Laporan pemantauan Pengelolaan Arsip ke-5 Periode Desember 2014 sampai dengan Januari 2015

1.    PENDAHULUAN

Pada tanggal 5 Desember 2014, Menteri Hukum dan HAM RI bapak Yasonna H. Laoly telah memberi pengesahan pada pengundangan di lembar negara terkait Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor: 48 tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis. Peraturan ini menggantikan peraturan sebelumnya tahun 2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.

Tersurat pada pasal 8 ayat (3) peraturan termaksud, bahwasanya uraian kegiatan arsiparis pengelolaan arsip dinamis,  terdapat tugas melakukan evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip dinamis. Hasil kerja tugas kegiatan tersebut adalah bentuk laporan. Penafsiran saya bahwa tugas tersebut menggantikan uraian kegiatan melakukan pemantauan pengelolaan arsip yang menjadi  tugas arsiparis penyelia.

Saya berpendapat substansi kegiatan pemantauan adalah evalusi dan penilaian, namun demikian belum terdapat kesepakatan tertulis atau peraturan yang lebih detil untuk menjelaskan permenpan dan RB tahun 2014 termaksud. Oleh karena itu, berdasarkan landasan pemahaman saya sebagai arsiparis, laporan ini mendasarkan pada tugas melakukan pemantauan pengelolaan arsip. Bagi saya mendeskrepsikan kegiatan yang telah dilaksanakan merupakan kegiatan pemantauan yang walaupun belom terdapat muatan untuk mengevaluasi dan melakukan penilaian.

2.    ISI LAPORAN

Status sampai dengan november 2014, jumlah arsip inaktif di Ditjen Migas adalah 1.006 meter linear yang setara dengan 5795 boks arsip. Gedung penyimpanan arsip teragi menjadi beberapa gedung yang salah satunya berada di gedung plaza centris lantai 8, dan gedung O ANRI di lantai 4 serta gedung pusat arsip KESDM. Pengelolaan arsip yang dilakukan selama bulan Desember 2015 dan Januari 2015 adalah sebagai berikut:

Klik show untuk melihat

Pemindahan boks biru dari lantai 8, untuk diolah kembali menjadi satu skema penataan yakni kelompok arsip persuratan. Kelompok arsip persuratan merupakan surat masuk ditujuan pejabat dan surat keluar yang ditandatangai pejabat eselon I dan II di lingkungan Ditjen Migas. Total arsip persuratan adalah 153 yang terdiri surat masuk sebanyak 67 boks, dan surat keluar sebanyak 86 boks.

Klik show untuk melihat

Menyelesaikan deskrepsi dan Alihmedia berkas tagihan keuangan berupa SPM dan lampirannya, untuk arsip berkurun waktu tahun 2014 dan sekaligus upload data ke aplikasi penyimpanan. Jumlah arsip keuangan atau arsip SPM beserta lampirannya tahun 2014 sebanyak 95 boks dengan rincian kelompok lelang 20 boks, penunjang 19 boks, ATK dan belanja bahan 12 boks, sewa 2 boks, fisik 1 boks, pemeliharaan gedung 7 boks, langanan daya 1 boks, belanja perjalanan 11 boks, belanja honor 2 boks

a.   

b.    ,

c.   Pemindahan arsip ke ruang sewa ANRI sebanyak satu mobil boks dengan kapasitas kurang lebih, 150 boks

d.    Penyusunan kembali 3500 boks di ruangan sewa. Penyusunan boks boks arip ini bertujuan untuk memastikan jumlah boks dan menempatkan pada posisi sesuai urutan unit pencipta, sehingga mempermudah dalam pencarian.

e.    Melakukan penarikan arsip dari subdit lindungan lingkungan/ keteknikan dan penataan dengan tafsiran jumlah boks kurang lebih 120 bok (masih dalam proses penataan)

f.     Melakukan alihmedia dan upload file pdf surat surat bertanda tangan dirjen migas tahun 2014. Rincian nota dinas bertanda tangan dirjen sebanyak 402, 3.982 naskah dinas baik yang berupa keputusan, surat dinas, undangan, perintah, dlsb,

3.    PENUTUP

Pada bagian penutup, penulis menegaskan kembali bahwa sebagaimana tertulis di dalam pasal 10 Permen PAN dan RB tentang jabatan fungsional arsiparis mengenai penilaian kinerja jabatan arsiparis, ayat 5 disebut bahwa untuk mendukung obyektifitas dalam penilaian kinerja, pejabat fungsional arsiparis wajib mendokumentasikan hasil kerja yang diperoleh sesuai dengan SKP yang ditetapkan setiap tahunnya.

Penulis berpendapat bahwa, bentuk laporan pemantauan pengelolaan arsip ini termasuk hasil pekerjaan yang perlu didokumentasikan. Pemantauan pengelolaan arsip dinamis pada periode kelima ini adalah, penataan arsip persuratan, pemindahan arsip (gedung plaza centris ke ruang sewa, dan ruang arsip DMTL ke ruang pengolahan arsip) , alihmedia naskah dinas bertanda tangan dirjen, penataan dan alihmedia arsip SPM tahun 2014, penataan arsip di ruang sewa.

Demikian laporan ini disusun untuk menjadi bahan evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip dinamis yang telah dilaksanakan arsiparis pada bulan Desember 2014 s.d. januari 2015.