- JAKARTA - Hari Kearsipan tahun 2013 mengangkat tema “Refleksi 42 Tahun Kearsipan, Kita Tingkatkan Jiwa Korsa Pegawai Negeri Sipil Arsip Nasional Republik Indonesia untuk mencapai kinerja yang optimal.” sumber
- Asichin "Dari empat naskah Supersemar yang ada saat ini, belum ada yang asli," Workshop Pengujian Autentikasi Arsip, di Jakarta, Selasa (21/5). sumber
- KALTIM - “Arsip merupakan aset yang berharga, bila arsip hilang maka aset pun akan hilang,” oleh Asisten II Bidang Perekonomian dan Pembangunan Sekkab Kukar Bahteramsyah. sumber
- JAKARTA - Tiga hal yang harus dibenahi yaitu: kelembagaan, manajemen sumber daya manusia (SDM), dan penataan mekanisme atau tata kerja kearsipan," ujar Sekretaris Kemenpan RB. Tasdik Kinanto . sumber
- 14 mei 2013 Pemda Rokan Hulu menggambarkan masih rendahnya pemahaman aparat tentang arti pentingnya arsip serta masih kurangnya tenaga pengelolaan dan penataan arsip. sumber
- KABUPATEN TRENGGALEK - Sosialisasi kepada Kepala Desa/Lurah se-Kabupaten Trenggalek sebanyak 78 orang, oleh Asisten Administrasi Umum Drs. H. ABDUL MU’ID, MM mewakili Bupati Trenggalek. sumber
- Diklat Di Tempat Kerja Tata Persuratan dan Kearsipan di Kantor Kementerian Agama Kab. Magelang diselenggarakan mulai tanggal 29 April s.d. 2 Mei 2013, diikuti oleh 30 pegawai dari lingkungan Sekretariat, KUA dan MIN. sumber
- 23 april 2013, kegiatan Advokasi Hukum Dalam Pelaksanaan Tugas Direktorat Jenderal Cipta Karya dan Pembinaan Kearsipan diperlukan untuk menambah pengetahuan peraturan mengenai pengadaan barang/jasa serta penanganan permasalahan hukum, serta pengelolaan arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Cipta Karya sesuai dengan kaidah peraturan perundang-undangan. sumber
- Sosialisasi diikuti oleh perwakilan masing-masing Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di lingkungan Pemkab Bengkalis. sumber
- Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum (Pusdiklat KU) Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan (BPPK) menyelenggarakan Diklat Kearsipan Dinamis di Balai Diklat Keuangan Balikpapan,diharapkan nantinya peserta diklat ini dapat mengelola arsip dinamis dengan efektif dan efisien khususnya yang terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi di masing-masing unit. Pengelolaan Kearsipan ini sangat penting perannya misalnya saja di Direktorat Jenderal Perpajakan, dalam hal tindak penagihan misalnya, tentu membutuhkan data-data yang dikelola sedemikian rupa sehingga mudah untuk melakukan pemantauan dan mudah juga ketika akan dilakukan tindak lanjutnya. sumber
- Asisten Umum Sekretariat Daerah Kota Bogor “Tentu dibutuhkan sebuah sistem kearsipan daerah yang praktis dan efektif dengan dukungan teknologi informasi, karena sebuah arsip pada dasarnya adalah dokumen informatif yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pengelolaan tata pemerintahan yang baik,” sumber
- Asisten II Bidang Bidang Ekonomi dan Kesra Rokan Hulu RIAU Jika suatu arsip tersebut bagus, maka pendataan di suatu satker akan semakin lengkap. Dengan sistim teknologi komputerisasi sekarang, tentunya data-data tersebut bisa disimpan lebih rapi dan aman dalam komputer sumber
- ANRI menyerahkan SIKD ke Universitas Andaalas pada 22 Juli 2013 sumber
Arsip Nikah di Poso sejak 1979 Ludes Terbakar pada 10 agustus 2013 sumber
Kamis, 30 Mei 2013
Berita Apresiasi Kearsipan April s.d Mei 2013
Rabu, 29 Mei 2013
Analisa Kebijakan Perpres 2012 dan Permenpan 2009 terkait jabatan fungsional arsiparis
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang
Isu yang masih baru pada tahun 2013 ini
adalah tentang perubahan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka
kreditnya. Perubahan tersebut masih digodok oleh Tim dari ANRI.
Isu tersebut dibarengi dengan ramainya
perbincangan mengenai Perpres No. 42 tahun 2012 tentang perpanjangan masa pensiun
arsiparis madya dari 56 tahun menjadi 60 tahun. Peluang untuk mempertahankan
jabatan menjadi sangat terbuka. Namun disisi lain hal tersebut menjadi permasalahan
bagi Pembina kepegawaian jika permen PAN menemukan kasus yang belum tersurat
secara jelas dan bagaimana implementasinya.
Apakah kejelasan
tujuan dari kebijakan perpanjangan pensiun untuk arsiparis madya menjadi 60
tahun. Apa yang melatarbelakangi kebijakan tersebut. Apakah Kebijakan membawa
perubahan perilaku yang lebih baik serta dapat memajukan bidang kearsipan. Atau
hanya menjadi sarana dan alat pada kelompok ternetu untuk mencapai tujuan
mereka.
Arsiparis sebagai alat selama ini dijalani
karena dapat menjadi batu loncatan/sarana akselerasi pangkat dan golongan
ruang. Dan ketika telah sampai pada pangkat golongan yang memungkinkan untuk
menjadi pejabat struktural, mengkondisikan untuk pembebasan sementara sebagai
arsiparis. Dalih diangkat menjadi pejabat structural memperkosa profesionalitas
sebagai arsiparis.
Implementasi kebijakan pembebasan sementara
dalam jabatan arsiparis yang sering mampir ditelinga kita adalah ketika seorang
arsiparis penyelia peñata tingkat I golongan ruang III/d telah diangkat menjadi
pejabat struktural eselon IV.
Namun tak jarang kita temukan bahwa Seorang
arsiparis penata tingkat 1 golongan III/d dalam jangka waktu satu tahun sejak
dibebaskan sementara dari jabatannya yang tidak mengumpulkan angka kredit minimal
10 dari tugas pokok dapat tidak diterbitkan SK pemberhentian jabatan fungsional
arsiparis.
Kebijakan pemberhentian dari jabatan
arsiparis sering dilupakan oleh unit kerja Pembina kepegawaian. Lengahnya dalam
pembinaan kepegawaian ketika seseorang menjalani pembebasan sementara
dikarenakan menjadi pejabat struktural yang melebihi satu tahun. Akibatnya dapat terjadi seorang menjadi
pejabat struktural yang mendapat SK pemberhentian sementara dari jabatan
arsiparis dapat mengajukan untuk dilakukan pengangkatan kembali.
1.2 Tinjauan
Teoritis
Tinjauan teoritis yang dipergunakan penulis
dalam membasah adalah Tahapan dalam proses Implementasi kebijakan menurut Sabartier dan Mazmanian. Tahapan tersebut antara lain adalah output kebijakan
dari organisasi pelaksana, kepatuhan target terhadap output kebijakan, hasil
nyata kebijakan, diterimanya hasil tersebut dan revisi kebijakan
Tahap - tahap implementasi suatu kebijakan
akan dipengaruhi oleh 2 faktor. Factor yang pertama adalah Daya dukung
peraturan dan faktor yang kedua adalah variable non peraturan. Daya dukung
peraturan terdiri atas kejelasan dan konsistensi tujuan, teori kausal yang
memadai, sumber dana yang cukup, integritas organisasi pelaksana dan diskresi
pelaksana
Sedangkan variable non peraturan terdiri
atas kondisi sosio, ekonomi dan teknologi, dukungan public, sikap dan
sumberdaya dari kelompok sasaran, dukungan pejabat yang lebih tinggi, serta
komitmen dan kualitas
1.3 Rumusan
Masalah
Berdasarkan hal tersebut di atas, penulis
mengangkat permasalahan bagaimanakah implementasi kebijakan Perpres
perpanjangan batas usia pensiun untuk arsiparis madya
2. PEMBAHASAN
2.1 Output,
kepatuhan, dan hasil nyata kebijakan
Peraturan Presiden tentang perpanjangan BUP
arsiparis madya memberikan penghargaan kepada jabatan fungsional yang telah
memberikan pengabdian kepada profesionalitas. Selain itu output yang diharapkan
adalah memperkuat bidang kearsipan dimana secara kuantitatif tidak banyak
arsiparis Pembina utama madya. Masih dibutuhkannya pemikiran dan kiprah para
arsiparis Pembina utama madya dalam memajukan bidang kearsipan.
Output tersebut diatas harus dipertanyakan
kepada lembaga/kementerian sebagai pelaksana dari kebijakan apakah mendapatkan
kepatuhan. Kepatuhan yang dapat diukur adalah hasil nyata bahwa seorang
arsiparis Pembina utama madya dapat memberikan sumbangsih pada
lembaga/kementerian terkait dalam bidang kearsipan.
Jika yang terjadi di unit
lembaga/kementerian bahwa apresiasi serta perkembangan bidang kearsipan masih
di bawah rata rata, dapat disebut maksud dari tujuan kebijakan BUP arsiparis
madya tidak konsisten dalam mencapai tujuannya.
2.2 Daya
dukung peraturan
2.2.1 Sumber dana yang cukup
Pembangunan bidang kearsipan mustahil dapat
berhasil tanpa ada sumber pendanaan yang cukup. Seringnya ditemukan dana yang
terbatas dalam bidang kearsipan akan mengakibatkan tawar menawar dari suatu
kebijakan. dari nilai tawar yang
disodorkan akan dijadikan sumber pendanaan bagi bidang kearsipan. Maka tak proses
implementasi dari suatu kebijakan menemukan titik ouput nyata dari sebuah tawar
menawar.
Akselesari dari tujuan kebijakan BUP
terkait sumbangsih yang nyata melalui pendanaan pada bidang kearsipan akan
menjadi pilihan organisasi Pembina. Akselerasi tersebut sangat nyata dan
menjadi pilian.
2.2.2 Integritas organisasi pelaksana
Baik organisasi Pembina maupun organisasi
yang dibina akan mengeluarkan jurus jurus tertentu demi tujuan yang telah
ditetapkan. Bagi instansi Pembina (ANRI), jika memang memungkinkan untuk mengkomunikasikan kebijakan dengan baik dan
tidak menyalahi koridor organisasi pelaksana, maka integritas organisasi tetap
akan terjaga.
Pada proses komunikasi organisasi inilah
yang menjadi kunci bahwa integritas dari organisasi pelaksana tidak akan juga
terganggu. Begitu sebaliknya dalam komunikasi terdapat intergritas yang
mengganggu, maka baik organisasi Pembina maupun organisasi pelaksana akan
memperhatikan hal tersebut.
2.2.3 Teori kausal
Ada dasar dasar kenapa suatu peraturan
harus tetap ditegakkan, dan juga ada pula pengecualian. Untuk tetap
mempertahankan maksud dari suatu peraturan maka akan ditinjau dari tujuan suatu
kebijakan. implementasi kebijakan pemberhentian yang tidak dilakukan oleh
Pembina kepegawaian akan menjadi celah. Celah sehingga contoh usulan pengangkatan
kembali dari pemberhentian sementara akan diusulkan dengan disponsori pejabat
yang lebih tinggi
2.3 Variabel
non peraturan
2.3.1 Sikap kelompok sasaran
Sikap dan anggapan para arsiparis mengenai
kebijakan BUP masih bersifat biasa biasa saja. Artinya tidak terdapat euphoria
berlebih dari kebijakan, dikarenakan penilaian arsiparis Pembina utama madya
berada di ANRI dan untuk angka kreditnya pun masih susah untuk dikumpulkan.
Sisi yang lain, para arsiparis merasa
bangga karena terdapat penghargaan atas pembelaan kepada profesionalitas
kearsipan. Arsiparis akan merasa tertantang dengan penghargaan tersebut. Jika
ternyata ada satu atau dua orang yang telah mendapatkan manfaat dari kebijakan
tersebut maka akan mendongkrak motifasi arsiparis.
2.3.2 Dukungan pejabat yang lebih tinggi
Pada variable ini, penulis berpendapat
bahwa ada hal positif. Hal positif adalah terjadi peningkatan apresiasi pada
kompetensi arsiparis. Tidaklah merasa kecil hati bahwa seorang arsiparis akan
mendapat dukungan menuju jabatan strategis. Hal tersebut terlepas dari komitmen
dan tujuan dari pejabat yang lebih tinggi dalam memberikan dukungan.
2.3.3 Kondisi sosial, ekonomi dan teknologi
Derasnya informasi sebagai akibat dari
teknologi informasi membawa dampak yang signifikan pada stabilitas keadaan social.
Organisasi pelaksana akan terasa mudah untuk menelusuri praktek praktek ketidak
konsistenan dalam pelaksanaan suatu keputusan. Hal tersebut dapat dimungkinkan
untuk mencontek suatu kasu sehingga menjadi justifikasi. Apakah kemudian dengan
meloloskan satu orang dapat menghentikan langkah orang yang lain, begitupun
sebaliknya.
3. KESIMPULAN
Implementasi kebijakan Perpres perpanjangan
batas usia pensiun untuk arsiparis madya tahun 2012 pada tataran ouput
kebijakan dari ANRI dipergunakan untuk mendukung pembangunan bidang kearsipan
kepada seluruh kementerian/lembaga dan pemerintah daerah.
Implementasi kebijakan Perpres perpanjangan
batas usia pensiun untuk arsiparis madya tahun 2012 pada tataran kepatuhan
target terhadap ouput kebijakan membawa dampak pembinaan kepegawaian dan
organisasi. Memungkinkannya usulan unit Pembina kepegawaian ke ANRI untuk
mendapat rekomendasi menjadi jalan yang ditempuh jika patuh terhadap output
kebijakan termaksud. Jalan mengkomunikasikan kepatuhan terhadap aturan
pelaksana Perpres perpanjangan batas usia pension harus dipenuhi terlebih
dahulu sebelum diterbitkannya rekomendasi dari ANRI. Pada aturan ini sebetulnya
mengharap kesadaran dari kelompok sasaran atau arsiparis patuh kepada Permenpan
termaksud.
Implementasi kebijakan Perpres perpanjangan
batas usia pensiun untuk arsiparis madya tahun 2012 pada tataran hasil nyata
output kebijakan memunculkan konflik, tawar menawar, serta persuasive. Birokrat
tingkat atas dan bawah dan kelompok arsiparis justru lebih intensif
memperjuangkan kepentingan masing masing. Bukannya mendukung perkembangan
profesi dan tuntutan kompetensi arsiparis.
4. SARAN
- Perlu adanya penyelarasan tujuan kebijakan dengan aturan pelaksanaan. Perlu segera dilaksanakan Revisi Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka kreditnya untuk memberikan penjelasan tentang kebijakan Perpres perpanjangan batas usia pensiun untuk arsiparis madya tahun 2012;
- Pada sisi pembinaan kepegawaian, harus segera menerbitkan SK Pemberhentian TETAP (BUKAN SEMENTARA) dari jabatan arsiparis sesuai pasal 32 Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka kreditnya;
- Revisi Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan angka kreditnya perlu memasukan klausul tidak dapat diangkat kembali setelah diberhentikan dalam jabatan arsiparis;
- Revisi Peraturan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan
Fungsional Arsiparis dan angka kreditnya memasukan bab tersendiri mengenai
pengangkatan kembali ke dalam jabatan arsiparis dengan kriteria yang ketat
mendukung komitmen dan kualitas tujuan pembangunan pada bidang kearsipan;
- Kode etik arsiparis dalam membangun profesionalitas seperti loyal terhadap profesi harus juga dimasukkan dalam revisi aturan termaksud.
Kamis, 23 Mei 2013
Sistem Pengarsipan di Ditjen Migas
BAB I PENDAHULUAN
1.1 LATAR
BELAKANG
Arsip dan informasi merupakan
sumber daya suatu organisasi. Arsip merupakan dasar pelaksanaan organisasi,
akuntabilitas, compliance
with legislative requirements dan
pengembangan memori organisasi.
Pengertian arsip sebagai
informasi tertentu yang terekam dalam suatu media termasuk data di dalam sistem
infomasi komputer. Arsip merupakan hasil dari sebuah transaksi atau membuat
sebuah bukti dari sebuah aktivitas kerja.
Contoh Tipe transaksi yang menjadi
bagian dari aktivitas kerja yakni korespondensi (surat menyurat), pelaksanaan
dari kebijakan / peraturan / keputusan / SOP dan notulensi rapat. Notulensi
rapat haruslah ditandatangani oleh pimpinan rapat. Selain itu juga harus
didukung oleh bahan - bahan seperti bahan tayangan/file presentasi, daftar
hadir, dan berkas lain menjadi dasar terjadinya suatu rapat.
Hampir tidak ada satu sistem
kearsipan yang kompatibel atau dapat diterapkan untuk semua jenis arsip dan
atau semua institusi/organisasi. Bisa jadi satu institusi atau organisasi
memerlukan beberapa bahkan banyak sistem pengarsipan. Bahkan untuk satu
organisasi yang memiliki beberapa satuan kerja, pasti akan memerlukan banyak
sistem pengarsipan.
Jika suatu organisasi menggunakan
single sistem pengarsipan, akan menemukan kelemahan dalam teridentifikasi,
tertemukan kembali serta teraksesnya suatu arsip.
1.2 RUMUSAN DAN
BATASAN MASALAH
Rumusan dan
batasan masalah pada penulisan ini adalah “Apa
saja sistem pengarsipan yang dapat dilaksanakan oleh Ditjen Migas?”
1.3 TUJUAN
Tujuan
tulisan ini adalah
1.
melaksanakan kegiatan pengembangan profesi arsiparis
dengan membuat karya tulis yang dapat dipublikasikan atau tidak dipublikasikan
2.
merangkum sistem pengarsipan yang telah dilaksanakan
3.
membandingkan antara jenis/seri arsip dengan khasanah
yang dikelola sampai dengan 2013
1.4 KERANGKA /TINJAUAN
TEORI
Melalui terjemahan bebas dari
Artikel internet yang berjudul “Records Management Policy And Procedures Manual
di University Of Melbourne Created: 28 November 2002, Last modified: Tuesday,
21-Oct-2003 05:35:45 AEST, Authorised by: Manager Records Services, Maintained by: Jon-Paul Williams, E-mail: jpmw@unimelb.edu.au penulis mendasarkan
analisa sistem pengarsipan pada ditjen Migas. Bagian dari artikel tersebut
antara lain adalah:
1.4.1. Manajemen arsip.
Manajemen arsip
terdiri beberapa kegiatan yang antara lain adalah:
1.
Kegiatan menampung arsip. arsip yang tidak komplit
harus dilengkapi di manajemen arsip. merekonstrksi agar arsip bersifat handal.
Menjaga keterkaitan antara isi, kerangka kegiatan dan struktur berkasnya.
Pemanfaatan arsip sehingga dapat berguna dalam hukum, pembuktian, dan referensi
2.
Pembahasan kebutuhan perlindangan kepentingan organiasi
terhadap suatu arsip
3.
Preservasi memori organisasi
4.
Memutuskan berapa lama atau jangka waktu arsip harus
disimpan, dipindahkan, dan diserahkan.
Ukuran dari
manajemen arsip yang baik adalah ketika arsip dapat teridentifikasi, arsip
dapat diketemukan kembali, dan arsip dapat diakses.
1.4.2 Modus – modus terciptanya arsip
Modus
terciptanya arsip dapat dilihat dari beberapa fakta yang antara lain adalah
1.
Kebutuhan dari seorang pelaksana kegiatan untuk
membuktikan hasil kerja contohnya fotokopi tanda terima surat, pertinggal surat/laporan
dan lain sebagainya
2.
Kepentingan menjadikan dasar suatu penagihan atau
pembayaran atau dasar pelaksanaan suatu kegiatan contohnya perjanjian kontrak
pengadaan, surat perjanjian sewa, klaim asuransi. SK Kenaikan pangkat,
rekomendasi impor dan lain sebagainya
3.
Pengesahan dari pelaku yang memiliki kewenangan.
Kewenangan biasanya dilindungi oleh peraturan perundangan.
4.
Akumulasi suatu proses dari beberapa dan bahkan banyak
pelaku untuk mendapatkan ouput dan outcome. Misalnya dikirim dan diterimanya suatu
surat untuk kepentingan tertentu. Ditindaklanjuti surat masuk dengan
dibuatkannya surat keluar dan lain sebagainya.
1.4.3. Sistem Pengarsipan yang baik
Kriteria untuk disebut “baik” maka sistem pengarsipan harus dapat
1.
Berstrukturkan komplet dan komprehensif dan yang utama
adalah mudah dilaksanakan oleh pelaksana
2.
Memperdayakan arsiparis sebagai operator sistem baik
dalam alih ketrampilan maupun manual book yang dapat dipergunakan oleh operator
lain (jika terdapat pergantian operator)
3.
Memastikan arsip terlindungi dan terdapat preservasinya
4.
Rendah beaya
5.
Kemungkinan mencegah missing file atau kesalahan
pemberkasan serta melebur duplikasi yang berlebihan
6.
Menjadi sarana bantu dalam kecepatan pencarian arsip
7.
Sistem pengarsipan harus mencerminkan tugas dan fungsi
serta uarain jabatan seorang pejabat, baik jabatan fungsional maupun jabatan
struktural
1.4.4. Desain Dan Mendesain Ulang Sistem Pengarsipan
Beberapa hal
yang perlu diperhatikan dalam membuat desain dan mendesaiin ulang sistem
pengarsipan yakni:
1.
Hubungan berkas dan file mempunyai perbedaan kategori
2.
Dilakukan desain ulang jika tingkat penemuan kembali
nya rendah
3.
Ketidaktepatan dalam penempatan / penyimpanan sehinga
menyebabkan lamanya penemuan arsip
4.
Terdapat beberapa ruangan yang dipergunakan untuk
penyimpanan arsip. macam ruang penyimpanan seperti records center, ruang
pengolahan, ruang simpan arsip inaktif, ruang simpan arsip aktif. Ruang ruang
tersebut mempunyai fungsi yang sama yakni penyimpanan, namun kategori
penyimpanannya berbeda beda
5.
Tinggnya angka duplikasi arsip
6.
Pergantian personel atau arsiparis sebagai operatir
sistem pengarsipan
7.
Keutuhan dan kelengkapan berkas arsip
8.
Rak statis atau rol opec yang penuh dan kelebihan
muatan
1.4.5. Survey Dan Pengumpulan Bahan
Dalam rangka
membuat dasar penentuan desain atau mendesain ulang sistem pengarsipan, perlu
didukung oleh data data sebagai berikut:
1.
Bagaimanakah arsip ditemukan kembali atau dipergunakan
oleh pengguna
Data dapat dikumpulkan dengan menanyakan kepada
pengguna arsip, apakah nomor menjadi dasar pencarian?, dan apakah pencarian
arsip dicari dengan menanyakan subyeknya?, bahkan tanggal dan tahunnya?
2.
Berapa banyak arsip yang tercipta
Volume yang banyak namun jenis yang sedikit, mungkin
tak mempergunakan sistem alphabetic. Jenis yang sedikit namun menyangkut
kepemilikan orang banyak, akan cocok dengan alpabetik mislnya arsip kenaikan
pangkat pegawai.
3.
Siapakah pengguna arsip
Karakteristik pengguna dan mengetahui maksud
penggunaan akan mempengarui penentuan sistem. Jika penggunaan arsip untuk memetakan
lokasi sumberdaya alam, kemungkinan yang cocok adalah sistem geografis.
Penggunanya adalah manajer, maka akan cocok jika sistem subyek (terkait dengan
manajemen)
4.
Berapa luas ruang simpan dan berapa jumlah ruangan
arsip
Pelaksanaan sistem pengarsipan nantinya akan dikontrol oleh
petugas, dengan sistem sentral atau desentralisasi tergantung dengan
karakteristik organisasi, jika organisasi terdiri dari satuan kerja, bahkan
satuan kerja terbagi unit kerja yang terpisah oleh letak dan alamat kantor.
BAB II PEMBAHASAN
2.1
Rangkuman Jenis
Arsip dan Sistem Pengarsipan pada Ditjen Migas
|
No
|
Jenis arsip
|
Desain sistem pengarsipan
|
|
1
|
Arsip konvensional
|
Berdasarkan unit eselon III yang menyerahkan arsip
Jika diketemukan bercanpur maka dijadikan per eselon 2
|
|
2
|
Arsip keuangan, Berkas SP2D (pembayaran pengadaan
barang / jasa)
|
Metode pangadaan (lelang, pengadaan langsung)
Bidang ke-PPK an yakni PJDGB, PIGBT, PLG 3 Kg, Non
fisik, dan penunjang
Berdasarkan unit kerja penanggungjawab kegiatan (untuk
PPK Penunjang
|
|
3
|
Arsip penggunaan tenaga kerja asing
|
Abjad berdasarkan perusahaan
Jenis Perizinan (IMTA, RPTKA, IKTA)
Proses (status permohonan ditolak)
|
|
4
|
Arsip dokumen UKL dan UPL
|
Geografi
Perusahaan
|
|
5
|
Laporan pekerjaan konstruksi Jaringan Gas Bumi
|
Per tahun
Geografi (daerah pembangunan)
Jenis pekerjaan (FEED, Konstruksi, Pengawasan, dan UKL
UPL)
|
|
6
|
Dokumen Lelang
|
Berdasarkan nama paket pekerjaan
Berdasarkan pokja (unit eselon II)
|
|
7
|
Korespondensi
|
Konseptor surat keluar (per eselon 2 yakni DJM.S,
DJM.E, DJM.B, DJM.O, dan DJM.T)
Surat masuk dengan system kronologis (agenda
diterimanya surat)
Surat masuk dengan system kronologis (surat masuk
diberikan nomor agenda)
Jenis internal dan eksternal
Bentuk (nota dinas, surat, keputusan)
|
|
8
|
Arsip surat keterangan terdaftar
|
Permohonan dan hasil evaluasi sedangkan untuk dokumen
permohonan dikembalikan kepada perusahaan yang bersangkutan
|
|
9
|
Arsip standarisasi teknik migas
|
|
|
10
|
Arsip keselamatan hulu migas
|
|
|
11
|
Arsip Harga dan Subsidi
|
Belum terdapat system pengarsipan (dideskrepsi sesuai
dengan judul dokumen)
|
|
12
|
Arsip Kerjasama Migas
|
Organisasi multilateral
Organisasi bilateral
Dalam negeri
|
|
13
|
Arsip hukum
|
|
|
14
|
Pengembangan investasi
|
|
|
15
|
Pengolahan
|
|
|
16
|
Work program & budget KKS
|
-
Perusahaan
-
Wilayah kerja
|
|
17
|
Penyiapan program
|
-
|
|
18
|
|
-
|
2.2 Jenis dan Seri sebagai Khasanah Arsip
Ditjen Migas yang wajib dikelola
Terdapat
80 jenis / seri arsip sebagaimana tersurat pada peraturan Menteri ESDM nomor 18
tahun 2011 tentang JRA Arsup Subtantif Migas. Pada kenyataannya data tentang
jenis dan seri yang tersebut di atas masih jauh dari 80 jenis dan seri yang
sudah ditetapkan pada permen ESDM.
Idealnya,
jenis dan seri arsip ditjen migas terdiri dari:
|
No
|
Jenis / Seri
|
|
1
|
Penyiapan dan Perencanaan Program Minyak dan Gas Bumi
|
|
2
|
Rekomendasi Penanaman Modal
|
|
3
|
Rencana dan Realisasi Investasi Minyak dan Gas Bumi
|
|
4
|
Usulan Kebijakan Investasi Kegiatan Usaha Minyak dan
Gas Bumi
|
|
5
|
Layanan Informasi Peluang Investasi Minyak dan Gas Bumi
|
|
6
|
Penetapan Harga Minyak Mentah
|
|
7
|
Monitoring Lifting
|
|
8
|
Bahan Penetapan PNBP dan Tarif Minyak dan Gas Bumi
|
|
9
|
Penetapan Bagi Hasil Penerimaan Negara Bukan Pajak
(PNBP) Minyak dan Gas Bumi
|
|
10
|
Pelaksanaan Pemeriksaan dan Pengujian PNBP
|
|
11
|
Penetapan Daerah Penghasil Minyak dan Gas Bumi
|
|
12
|
Ketenagakerjaan Minyak dan Gas Bumi
|
|
13
|
Pengelolaan Barang Operasi
|
|
14
|
Verifikasi Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN)
|
|
15
|
Rekomendasi Kemampuan Produksi Barang dan Jasa Dalam
Negeri
|
|
16
|
Penyaksian Proses Produksi (Witnessing)
|
|
17
|
Penyiapan Bahan Bilateral/Multilateral dan Regional
|
|
18
|
Pengurusan Kegiatan Kerja Sama Lembaga Internasional
|
|
19
|
Penyusunan Dokumentasi Kesepakatan atau Perjanjian
Kerja Sama Internasional
|
|
20
|
Pengelolaan Kerja Sama Dalam Negeri
|
|
21
|
Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja (WK) Minyak dan
Gas Bumi Melalui Lelang Reguler
|
|
22
|
Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja Minyak dan Gas
Bumi melalui Studi Bersama dan Joint Evaluasi
|
|
23
|
Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja Gas Metana
Batubara
|
|
24
|
Monitoring Work Program & Budget (WP&B) KKKS
|
|
25
|
Fasilitasi Pelaksanaan Partisipasi Interest
|
|
26
|
Penyelesaian Tumpang Tindih Lahan
|
|
27
|
Perpanjangan Kontrak KKS
|
|
28
|
Penilaian Rencana Pengembangan Lapangan (POD Pertama)
|
|
29
|
Penetapan Harga Gas
|
|
30
|
Pelayanan Eksploitasi Minyak dan Gas Bumi
|
|
31
|
Pemantauan Eksploitasi Minyak dan Gas Bumi
|
|
32
|
Pelayanan Eksplorasi Minyak dan Gas Bumi
|
|
33
|
Pemantauan Eksplorasi Minyak dan Gas Bumi
|
|
34
|
Permohonan Izin Usaha Pengolahan, Pengangkutan,
Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar
Lain
|
|
35
|
Surat Izin Usaha Pengolahan, Pengangkutan, Penyimpanan,
dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
|
|
36
|
Laporan Berkala Badan Usaha Pengolahan, Pengangkutan,
Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar
Lain
|
|
37
|
Laporan Monitoring dan Pengawasan Usaha Pengolahan,
Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan
dan Bahan Bakar Lain
|
|
38
|
Laporan Sosialisasi Usaha Pengolahan Pengangkutan,
Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar
Lain
|
|
39
|
SK Penetapan Spesifikasi BBM, BBG, LPG,dan Bahan Bakar
Lain
|
|
40
|
Laporan Pemeriksaan Mutu BBM, BBG, LPG,dan Bahan Bakar
Lain
|
|
41
|
Dokumen Kajian Kerja Sama Teknik Pengolahan
|
|
42
|
Permohonan Pertimbangan Tertulis Pabrikasi, Pengolahan
Pelumas Bekas, dan Pengemasan
|
|
43
|
Surat Pertimbangan Tertulis Pabrikasi, Pengolahan
Pelumas Bekas, dan Pengemasan
|
|
44
|
Permohonan Rekomendasi Ekspor Impor Minyak Bumi,
BBM,LNG,LPG, Gas Bumi, Hasil Olahan, Bahan Bakar Lain, dan Pelumas
|
|
45
|
Surat Rekomendasi Ekspor Impor Minyak Bumi,
BBM,LNG,LPG, Gas Bumi, Hasil Olahan, Bahan Bakar Lain, dan Pelumas
|
|
46
|
Permohonan Importir Pelumas
|
|
47
|
Surat Rekomendasi Importir Pelumas
|
|
48
|
Pemantauan Harga dan Subsidi Bahan Bakar
|
|
49
|
Harga dan Subsidi Bahan Bakar Minyak dan Gas Bumi
|
|
50
|
Laporan Proyek Sosialisasi dan Pengurangan Harga dan
Subsidi
|
|
51
|
Proyek Perlindungan Konsumen
|
|
52
|
Laporan Proyek Penetapan harga BBM, LPG dan BBG
|
|
53
|
Konversi Minyak Tanah ke LPG
|
|
54
|
Dokumen Perumusan RSNI (Rancangan Standar Nasional
Indonesia) / RSKKNI (Rancangan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia)
|
|
55
|
Dokumen Penerapan Standar Nasional Indonesia (SNI) /
Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI)
|
|
56
|
Dokumen Pembinaan Penerapan SNI/SKKNI
|
|
57
|
Registrasi Nomor Pelumas Terdaftar (NPT)
|
|
58
|
Buku Register Welding Procedure Specification (WPS) /
Procedure Qualification Record (PQR)
|
|
59
|
Register dan Sertifikat Kualifikasi Juru Las
|
|
60
|
Dokumen Persetujuan Penunjukkan Kepala/Wakil Kepala
Teknik Tambang Hulu dan Hilir
|
|
61
|
Pemberian Penghargaan Keselamatan Kerja
|
|
62
|
Pengawasan Keselamatan Kegiatan dan Keselamatan Pekerja
Hulu
|
|
63
|
Pengawasan Keselamatan Kegiatan dan Keselamatan Pekerja
Hilir
|
|
64
|
Pemeriksaan Teknis dan Pengujian Instalasi dan
Peralatan Hulu Minyak dan Gas Bumi
|
|
65
|
Pemeriksaan Teknis dan Pengujian Instalasi dan
Peralatan Hilir Minyak dan Gas Bumi
|
|
66
|
Pemeriksaan Kalibrasi Teknis dan Kalibrasi Alat Ukur
Kegiatan Minyak dan Gas Bumi
|
|
67
|
Pengawasan Keselamatan Instalasi dan Peralatan Hulu
Minyak dan Gas Bumi
|
|
68
|
Pemeriksaan Rutin Keselamatan Operasi Hilir Minyak dan
Gas Bumi
|
|
69
|
Pengesahan Prosedur Penyerahan atau Pemindahan Minyak
dan Gas Bumi
|
|
70
|
Dokumen Sosialisasi Keselamatan Instalasi dan Peralatan
Minyak dan Gas Bumi
|
|
71
|
Dokumen Analisis Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL)
|
|
72
|
Dokumen Upaya Pengelolaan Lingkungan (UKL) dan Upaya
Pemantauan Lingkungan (UPL)
|
|
73
|
Rekomendasi Bahan Kimia
|
|
74
|
Pengawasan Pelaksanaan Pengelolaan dan Pemantauan
Lingkungan
|
|
75
|
Dokumen Usaha Penunjang Minyak dan Gas Bumi
|
|
76
|
Pembinaan dan Pengawasan Usaha Penunjang Minyak dan Gas
Bumi
|
|
77
|
Dokumen Lisensi Perusahaan Jasa Inspeksi Teknik (PJIT)
Minyak dan Gas Bumi
|
|
78
|
Pembinaan dan Pengawasan Perusahaan Jasa Inpeksi Teknik
(PJIT)
|
|
79
|
Dokumen Rekomendasi Lembaga Sertifikasi
|
|
80
|
Pembinaan dan Pengawasan Lembaga Sertifikasi
|
2.3 Kapasitas simpan ditjen Migas sampai
dengan 2013
Permasalahan
ruang simpan di Ditjen Migas menjadi salah satu penyebab tidak lengkapnya
khasanah yang dimiliki sesuai dengan JRA subtantif Migas. Ruang penyimpanan arsip
ditjen migas terdiri atas
a.
Sewa ruang di arsip Nasional yang memiliki kapasitas
simpan 3400 boks
b.
Ruang simpan arsip di Gedung Plaza Centris Migas Lantai
8 terdiri atas 1000 boks arsip
c.
Kavling yang disediakan di Pusat Arsip KESDM terdiri
atas 2000 boks arsip
d.
Ruang Arsip Lantai 12 memiliki kapasitas 400 boks
Menilik dari nasib akhir arsip sibstantif
minyak dan gas bumi dan pertumbuhan arsip bahwa kapasitas 6800 boks arsip belum
memadai untuk melengkapi khasanah arsip.
2.4 Volume arsip konvensional ditjen migas
sampai dengan tahun 2013
a.
Jumlah arsip yang disimpan di ruang sewa ANRI
|
No
|
Jenis/seri arsip
|
Kode Unit
|
Jml Boks
|
|
1
|
Berkas Direktur Jenderal
|
DJM
|
91
|
|
2
|
Dok Lelang sebelum 2009
|
ULP
|
85
|
|
3
|
Dok.Lelang Jargas 2009
|
ULP
|
57
|
|
4
|
Dok.Lelang Jargas 2010
|
ULP
|
96
|
|
5
|
Duplikasi
|
|
16
|
|
6
|
Harga dan Subsidi
|
DMOH
|
79
|
|
7
|
Hukum
|
SDMH
|
23
|
|
8
|
Kerjasama
|
DMBK
|
81
|
|
9
|
Keselamatan Operasi hulu
|
DMTT
|
80
|
|
10
|
Keuangan (belum Manuver)
|
SDMK
|
47
|
|
11
|
Keuangan (dari lantai 4)
|
SDMK
|
8
|
|
12
|
Keuangan (data paket III)
|
SDMK
|
207
|
|
13
|
Keuangan (lap Lelang)
|
SDMK
|
9
|
|
14
|
Keuangan (MK)
|
SDMK
|
92
|
|
15
|
Keuangan (per pelaksana)
|
SDMK
|
19
|
|
16
|
Keuangan (PJDGB)
|
SDMK
|
22
|
|
17
|
Keuangan (SP2D Lelang)
|
SDMK
|
231
|
|
18
|
Keuangan (SP2D non lelang)
|
SDMK
|
305
|
|
19
|
Keuangan (WP)
|
SDMK
|
34
|
|
20
|
Keuangan (YD)
|
SDMK
|
90
|
|
21
|
Laporan Pekerjaan Jargas
|
DMON
|
237
|
|
22
|
Lindung dan Lingkungan
|
DMTL
|
77
|
|
23
|
Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri
|
DMBD
|
369
|
|
24
|
Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri
|
DMBD
|
30
|
|
25
|
Pembinaan Usaha Hulu
|
DME
|
57
|
|
26
|
Pengangkutan dan Penyimpanan
|
DMOP
|
26
|
|
27
|
Pengelolaan non bahan Bakar
|
DMOK
|
67
|
|
28
|
Pengembangan Investasi
|
DMBI
|
46
|
|
29
|
Pengolahan
|
DMOO
|
5
|
|
30
|
Pengurusan Paspor Dinas
|
SDMU
|
8
|
|
31
|
Penyiapan Program
|
DMBS
|
11
|
|
32
|
Persuratan
|
DMT
|
49
|
|
33
|
Persuratan
|
DJM
|
31
|
|
34
|
Persuratan
|
DJM
|
10
|
|
35
|
Rencana dan Laporan
|
SDML
|
246
|
|
36
|
Sekretariat Ditjen
|
SDM
|
52
|
|
37
|
Standarisasi
|
DMTS
|
50
|
|
38
|
Standarisasi
|
DMTS
|
47
|
|
39
|
Standarisasi
|
DMTS
|
122
|
|
40
|
Umum dan Kepegawaian (MU/kepeg)
|
SDMU
|
61
|
|
41
|
Umum dan Kepegawaian (MU/RT dan perleng)
|
SDMU
|
19
|
|
42
|
Usaha Penunjang
|
DMTP
|
27
|
|
43
|
Video Dialog TV
|
|
8
|
|
44
|
Wilayah Kerja Migas
|
DMEW
|
8
|
|
Jumlah Total Boks yang disimpan di ANRI
|
3335
|
||
b.
Jumlah arsip yang disimpan di ruang arsip lantai 8
gedung Plaza centris
|
No
|
Jenis/seri arsip
|
Kode Unit
|
Jml Boks
|
|
1
|
Persuratan
|
DJM
|
150
|
|
Persuratan
|
DMO
|
40
|
|
|
Persuratan
|
DMB
|
30
|
|
|
SP2D Tahun 2011 (metode pelelangan)
|
SDMK
|
105
|
|
|
Laporan Pekerjaan Pembangunan Infrastruktur gas untuk
Transportasi (PIGBT)
|
DMTE
|
100
|
|
|
|
Laporan proyek PJDGB
|
DMON
|
150
|
|
|
Dokumen lelang PIGBT
|
DMTE
|
80
|
|
|
Dokumen lelang
|
SDM
|
25
|
|
|
Berkas DJM
|
DJM
|
10
|
|
|
Dokumen Lelang LPG 3 Kg
|
DMOH
|
150
|
|
|
Space untuk boks hasil olahan
|
|
160
|
|
|
|
|
1000
|
c.
Jumlah arsip yang disimpan di ruang arsip Pusat Arsip
KESDM
|
No
|
Jenis/seri arsip
|
Kode Unit
|
Jml Boks
|
|
1
|
Arsip migas (dikelola sebelum tahun 2008)
|
SDMU
|
400
|
|
2
|
Arsip hukum (pindahan ruang arsip hukum lantai 15)
|
SDMH
|
2000
|
|
3
|
Arsip non subtantif migas/fasilitatif
|
100
|
|
|
Jumlah Total Boks
|
2500
|
||
d.
Jumlah arsip yang disimpan di ruang arsip Arsip Lantai
12 gd. Plaza centris
|
No
|
Jenis/seri arsip
|
Kode Unit
|
Jml Boks
|
|
1
|
Berkas SP2D tahun 2012
|
SDMK
|
200
|
|
2
|
Space untuk boks hasil olahan
|
200
|
|
|
Jumlah total
|
400
|
||
BAB III KESIMPULAN
3.1 Kesimpulan
a.
sistem pengarsipan yang telah dilaksanakan pada ditjen
migas masih perlu banyak dikembangkan. System pengarsipan seperti abjad,
numeric, geografi, kronologis diadop untuk mendapatkan desain system
pengarsipan yang ideal. Yang sudah dikembangkan adalah penataan dokumen
keuangan pada tahun 2013.
b.
Perbandingan antara jenis/seri arsip dengan khasanah
yang dikelola dengan idealnya
Jika
dibandingkan antara keadaan ideal dengan keberadaan arsip, masih sangat jauh.
Terdapat delapan puluh jenis dan seri arsip substantive migas, namun masih 10%
jenis dan seri tersebut dapat dipelihara.
c.
Kebutuhan ruang menjadi kendala dalam pengelolaan dan
pemeliharaan arsip. kelengkapan khasanah ditentukan oleh kesadaran unit kerja
eselon III dalam menyerahkan arsip.
d.
Dari data pembahasan belum Nampak periodesasi atau
kurun waktu arsip arsip yang tercipta sehingga nilai dari khasanah arsip masih
kurang.
3.2 Saran
a.
Desain dari system pengarsipan disesuaikan dengan
kebutuhan pencarian. Selama ini masih dikelompookan berdasarkan unit kerja
eselon III. Ketika tidak diketemukan eselon III maka dikelompokkan berdasarkan
unit kerja eselon 2. Jenis dan seri di dalam JRA substantive dapat menjadi
acuan pertama dalam pengelompokkan. Dalam sub seri atau berkas harus
dikembangkan agar memudahkan dalam pencarian
b.
Mendasarkan pada data keberadaan arsip yang telah
dipelihara, masih dibutuhkan sosialisasi dan keaktifan dari unit kersipan.
Solusi kekurangan ruang harus segera diantisipasi mengingat tingginya
pertumbuhan arsip di ditjen migas.
c.
Mendata dan mengukur kapasitas simpan pada ruang arsip
di unit kerja eselon III. Selama ini ruang arsip tersebut tidak dipergunkan
sebagaimana mestinya. Dengan demikian diharapkan optimalisasi ruangan arsip di
Gedung Plaza centris Migas
3.3 Rekomendasi
a.
Mengkonsep surat Sesditjen migas yang ditujukan kepada
direktur di lingkungan Ditjen Migas untuk mengelompokkan arsip sesuai jenis dan
seri yang ideal
b.
Konsep surat tersebut juga menganjurkan untuk
menyerahkan arsip yang telah selesai masa simpan aktifnya.
c.
Membuat program fasilitasi pendataan dan pengangkutan
dengan aktif oleh unit kearsipan (SDMU)
d.
Memberikan perhatian baik penganggaran, SDM dan support
kepada pelaksana kearsipan yakni arsiparis, petugas penataan dokumen
e.
Mengaktifkan kembali database sebagai sarana
penyimpanan data (daftar Arsip)