Cerita sosialisasi Jabatan Fungsional Arsiparis di Kementerian ESDM (3)

PENDAHULUAN

Tulisan ini adalah kelanjutan cerita yang lalu, mengenai sosialisasi jabatan fungsional arsiparis. Membicarakan mengenai sosialisasi bahwa terdapat beberapa tahapan yang membentuk kegiatan sosialisasi menurut para pakar / ahli. Tahapan yang pertama adalah memperoleh pemahaman. pemahaman yang dibentuk dari sosialisasi Jabatan Fungsional Arsiparis di Kementerian ESDM ya...mendengarkan ceramah dari nara sumber. 

Dengan pemahaman yang diusahakan oleh para arsiparis (mendengarkan ceramah, mencerna, dan memahami) , kemudian dikaitkan dengan tahapan kedua dari sosialisasi maka ouput yang diharapkan adalah pembentukan identitas sebagai seorang arsiparis. 

Pembentukan Identitas arsiparis ini yang menjadi pokok pikiran tulisan ini. Kasubdit Bina Arsiparis ANRI melalui paparan yang berjudul "eksistensi jabatan fungsional arsiparis" mencoba untuk memberikan pemahaman kepada peserta sosialisasi yang kemudian dapat membentuk identitas arsiparis.

RUMUSAN TULISAN

siapakah arsiparis?, bagaimana kedudukan arsiparis?, apakah fungsi dan tugas arsiparis?, apa saja peranan arsiparis?, sampai dengan eksistensi arsiparis dalam reformasi birokrasi menjadi pertanyaan retorik yang hangat dibawakan oleh nara sumber. pertanyaan yang sengaja dilemparkan kepada peserta sosialisasi untuk menelisik pemahaman serta memancing pemahaman arsiparis dari naskah Undang Undang dan Peraturan Pemerintah.

PEMBAHASAN

Arsiparis adalah Seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan. 

Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian   dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya (Psl 151 ayat (1) PP 28/2012)

Fungsi dan tugas arsiparis adalah Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lbg pemerintah, pemda, lbg pendidikan, prsh, orpol, dan ormas

Fungsi dan tugas arsiparis adalah Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sbg alat bukti yang sah

Fungsi dan tugas arsiparis adalah Menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, dan pemanfaatan arsip sesuai ketentuan per UU an

Fungsi dan tugas arsiparis adalah Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfataan arsip yang autentik dan terpercaya.

Fungsi dan tugas arsiparis adalah Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;

Fungsi dan tugas arsiparis adalah Menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan

Fungsi dan tugas arsiparis adalah Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas   pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Peranan arsiparis dalam penyelenggaraan kearsipan terdapat dalam perumusan kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip. peranan arsiparis terkait dengan kebijakan kearsipan antara lain Menyiapkan dan merumuskan materi muatan peraturan perundang-undangan dalam bidang kearsipan, Menyusun standar kearsipan; dan Menyusun pedoman kearsipan.

Dalam pengelolaan arsip, secara administratif arsiparis berperan dalam Menjamin tercipta, terkelola, dan tersedianya arsip yang autentik dan terpercaya dari setiap kegiatan atau peristiwa dari kegiatan yang dilakukan serta Mengelola bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang andal, sistematis, utuh dan menyeluruh sesuai dengan norma, standard dan prosedur. 

Peran arsiparis pada tinjauan Aspek Hukum dalam pengelolaan arsip antara lain adalah Menjamin tersedianya arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah terkait dengan pelaksanaan kegiatan lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan. Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara, guna menjamin keselamatan menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.

Pada tinjauan aspek pelayanan informasi, peran arsiparis adalah Menentukan kualifikasi arsip dinamis yang termasuk dalam informasi publik; Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya pada badan publik (pemerintah) kepada pengguna yang berhak sesuai dengan standar, prinsip dan kaedah kearsipan. Menjamin bahwa arsip dipergunakan oleh orang yang berhak

Dalam manajemen modern, Pengelolaan organisasi dengan efektif dan efisien hanya dapat dilakukan dengan bertumpu pada informasi (a modern organizatoin is an information based organization). Oleh karena demikian  mengelola informasi melalui pengelolaan arsip merupakan suatu keharusan bagi organisasi. 

Terakhir dalam pembentukan identitas diri sebagai arsiparis narasumber menyampaikan mengenai eksistensi arsiparis dalam reformasi birokrasi yakni:

1. Dalam konteks tata kelola pemerintahan yang baik dan bersih yang didukung dengan kebijakan reformasi birokrasi, arsip menempati posisi yang sangat penting dan strategis. Tidak hanya sebagai salah satu barometer untuk melihat dan mengukur kinerja suatu pemerintah/birokrasi tetapi juga sebagai prasyarat tulang punggung  manajemen  pemerintah. 
2. Tanpa  dukungan arsip, maka mustahil  perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pertanggungjawaban kinerja pemerintah dapat dilakukan dengan baik dan benar. Karena dalam arsip akan terekam informasi yang otentik dan terpercaya terkait dengan pengelolaan kegiatan.
3. Artinya dengan pengelolaan arsip yang tertib dan benar sangat mendukung peningkatan produktivitas/kinrerja pemerintah dan kualitas pelayanan publik yang bebas korupsi, kolusi dan nepotisme dapat terwujud.
4. Hanya arsiparis yang profesional, mandiri dan independenlah yang dapat mengelola arsip dengan baik dan benar sesuai dengan prinsip, standar, dan kaidah kearsipan.

PENUTUP

kesimpulan tulisan ini adalah ketika sosialisasi mempersyaratkan tahap pemahaman, pembentukan identitas, maka pada tulisan tersebut telah mencerminkan sosialisasi menurut pakar. Pemahaman dicerminkan dari ceramah narasumber yang didengarkan, diperhatikan dan dipahami oleh arsiparis. dari pemahaman tersebut diharapkan membentuk identitas arsiparis. Pembentukan identitas arsiparis akan diikuti dengan tindakan tindakan. Pada akhirnya tindakan arsiparis yang sesuai dengan identitas arsiparis membentuk sistem nilai arsiparis.