Telaahan Arsiparis 'Pengurusan Surat' ke-2

A. Persoalan

Bagaimana cara agar para pejabat tinggi , pejabat administrator, dan pejabat pengawas pada satuan kerja melaksanakan disposisi surat masuk mempergunakan aplikasi.

B. Praanggapan

Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai dengan situasi yang telah dilaksanakan adalah sebagai berikut:

1.    Hasil Rapat yang dipimpin oleh pimpinan tinggi terkait  isu kebijakan pemanfaatan teknologi informasi pada bidang persuratan;

2.    Laporan pelaksanaan forum bimbingan teknis aplikasi persuratan dengan mengundang seluruh pejabat di lingkungan Satuan kerja

3.    Action Plan rapat pimpinan diperluas

4.    Pemberitahuan pemberlakuan aplikasi komputer

5.    Laporan kepada pimpinan Satker tentang persiapan disposisi surat secara elektronik;

6.    Pemberitahuan kepada para lingkungan pengguna aplikasi akan adanya pendampingan kepada seluruh pejabat.

C. Fakta yang Mempengaruhi

Fakta yang mempengaruhi terlaksananya disposisi surat masuk dengan pemanfaatan teknologi informasi adalah belum tergambar secara detil / lengkap terkait kendala dan hambatan yang dialami setiap pejabat. Kecakapan setiap pejabat terhadap teknologi informasi belum terpetakan. Transisi metode konvensional (kertas), kepada metode teknologi informasi membuat kesan pekerjaan bertambah atau double. Belum dapatnya aplikasi mengakomodir kebutuhan kerja para pengguna

D. Analisis

Pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan adalah melakukan kunjungan kepada pejabat dan pegawai sebagai pengguna. Petugas pelaksana melakukan diskusi dengan pejabat/pegawai secara langsung sebagai pengguna demi kebaikan dan kemajuan sistem termaksud. Petugas mencatat dan melaporkan kepada pimpinan.

E. Simpulan

Kesimpulan telaahan ini adalah melakukan kunjungan kepada 24 pejabat administrator, 52 pejabat pengawas. Hasil kunjungan ditabulasi sebagai bahan analisa dan pelaporan kepada pimpinan. Kunjungan langsung dengan praktek langsung didepan komputer dan berada di ruangan masing masing pejabat . kunjungan tersebut menjadi pilihan dan satuu cara bertindak /jalan keluar sebagai pemecahan percoalan yang dihadapi. Kunjungan tersebut diharapkan dapat memetakan kendala dan hambatan, kesan pengguna, peta penguasaan teknologi oleh para pejabat, ketersediaan sarana dan prasarana, proses kerja yang belum terakomodir oleh sistem dan masukan kepada perancang/pengembang aplikasi untuk perbaikan.

F. Saran

Komitmen pejabat tinggi sangat dibutuhkan, untuk itu  penulis menyarankan terhadap dukungan komitmen termaksud dalam bentuk memasukan dalam topik rapim, mengintruksikan kepada bawahan, saling menanyakan pelaksanaan aplikasi tersebut.