MANAJEMEN KEARSIPAN DI DITJEN MIGAS

1.                   LATAR BELAKANG

Sumbangsih bidang kearsipan dalam memberikan dukungan manajemen teknis ditjen migas semakin dibutuhkan. Hal tersebut akan terlihat dengan perkembangan birokrasi dengan tuntutan keterbukaan informasi. Sejak diundangkannya Keterbukaan Informasi Publik, suatu satuan kerja harus siap untuk dokumen bisa diakses oleh publik (mengantisipasi permintaan iformasi publik).

Dokumen / arsip hasil pelaksanaan satuan kerja ditjen migas harus didata, disimpian dan dirawat untuk beberapa waktu, serta selanjutnya akan dinilai sesuai dengan kemampuan dan bobot informasinya.

2.                   BATASAN MASALAH

Tulisan ini mempunyai batasan masalah yakni, bagaimanakah ditjen migas melaksanakan manajemen kearsipan?

3.                   KERANGKA BERPIKIR

Pada tulisan ini, penulis mempergunakan pendekatan manajemen dalam bukunya T Hani Handoko berjudul MANAJEMEN cetakan tahun 1997 dengan memerinci fungsi fungsi manajemen yakni Perencanaan, Pengorganisasian, penyusunan personalia, Pengarahan dan Pengawasan. Fungsi perencanaan  dilaksanakan dalam penentuan strategi, proyek, prosedur, metode, system, anggaran dan standar. Pengorganisasian dilaksanakan dengan menetapkan kelompok kerja dan penugasan tanggungjawab tertentu. Penyusunan personalia menentukan untuk persyaratan mental. Phisik, emosional sesuai dengan umur, pendidikan, latihan dan pengalaman. Fungsi pengarahan untuk membuat para pegawai melakukan apa yang ingin dilakukan dan harus mereka lakukan. Fungsi pengawasan dilaksanakan dengan rindakan koreksi ketika terjadi penyimpangan.

4.                   PEMBAHASAN

4.1. Proyek kearsipan

Rencana Kerja Anggaran satuan kerja Ditjen Migas telah menetapkan belanja jasa lainnya berupa penataan arsip dan sewa penyimpanan arsip untuk mendukung sub ouput  dari program dukungan manajemen internal Ditjen Migas. Sub output program pengelolaan tata usaha  didukungan dari pelaksanaan kegiatan kearsipan.

Kegiatan belanja jasa lainnya penataan arsip dilaksanakan per paket dengan asumsi per catur wulan (menjadi 3 paket). Ukuran dari tiap paket pekerjaan adalah tertatanya arsip dalam boks boks. Target Jumlah boks yang dihasilkan pada paket 1 adalah 900 boks untuk arsip sedang dan paket ke-2 2222 boks arsip biasa (lebih teratur) dan paket ke-3 verifikasi penataan arsip sejumlah 6700 boks pada 3 gedung penyimpanan.

Metode pelaksanaan dengan mempergunakan penyedia jasa (perusahaan bidang kearsipan) dalam penarikan anggaran serta pertanggungjawabannya. Perusahaan ini yang kemudian akan melaksanakan penataan dengan bekerjasama dengan arsiparis ditjen migas. Standar yang dipergunakan adalah jasa penataan arsip dengan ukuran per meter linear (1 Ml terdiri dari 5 boks arsip) disertai dengan data hasil deskrepsi / daftar arsip

4.2. Kelompok kerja berupa tim yang terdiri arsiparis dan para petugas kearsipan

Penugasan dan tanggungjawab pada manajer berada di pundak arsiparis ditjen migas. Arsiparis Ditjen Migas yang menentukan penentuan skema penataan, penentuan elemen data deskrepsi serta arsip manakah yang dikerjakan. Kualifikasi arsiparis ditjen migas masih dalam posisi terampil(belum ahli). Arsiparis terampil mempunyai peranan kepada teknis pengerjaan sehingga kearsipan ditjen Migas masih berkutat pada teknis teknis kearsipan, belum menuju kepada pengembangan system kearsipan yang dikendalikan dengan baik. Kualifikasi arsiparis ini sangat terasa ketika harus mengembangkan system kearsipan yang terprogram dengan baik. Dikarenakan batasan sasaran kinerja dari arsiparis terampil, sering pekerjaan dilaksanakan sporadic sesuai dengan keadaan kearsipan yang ada.

Pada level atasan langsung dari arsiparis, yakni uraian jabatan dari kepala subag tata usaha belum dapat dilaksanakan dengan baik. Ketika level atasan langsung masih bersifat pasif, maka kurang memberikan dorongan motivasi bagi arsiparis untuk mendukung pelaksanaan fungsi subag Tata Usaha.

Kelompok kerja kearsipan terdiri 4 orang petugas kearsipan yang memiliki kualifikasi pendidikan SLTA. Jenis pekerjaan petugas kearsipan bersifat klerikal dan hanya membutuhkan ketrampilan. Ketrampilan tersebut adalah mengetik dengan komputer, mempergunakan kekuatan fisik (angkat beban), mengelompokkan jenis arsip, serta melaksanakan pengarahan dari arsiparis ditjen migas sebagai koordinator lapangan.

4.3. Penyusunan personalia bidang kearsipan

Sebagai persyaratan dari petugas arsip dan arsiparis dapat digambarkan antara lain adalah mempunyai ketelitian dalam membaca, penguasaan teknologi komputer yakni MS Excel, mempunyai rasa tanggungjawab kepada keamanan informasi arsip. ketrampilan petugas arsip yakni dapat memilah, menuangkan isi informasi dalam lembar deskrepsi, dapat mengurutkan boks, dapat mengangkat beban, mengikat arsip dengan kencang, menulis dengan rapi, mengelompokkan data, mengelompokkan fisik arsip, memisahkan bahan arsip dan non arsip, memahami maneuver berkas, memahami pemberkasan, mengetik, melakukan scanning, melakukan upload, dapat mengoperasionalkan internet, melakukan fotokopi.

Fisik petugas arsip menjadi penting untuk pekerjaan pemindahan arsip, penyusunan boks ke dalam rak, memasukan bahan non arsip kedalam karung. Mentalitas petugas arsip harus memiliki filosofi yang dalam mengenai arti bekerja, konsep beribadah dalam bekerja, kebiasaan bangun pagi, tidak menuntut dan mengharap penghargaan yang berlebih, sikap ulet, tahan untuk diremehkan orang lain karena apresiasi masyarakat mengenai kearsipan masih rendah, mempunyai kepuasan untuk memberikan informasi berdasarkan arsip, menghargai sejarah, suka dengan dokumentasi dan bertanggungjawab atas isi informasi arsip.

Pengalaman dalam proyek proyek penataan dan pembenahan arsip di Pusat Jasa Kearsipan ANRI, di Perusahaan penyedia jasa kearsipan, pernah ditempatkan di beberapa dan mengetahui kondisi gudang penyimpanan arsip.

4.4. Pengarahan dari Koordinator

Di Ditjen Migas, Pengarahan berdasarkan Standar Operasional Prosedur Kearsipan, belum dilaksanakan dengan baik. Selain keberadaan SOP Kearsipan, juga peranan organisasi tata laksana serta leading dari kepala sub bagian tata usaha yang kurang. Selama ini pengarahan dilaksanakan arsiparis untuk petugas kearsipan. Itu pun jika arsiparis tidak mendapatkan penugasan lain dari pimpinan.

Jenis pengarahan adalah teknis pengerjaan pemilahan, deskrepsi, pengetikan, pengolahan data, pemindahan arsip. Pengarahan untuk dapat berangkat kerja pagi, berdisiplin serta bertanggungjawab. Belum adanya forum brefing rutin dari koordinator maupun suba bag tata usaha.

4.5. Koreksi terhadap penyimpangan

Koreksi dilakukan jika dalam pekerjaan terjadi kesalahan. Koreksi pengetikan yang salah, koreksi informasi yang belum terketik, koreksi penyusunan boks arsip, koreksi salah dalam memberkaskan, koreksi dalam  penanganan duplikasi arsip. Koreksi teknis ini belum tersistem dan belum dijalankan dengan rutin.

Petugas arsip sering meninggalkan arsip dalam keadaan yang belum terattur dan terdata. sebisa mungkin pada tiap harinya perlu dikoreksi sehingga pada akhir masa kerja kelompok kerja tidak terdapat arsip yang sisa (belum dikerjakan)

5.                   REKOMENDASI

5.1. Dalam menjalankan manajemen untuk bidang kearsipan, ditjen migas belum bersungguh sungguh. Hal tersebut perlu diberikan perhatian dari pimpinan. Komitmen kepala sub bagian tata usaha dalam melaksanakan tugas nya untuk memberikan dukungan manajemen teknis untuk ditjen Migas.

5.2. Image bahwa sub bagian TU di Ditjen Migas merupakan posisi yang terbuang menjadikan level eselon IV ini kurang berfungsi dengan baik. Menurut catatan penulis, pergantian kepala sub bagian tata usaha yang kedua ini, malah kurang memberikan dorongan motivasi buat arsiparis. Untuk itu diperlukan orang untuk menjabat yang mau bekerja dan memahami posisi tata usaha sehingga dapat memberikan perhatian kepada bidang kearsipan

5.3. Keterbatasan jumlah arsiparis menjadikan kelompok kerja hanya berjumlah satu. Walaupun tingkat arsiparis berada di dalam jabatan terampil, penambahan arsiparis akan menambah kelompok kerja sehingga  lebih menampakkan manfaat dari bidang kearsipan di ditjen Migas.

5.4. Proyek kearsipan memerlukan dukungan anggaran sehingga dapat terawatnya arsip arsip dalam satuan boks. Semakin bertambah unit kerja eselon III yang dilayani, semakin memunculkan dukungan manajemen teknis ditjen migas. Keadaan saat ini, belum semua koleksi arsip menyentuh seluruh unit kerja. 40% seri arsip yang terkoleksi merupakan keadaan yang di[ergunakan untuk memacu agar bidang kearsipan lebih aktif dalam menarik hasil kegiatan administrasi yang 99% dalam bentuk kertas.

5.5. Masih banyak dijumpainya tumpukan arsip di ruangan unit unit kerja memperlihatkan kapasitas dari manajemen kearsipan di ditjen migas perlu diperbesar. Baik dalam perencanaan (anggaran), penambahan kelompok kerja, pengarahan dari setditjen Migas, pengawasan dari coordinator lapangan pada tiap harinya serta kualifikasi petugas arsip dengan pelatihan pelatihan

5.6. Perlu dilaksanakan pengkaderan dan menarik para peñata usaha, entri data di unit kerja eselon II lingkungan ditjen migas dalam jabatan arsiparis. Saat ini lebih dari 30 pegawai m jika mereka masuk dalam rumpun jabatan arsiparis akan lebih memberikan manfaat bidang kearsipan.

5.7. Belum dilaksanakan sasaran Kinerja Pegawai menjadikan par arsiparis mandul dalam memberikan kontribusi di bidang kearsipan. Pengkondisian kebutuhan manajemen teknis ditjen migas perlu dipikirkan sehingga para arsiparis tidak ditugaskan untuk jenis pekerjaan selain kearsipan.

5.8. Membawa perubahan paradigma archive management kepada paradigma pengelolaan informasi dan data secara menyeluruh. Sehingga bidang kearsipan bukan lagi sebagai unit penerima donor berupa arsip arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung. Jika yang ditangani adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung, maka bidang kearsipan akan lebih diapresiasi.