Dokumen Pengadaan “Lelang”

 Beberapa arsip yang dihasilkan dari proses pengadaan “lelang” yakni

1.  Pengumuman Pelelangan Umum
2. Catatan tentang pendaftaran dan pengambilan dokumen kualifikasi
3. Dokumen kualifikasi yang telah diisi dan ditandatangani oleh perusahaan peserta lelang
4. Tanda terima dokumen kualifikasi
5. Daftar peserta yang lulus kualifikasi
6. Surat dan jawaban sangahan (jika ada)
7. Undangan pengambilan dokumen pemilihan kepada peserta yang lulus kualifikasi
8. Berita Acara Pemberian Penjelasan (BAPP) dokumen pemilihan yang ditandatangani oleh Pokja dan perwakilan perusahaan
9. Dokumen penawaran administrasi, teknis dan harga(1 asli dan1 rekaman) yang telah diparaf oleh pokja
10.  Berita acara evaluasi administrasi dan teknis
11. Pengumuman peserta yang lulus evaluasi
12. Berita acara pembukaan penawaran ditandatanganni oleh pokja dan 2 saksi yang dilampiri dokumen penawaran
13. Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP) ditandatangani oleh pokja
14. Surat penetapan pemenang berdasarkan BAHP
15. Pengumuman pemenang

Sebagai data pendukung untuk menetapkan pemenang akan berisikan dokumen pemilihan beserta addendum, BAPP, BAHP dan dokumen penawaran dari pemenang dan pemenang cadangan I dan 2. Dokumen penawaran dari pemenang harus diparaf

Masih menjadi perdebatan masa simpan dokumen lelang. Belum adanya peraturan JRA fasilitatif yang menuangkan seri dokumen lelang. Pertumbuhan dokumen lelang sangat tinggi. Nilai pemeriksaan atau audit menjadikan dasar dokumen lelang disimpan. Para panitia pengadaan barang dan jasa atau menurut prepres 28 tahun 2012 disebut dengan pokja sebagai pelaksana menyerahkan kepada user atau penanggungjawab kegiatan pada satu tahun setelah kegiatan terkait selesai ditenderkan.

Susunan dan histori dokumen lelang menceritakan proses pengadaan. Mulai dari pengumuman pengadaan sampai metode pelelangan. Hingga berakhir pada diputuskannya pemenang tender. Dokumen lelang terdiri dari dokumen administrasi dan dokumen prakualifikasi serta dokumen harga dan beaya dari masing masing peserta lelang. Dokumen terdiri dari 3 rangkap yakni 1 asli dan 2 rekaman. Yang termasuk dalam kategori dokumen lelang adalah dokumen dari perusahaan yang masuk kedalam daftar pendek. Sedangkan berkas pengadaan berisikan kronologis proses yang merupakan rekaman dari panitia atau pokja dalam melaksanakan proses pelelangan.

Nilai audit terkandung di dalam dokumen lelang karena dokumen tersebut untuk mendukung proses pemeriksaan baik internal (itjen) maupun eksternal (BPK). Pemeriksa akan menanyakan kepada panitia pengadaan/pokja perihal pemenangan suatu perusahaan dengan dukungan bukti bukti.

Selain nilai audit, dokumen lelang memiliki nilai hukum. Dokumen lelang akan membuktikan fair dan tidaknya proses pemilihan rekanan dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Nilai hukum terkandung dalam penyidikan yang dilakukan oleh para penegak hukum. Contohnya Penyidik KPK menyambangi gedung penyimpanan arsip kemenpora terkait kasus hambalang didasarkan. Contoh lain adalah penyidik dari mabes POLRI membawa dokumen lelang setelah memeriksa gedung Ditjen Migas untuk kasus konversi mitan.

Pengelolaan arsip lelang memang memberatkan, karena kuantitasnya yang sangat banyak. Palagi jikalau masih harus menyimpan arsip lelang untuk peserta yang tidak masuk dalam daftar pendek. Namun demikian, proses nilai audit dan nilai hukum yang melekat pada dokumen lelang, menjadi dasar penanggung jawab kegiatan untuk menyimpannya.

Pada perkembangannya, dokumen lelang akan berbentuk soft file. Bentuk bermediakan magnetic dalam format pdf. Bentuk dokumen lelang ini merupakan konsekuensi dilaksanalan e-procurement atau kemudian disebut dengan pengadaan secara elektronik.

Pengelompokkan dokumen lelang berdasarkan kepanitiaan lelang. Sebelum terbentuknya kelompok kerja pengadaan, panitia lelang menjadi pelaksana yang terdiri dari ketua, sekretaris dan para anggota.

Kepanitiaan pengadaan melalui metode lelang, pada ditjen migas dikelompokkan berdasarkan unit eselon II. Selain pengelompokkan berdasarkan unit eselon II, di ditjen migas terdapat program program pelaksanaan anggaran utama antara lain Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi, Pembangunan Infrastruktur Gas untuk Transportasi, dan pendistribusian LPG 3 Kg.

Para panitia lelang sering memberikan kode sesuai dengan jenis pekerjaan. Kode JK untuk pekerjaan Jasa konsultansi. Kode JL untuk pekerjaan Jasa Lainnya.