Selasa, 29 Oktober 2013

Melakukan Pemantauan Pengelolaan Arsip Ditjen Migas

LAPORAN

Melakukan Pemantauan Pengelolaan Arsip
DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

PENDAHULUAN
1.     Latar Belakang
Pembangunan dalam bidang kearsipan harus terencana dan berkelanjutan. Keberlanjutan bidang kearsipan akan tergantung kepada apresiasi pimpinan atau keadaan yang menyebabkan kearsipan itu ada dan tidak. Direktorat Jenderal migas telah mengalami evolusi yang luar biasa sehingga kearsipan tidak dapat memberikan gambaran yang lengkap atau bisa juga evalousi tersebut menghancurkan titik titik temu untuk dapat menggambarkan kearsipan di Ditjen Migas.

Fakta yang ditemukan oleh pembuat laporan ini adalah ketika Ditjen Migas mengalami perpindahan dari gedung migas di Jl. Thamrin, Gedung Dharma Niaga sampai dengan gedung Plaza Centris. Imbas yang nyata dari perpindahan gedung adalah kehilangan khasanah atau koleksi arsip.

Selain perpindahan gedung, kearsipan di Ditjen Migas ditindas dengan adanya kebutuhan ruang untuk pejabat yang bernama renovasi ruangan. Status asset gedung yang bukan kepemilikan Ditjen Migas memperparah perebutan ruang kerja sehingga fakta membuktikan bahwa ruang arsip digusur demi mencukupi kebutuhan ruang kerja.

Tahun 2009 bulan Februari, penulis laporan menjalani peran sebagai seorang calon arsiparis di Ditjen Migas. keadaan pada tahun 2009 terdapat ruangan yang penuh dengan boks boks arsip. Sekitar 2500 boks memenuhi ruangan sehingga menyulitkan dalam menelusuri arsip.

Pada tahun tersebut, arsiparis di Ditjen migas ada satu orang yakni di unit bagian Hukum, sehingga kearsipan ditjen migas praktis hanya dilaksanakan oleh staf dan pejabat kasubag TU.

Arsiparis melaksanakan kegiatan kearsipan dengan memindahkan arsip ke Pusat Arsip KESDM. Setelah mengkonsep surat bertanda tangan Sekretaris Ditjen Migas yang ditujukan kepada kepala Biro Umum. Pemindahan di tahun 2009 ini mempunyai tujuan untuk penyelamatan 2000 boks. Cek fisik yang dilakukan oleh arsiparis memang tidak semua arsip harus disimpan, untuk itu perlu dilaksanakan updating daftar arsip. Bermula dari sinilah kegiatan pengelolaan kearsipan, mulai direncakanan dan untuk dilaksanakan.

2.     Maksud dan tujuan
Laporan ini mempunyai maksud untuk memberikan gambaran kearsipan di Ditjen migas mulai tahun 2009 s.d. 2013.


ISI LAPORAN
Melakukan Pemantauan Pengelolaan Arsip
DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

1.     Kondisi Kearsipan sebelum Tahun 2009
Penulis menggambarkan bahwa sebagai seorang arsiparis, menemui ruangan arsip akibat renovasi yang telah penuh dengan boks - boks arsip. Didapatkan daftar arsip namun tidak didapatkan daftar dalam bentuk softcopy sehingga mempersulit dalam pengolahan data. Sebagai tindakan penyelamatan maka dilaksanakan pemindahan ke Pusat Arsip KESDM
2.     Hal hal yang telah dilakukan

a)    Pada tahun 2010. Melaksanakan pemanfaatan teknologi Komputer untuk kearsipan yakni dengan membangun aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas berbentuk database.

Database ini menterjemahkan kegiatan pengelolaan arsip yang terdiri beberapa modul antara lain:
-       Modul penciptaan berisi toolbar pembuatan register dan penerimaan. Pembuatan mempunyai link system informasi persuratan dinas. Registrasi merupakan jendela pemasukan data arsip.
-       Modul penggunaan terdiri atas toolbar pemberkasan dan penataan arsip dinamin, pembuatan daftar arsip dinamis, penyimpanan, pemeliharaan, pencarian, pemberkasan dan pelaporan arsip terjaga, penggunaan arsip dinamis
-       Modul penyusutan merupakan modul yang memberikan rekomendasi musnah/pindah/serah. Rekomendasi tersebut secara otomatis akan muncul dalam database dengan persyaratan, telah dilakukan penginputan data mengenai klasifikasi retensi.
Berikut ini disampaikan hasil evaluasi dari kelemahan dari aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas
a)      Database masih disimpan di PC / Personal Computer sehingga belum dapat dipergunakan secara masal (masih dipergunakan oleh satu orang arsiparis);
b)      Tampilan Database pada modul registasi sebaiknya berurut sesuai tanggal registrasi arsip (tampilan daftar masih dari yang paling lama, belum yang terbaru)
c)      Modul pencarian arsip masih diharapkan dari kolom uraian informasi arsip. Artinya pengisian data arsip mempersyaratkan untuk kolom uraaian informasi arsip harus lengkap

b)    Pembuatan database sistem manajemen alih media arsip surat bertanda tangan dirjen pada tahun 2011, baik yang berbentuk nota dinas dan surat dinas. Sebanyak 2377 file pdf terdapat pada database tersebut dengan kurun waktu 1995 s.d 2009

c)    Mengkonsep dan melaksanakan bersama kasubag TU dan Kagab Umum diskusi dan rapat bersama mengenai kearsipan dengan peserta penata usaha dan pengentri data dan atau perwakilan unit pengolah di lingkungan Ditjen Migas pada tanggal 11 Oktober 2011 di Audotorium Gd. Plaza centris Migas Lantai 15
d)    Menambah fitur file upload pada informasi detail surat keluar untuk penyimpanan arsip file pdf surat keluar bertanda tangan dirjen pada aplikasi system persuratan dinas Diten Migas. Dengan adanya fasilitas ini, pengarsipan untuk surat keluar bertanda tangan dirjen sejak tahun 2010 sampai dengan 2013, telah dialihmedia dan diupload sehingga memudahkan dalam penemuan kembali

e)    Melakukan penyelamatan arsip Hukum Ditjen Migas ke Pusat Arsip KESDM pada tahun 2011

f)    Kerjasama Penyimpanan arsip inaktif Ditjen Migas dengan Pusat Jasa Kearsipan ANRI pada tahun 2012


PENUTUP LAPORAN
Melakukan Pemantauan Pengelolaan Arsip
DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan bahan evaluasi bagi pejabat struktural yang membidangi kearsipan. dalam penutup ini, penulis menyampaikan kesimpulan mengenai pengelolaan kearsipan Ditjen Migas sebagai berikut;
1.    Kurangnya pegawai di bidang kearsipan baik dalam status Arsiparis atau staf yang lain, menyebabkan kearsipan di Ditjen Migas kurang tertangani dengan baik. Hal tersebut dapat terlihat pada ruang ruang kerja di lingkungan ditjen migas
2.    Peran pembinaan yang dilakukan oleh secretariat Jenderal KESDM belum menyentuh pada aspek pengolahan kearsipan. jika menilik dari bidang akuntansi terdapat rekonsiliasi data asset. Dan di ESDM pun terdapat rekonsiliasi data absensi, mengapa untuk bidang kearsipan belum mendengar pernah diadakan rekonsilisasi data arsip. Dengan adanya database mengenai daftar arsip yang disimpan di kementerian ESDM yang terhimpun dari daftar arsip yang dikelola di unit kearsipan pada unit eselon I, akan menambah peningkatan apresiasi kearsipan.
3. Laporan ini belum menggambarkan secara utuh dari keadaan kearsipan di Ditjen MIgas, untuk itu diperlukan laporan pemantauan kearsipan lain yang belum tercakup dalam laporan ini.



Jakarta, 1 September 2013
Pembuat Laporan


Nurul Muhamad
Arsiparis Ditjen Migas

Tidak ada komentar:

Posting Komentar