan surat sangat komplek sehingga memerlukan waktu yang lama?

Untuk itulah, perlunya evaluasi sehingga dapat menemukan penyebab yang pasti dari berbelit belitnya pengurusan surat. Suatu teknologi yang dipaksakan untuk dipake, malah akan memunculkan permasalahan lain. Upgrading penguasaan teknologi informasi computer pada pengadministrasi umum dan arsiparis sebagai operator, perlukah dilakukan?. Apakah fasilitas kantor berupa koneksi dan perangkat computer telah dipergunakan unit kerja seluruh level? yang dapat mendukung. Tingkat kesulitan dalam pemrosesan surat untuk pejabat yang melaksanakan secara langsung (pejabat fungsional umum) apakah hanya nilai yang dipunyai yakni memperlama. Metode dengan buku agenda, buku ekspedisi, disposisi sebagai distribusi pekerjaan dituangkan para pejabat di lembar kertas pada setiap levelnya apakah juga membuat lama/berbelit belit?

Evaluasi efektifitas dari pemanfaatan teknologi termaksud, apakah yang diinginkan telah dicapai?, evaluasi efisiensi pemanfaatan telnologi, seberapa banyak usaha yang dilakukan, Adanya unsure supra struktur yakni budaya dan kebiasaan, apakah kebiasaan penggunaan computer itu, apakah hanya buat hiburan ataukah proses penyelesaian pekerjaan?, unsure infrastruktur koneksi dan perangkat lainnya. Evaluasi ketepatan, apakah memang pemanfatan teknologi sudah benar benar berguna atau bernilai?

Kesimpulan, penulis berpendapat, solusi pemanfatan teknologi informasi (TIK) pada bidang pengurusan surat dan kearsipan masih terlalu dini untuk dilakukan. Hal tersebut masih perlu formulasi dan evalusi dengan keterlibatan seluruh actor actor (pengadministrasi umum, arsiparis, pejabat yang berwenang, pejabat pemroses pekerjaan). Tak lupa keterlibatan sector swasta sebagai pengguna layanan dan masyarakat sebagai control.

Sehingga evaluasi menghasilkan revisi solusi yang dimaksud. Efektivitasm efisiensi, kecukupan, perataan, responsive dan ketepatan. Tak perlulah menjadi gagap teknologi kalo memang belom siap, yang diperlukan adalah isu isu permasalahan dibahas secara rutin dan menjadi program kerja tetap sehingga ketika memang sudah siap, maka dapat dilaksanakan.