Teknik Penyusutan dan Penilaian Arsip Pada Lembaga Negara dan Badan Pemerintahan

Oleh : Toto Widyarsono

di Bandung, 28 - 29 JUni 2013

A.Prinsip

1. Penyusutan arsip harus sesuai dengan prosedur dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
2. Penyusutan  arsip menjadi tanggung jawab pencipta Arsip.
3. Pemusnahan arsip hanya dilakukan oleh Unit Kearsipan setelah memperoleh persetujuan pimpinan pencipta arsip.
4. Secara fisik pemusnahan dapat dilakukan di lingkungan Unit Kearsipan atau di tempat lain di bawah koordinasi dan tanggung jawab Unit Kearsipan Pencipta Arsip yang bersangkutan.
5. Pemusnahan non arsip seperti: formulir kosong, amplop, undangan dan duplikasi sebagai hasil penyiangan dapat dilaksanakan di masing-masing Unit Pengolah.
6. Setiap lembaga negara , pemerintah daerah,   perguruan   tinggi,   perusahaan, serta   organisasi kemasyarakatan   dan politik   dalam   penyelenggaraan pemerintahan   tidak   lepas   dari   penciptaan arsip. 
7. Arsip sebagai rekaman kegiatan lembaga-  lembaga   tersebut mempunyai manfaat   sebagai bahan   pengambilan   kebijakan, bukti   akuntabilitas kinerja,   memori dan identitas   serta bahan   pertanggungjawaban dalam   kehidupan   bermasyarakat,   berbangsa, dan   bernegara. 
8. Arsip harus dikelola, dipelihara dan   diselamatkan   agar   arsip dapat   dimanfaatkan   seluas-luasnya   untuk   kepentingan   publik   dan   kemaslahatan   bangsa.
9. tidak semua arsip disimpan selamanya   sebagai   arsip   statis. Sebagian besar   arsip yang sudah tidak   memiliki nilai   guna,   telah habis retensinya dan   berketerangan   dimusnahkan   berdasarkan Jadwal   Retensi Arsip   (JRA), tidak ada peraturan   perundang-  undangan yang melarang, dan  tidak   berkaitan   dengan penyelesaian proses   suatu   perkara harus   dimusnahkan.

B. Tujuan

1. Untuk efisiensi dan efektivitas kerja, serta penyelamatan informasi arsip, 
2.  Agar pencipta arsip, lembaga kearsipan dan pejabat yang bertanggung jawab dapat melakukan penyusutan arsip sesuai dengan kaedah-kaedah kearsipan dan ketentuan peraturan perundang-undangan.

C. Ruang Lingkup

    Ketentuan Umum, memuat : prinsip- prinsip, kreteria, dan pelaksana penyusutan. Prosedur dan Kewenangan Penyusutan Arsip, mencakup: prosedur pemusnahan arsip dan kewenangan bagi lembaga negara. Mekanisme penyusutan arsip, meliputi  berdasarkan JRA dan tanpa JRA

D. Pengertian

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

2. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan      secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

3. Arsip milik negara adalah arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana Negara.

4. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan.

5. Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau referensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanankan yang digunakan sebagai dasar dalam penyusutan arsip dan penyelamatan arsip. 

6. Nilai guna primer adalah nilai arsip didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pencipta arsip;

7. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip diluar pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa;

8. Nilai historis adalah nilai yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana organisasi yang bersangkutan dibentuk, dikembangkan, diatur, dilaksanakannya fungsi dan tugas serta bagaimana terjadinya peristiwa kesejarahan tanpa dikaitkan secara langsung dengan penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya;

9. Penilaian arsip adalah proses menentukan nilai arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai instrinsiknya yang dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi; 

10. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

II. KETENTUAN DALAM PENYUSUTAN ARSIP

Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi baik fisik maupun informasinya.

B. Kriteria Arsip  Yang Dapat Dimusnahkan

•      tidak memiliki nilai guna baik nilai guna primer maupun nilai guna sekunder;
•      Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
•      Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;
•       Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta arsip, meliputi:

1)        1)Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip; 2)Notulen rapat penitia pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian; 3)Surat pertimbangan dari panitia penilai kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan; 4)Surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip; 5)Surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun; 6)Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip. 7)Berita acara pemusnahan arsip 8)Daftar arsip yang dimusnahkan.