Pedoman Retensi Arsip

Pedoman Retensi Arsip sebagai norma dasar penetapan seri arsip dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip

Studi kasus urusan pertambangan dengan seri arsip minyak dan gas bumi

1.      LATAR BELAKANG

Dalam suatu diskusi, seseorang menafsirkan Jadwal Retensi Arsip yang telah dituangkan dalam suatu peraturan menteri akan tergantikan dengan keberadaan pedoman retensi. Seseorang lagi menafsirkan pedoman retensi akan berfungsi sama dengan Jadwal Retensi Arsip (sebagai dasar penyusutan) yang diberlakukan nasional.

Orang yang menafsirkan sebagaimana penafsiran pertama, maka akan mengkhawatirkan JRA yang telah disusun tidak akan terpakai atau tergantikan dengan pedoman retensi. Sedangkan penafsiran kedua, pedoman retensi akan menjadi simpul pemberlakukan JRA secara nasional (menghasilkan benefit yakni akses penyusutan sampai ke daerah). Kedua penafsiran tersebut menurut penulis belum sesuai dengan amanah Peraturan Pemerintah Tahun 2012 terkait penyusunan JRA yang berpedoman retensi.

Pedoman retensi harus dimaknai  sebagaimana amanahkan Peraturan Pemerintah tahun 2012 tentang pelaksanaan UU kearsipan tahun 2009. Peraturan termaksud mengamanahkan bahwa penyusunan JRA harus mengacu pada pedoman retensi. Jadi pedoman retensi berbeda dengan Jadwal Retensi Arsip. Pedoman retensi tidak dapat menggantikan keberadaan jadwal retensi arsip (sebagai dasar penyusutan). Pedoman retensi arsip bukanlah jadwal retensi arsip yang diberlakukan nasional.

Pedoman retensi merupakan acuan penyusunan Jadwal Retensi Arsip untuk setiap kementerian dan lembaga. Penyusunan pedoman retensi menjadi tanggungjawab ANRI dan lembaga/kementerian terkait.

Penulis setuju jika landasan filosofi pedoman retensi adalah agar menjadi pintu masuk dalam penyelamatan arsip. Retensi arsip yang termuat di dalam pedoman retensi dan jadwal retensi arsip menjadi instrument penting dalam penyelamatan arsip bernilai tinggi. 

Penulis sepakat jika pedoman retensi memberi peringatan kepada tim penyusun JRA agar memperhatikaan daluarsa punututan hukum. Kondisi saat ini, masih adanya kasus hukum (terkait pejabat public) memberikan pretensi instrument pengelolaan arsip.

Penulis sependapat jika pedoman retensi menegaskan kembali norma peraturan perundangan dalam bidangnya yang mewajibkan arsip harus disimpan. Penyimpanan arsip yang harus memperhatikan nilai administrasi, keuangan dan hokum, edukasi serta penelitian

Penulis juga mengiyakan agar penentuan jumlah tahun retensi suatu seri arsip bukan karena firasat atau tebakan tim penyusun JRA. Jumlah tahun arsip bukan pula kesepakatan rapat yang serta merta. Kesepakatan tersebut harus berdasarkan norma pengelolaan arsip.

Penulis belum melihat adanya isu dalam penyelematan arsip harus mempertahankan reabilitas yang terkait dengan kontek, konten, dan struktur arsip. Sebagai indikator reabilitas suatu arsip adalah diterapkannya prinsip aturan asli dan prinsip asal usul sesuai kurun waktu terciptanya arsip.

Pada akhir latar belakang ini, penulis mengambil kesimpulan sementara bahwa pedoman tersebut harus memberikan norma dan menjadi acuan penyusunan atau revisi JRA. Pedoman yang memberikan memberikan solusi permasalahan JRA. Pedoman tersebut akan menjaga agar kualitas JRA bukan hanya sekedar JRA dapat tersusun.

2.      RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang di atas maka penulis merumuskan masalah “Sejauhmanakah pedoman retensi dapat memberikan acuan serta norma yang diperhatikan dalam menyusun Jadwal Retensi Arsip?”

3.      BATASAN MASALAH

 Dari rumusan masalah di atas, penulis membatasi masalah yakni “Bagaimana pedoman retensi dapat memberikan norma dalam menentukan seri arsip untuk penyusunan JRA?”, dan “Bagaimana pedoman retensi dapat memberikan norma dalam menentukan jumlah tahun retensi arsip dalam penyusunan JRA”.

4.      PEMBAHASAN

4.1. Proses penyusunan

ANRI sebagai pemrakarsa penyusunan pedoman retensi  telah melaksanakan ekspose dengan mengundang perwakilan kementerian dan lembaga. Pada forum tersebut disampaikan sesi brainstorming terkait dengan rencana penyusunan konsep Pedoman Retensi.

Konsep Pedoman retensi yang akan disusun oleh Tim ANRI hanya membawa dua agenda dua hal , yang pertama yakni pengaturan bagaimana pola retensi yang terdiri dari pola retensi pendek, pola retensi menengah, dan pola retensi Panjang. Yang kedua adalah kesepakatan dalam penentuan jenis seri arsip.

Anri telah menentukan beberapa urusan pemerintahan yang terkordinasi dengan numenkelatur kementerian koordinator yakni perekonomian, kesejahteraan rakyat serta politik hukum dan keamanan. Penentuan tersebut berdasarkan kementerian yang berada dibawa kabinet Indonesia bersatu.

Tindaklanjut dari kegiatan ekspose disampaikannya konsep secara tertulis ke kementerian lembaga terkait dengan melampirkan format lampiran pedoman retensi. Format lampiran hampir mirip dengan format Jadwal Retensi Arsip. Kemiripan format ini kemudian menyebabkan salah tafsir. Penafsiran sebagaimana yang penulis sampaikan pada paragraph latar belakang.

Tim penyusun pedoman retensi arsip tidak menjelaskan terlebih dahulu, milestone tentang keberadaan pedoman retensi arsip. Penjelasan dari latar belakang amanah peraturan pemerintah tahun 2012 tentang pelaksanaan UU kearsipan 2009. Penjelasan dari asal muasal mengapa harus ada pedoman retensi.

Pesan dari isi surat ANRI kepada kementerian/lembaga menggambarkan tujuan pedoman retensi untuk mengcapture seri seri arsip. Tindaklanjut oleh kementerian/lembaga yang diharapkan akan sesuai dengan format lampiran.

4.2.         Seri arsip urusan pertambangan

Pedoman retensi urusan pertambangan jika dikaitkan dengan prinsip aturan asli dan prinsip asal usul maka terkait dengan keberadaan Departemen Pertambangan dan Energi (era orde baru).

Organisasi  Pemerintah  yang mengurusi urusan pertambangan adalah departemen pertambangan dan energi. Pada tahun 2000, urusan pertambangan mengalami perubahan menjadi Energi dan Sumber Daya Mineral (era reformasi).

Pada tahun 1984 urusan pertambangan dan energi terbagi menjadi sector pertambangan umum, Geologi dan Sumber Daya Mineral, Minyak dan Gas Bumi, Listrik dan Energi Terbarukan.

Tahun 1992 terjadi perubahan pada seri listrik dan energi terbarukan menjadi listrik dan pemanfaatan energi. Penekanan urusan pemerintah untuk lebih pengembangan energi untuk mendukung program kerja kepala pemerintahan.

Perubahan terjadi di tahun 2005 yang memisahkan antara fungsi utama dan fungsi pendukung pada sektor pelaksana urusan energi dan sumber daya mineral. Perubahan tersebut ditandai dengan lahirnya badan pelatihan dan badan diklat dan badan lainnya yang mendukung pelaksanaan fungsi utama pada setiap urusan pemerintahan.

Perubahan di 2005 yang berpengaruh terhadap penetapan seri arsip adalah perubahan numenkelatur pertambangan umum menjadi mineral batubara dan panas bumi.  Perubahan numenkalatur ini harus diperhatikan terkait yang dikaitkan dengan penyelamatan arsip pada sisi reabilitas, keutuhan arsip yang sesuai konten, konteks dan struktur arsip.

Selain munculnya seri arsip mineral batubara dan panas bumi, perubahan di tahun 2005 adalah lahirnya badan geologi. Pada awalnya Geologi dan Sumber Daya Mineral merupakan fungsi utama, namun berubah menjadi fungsi pendukung (kategori fasilitatif). Pun dengan bergesernya seri listrik dan pemanfaatan energy menjadi listrik dan pengembangan energy. Perubahan dari pemanfaatan ke pegembangan bukan hal yang disepelekan. Bidang kearsipan harus bias menanggkap perubahan kata tersebut. Sekecil apapun kata dapat terkait dengan tingkat reabilitas arsip.

Perkembangan pengurusan sektor energi semakin terlihat pada tahun 2010 dengan lahirnya sub setor energi baru terbarukan dan konservasi energi. Ketika tahun 1992 sektor energi dilaksanakan dengan “pengembangan”, kemudian tahun 2005 bergeser ke “pemanfatan energi”, akhirnya pada tahun 2010, dengan “konservasi”. Penulis berpendapat bahwa urusan pemerintahan sektor energi, sudah sampai tahap krisis energi. Penulis berasalan dengan pengambilan kata konservasi menunjukkan adanya krisis energi.

Sejak tahun 2010 sektor energi dan sumberdaya mineral terdiri dari sub sektor antara lain minyak dan gas bumi, mineral dan batu bara, ketenagalistrikan, serta energi baru terbarukan dan konservasi energi.

4.3.       Minyak dan gas bumi sebagai seri arsip urusan pertambangan 

Penulis mengawali Indentifikasi fungsi kemigasan secara holistik dari terjadinya perubahan perudangan yakni dicabutnya undang undang pertambangan 1960, Perpu tahun 1962 dan undang undang pertamina tahun 1974 oleh lahirnya Undang undang Minyak dan gas bumi tahun 2001.

Selama tahun 1974 sampai dengan 2001, fungsi kemigasan identik dengan pertamina sebagai badan usaha milik Negara yang secara kewenangan menterjemahkan dan mengiplementasikan kebijakan pemerintah urusan minyak dan gas bumi.  Oleh karena itu, penulis menyebut dengan era pertamina.

Jika reabilitas arsip diukur dari kontek, konten dan struktur, maka pendalaman seri arsip minyak dan gas bumi pada era pertamina harus didalami dari keterkaitan fungsi pertamina dengan fungsi departemen pertambangan dan energi cq. Diretora jenderal minyak dan gas bumi.

Maka penulis belum mendapatkan data pada era pertamina, untuk itu penulis mengidentifikasi fungsi kemigasan dengan membatasi pada fungsi Ditjen Migas, SKKMIGAS (versi 2013), dan BPHMIGAS (versi tahun 2012).

Hasil identifikasi seri arsip minyak dan gas bumi adalah adanya sub seri sebagai berikut:

1.    Sub Seri eksplorasi dan produksi adalah jenis jenis arsip dari rekaman kegiatan kebijakan pengembangan lapangan baru, pelaksanaan eksplorasi (geologi, geofisika, pemboran eksplorasi), analisa dan evaluasi cadangan minyak, perkiraan produksi migas, pemboran pengembangan, panasbumi, pengembangan lapangan, penerimaan Negara bidang migas serta investasi bidang migas dan minyak bumi (Permen ESDM tahun 1984, 1992, 2000)

2.    Sub seri pembinaan Usaha Hulu Migas yang terdiri dari rekaman kegiatan pembinaan wilayah kerja, pelayanan  dan pengawasan ekplorasi, pelayanan  dan pengawasan eksploitasi serta  penilaian dan pengembangan usaha hulu minyak dan gas bumi (Permen ESDM no.18 Tahun 2010 tentang SOTK KESDM)

3.    Sub seri Pengendalian perencanaan berdasar kontrak kerjasama yang antara lain terdiri dari  rekaman kegiatan eksplorasi, pengkajian dan pengembangan, eksploitasi, dan pengendalian program dan anggaran (berdasarkan permen ESDM tahun 2013 tentang SKKMIGAS)

4.    Sub seri Pengendalian Operasi berdasarkan kontrak kerjasama yang antara lain terdiri dari rekaman kegiatan pada divisi manajemen proyek dan pemeliharaan fasilitas operasi, divisi operasi produksi, divisi penunjang operasi, divisi survey dan pemboran (berdasarkan permen ESDM tahun 2013 tentang SKKMIGAS)

5.    Sub seri Pengendalian Keuangan berdasarkan kontrak kersajama yang terdiri dari rekman kegiatan divisi manajemen resiko dan perpajakan, divisi akutansi, divisi peperiksaan biaya operasi, dan divisi pemeriksaan perhitungan bagian Negara (berdasarkan permen ESDM tahun 2013 tentang SKKMIGAS)

6.    Sub seri Pengendalian komersialisasi minyak dan gas bumi berdasarkan kontrak kerjasama yang terdiri dari rekaman kegiatan divisi komersialisasi minyak dan gas bumi dan kondensat, divisi komersialisasi gas bumi, divisi pengawasan realisasi komitmen rencana pengembangan lapangan (berdasarkan permen ESDM tahun 2013 tentang SKKMIGAS)

7.    Sub seri Pengendalian pengendalian dukungan bisnis berdasarkan kontrak kerjasama yang terdiri dari rekaman kegiatan divisi pengelolaan rantai suplai, divisi pertimbagan hukum dan formalitas dan manajemen sistem informasi (berdasarkan permen ESDM tahun 2013 tentang SKKMIGAS)

8.    Sub seri pengolahan dan pemasaran yang terdiri dari rekaman kegiatan pengilangan, proses khusus, pengangkutan dan pemasaran, tekno ekonomi, penelaahan energi (Permen ESDM tahun 1984, 1992, 2000)

9.    Sub seri Pembinaan usaha hilir minyak dan gas bumi yang terdiri dari rekaman kegiatan pengolahan, pengangkutan, penyimpanan, niaga, serta harga dan subsidi (Permen ESDM no.18 Tahun 2010 tentang SOTK KESDM)

10. Sub seri Bahan Bakar Minyak yang terdiri dari rekaman kegiatan pengaturan BBM, Pengawasan BBM, serta pemantauan cadangan dan BBM dan pengelolaan Informasi BBM (Permen MESDM no.25 tahun 2012 tentang organisasi BPH Migas)

11. Sub seri Gas Bumi yang terdiri dari rekaman kegiatan Pengatusan pemanfaatn fasilitas pengangkutan gas bumi melalui pipa, pengaturan akun tariff dan harga gas bumi memalui pipia, pengawasan dan pengelolaan informasi gas bumi melalui pipa. (Permen MESDM no.25 tahun 2012 tentang organisasi BPH Migas)

12. Sub seri teknik pertambangan minyak dan gas bumi terdiri dari rekaman kegiatan keselamatan kerja eksplorai dan produksi, pemurnian dan pengolahan, instalasi dan peralatan. Selain itu juga berisi rekaman kegiatan kalibrasi alat ukur dan lindungan lingkungan hidup (Permen ESDM tahun 1984, 1992, 2000)

13. Sub seri Teknik dan lingkungan minyak dan gas bumi yang terdiri dari rekaman kegiatan standarisasi minyak dan gas bumi, keselamatan operasi hulu, keselamatan operasi hilir, usaha penunjang dan keteknikan dan lingkungan minyak dan gas bumi. (Permen ESDM no.18 Tahun 2010 tentang SOTK KESDM)

4.4.       Analisis sub seri arsip minyak dan gas bumi yakni:

1.    Sub seri arsip migas pada poin kesatu akan melebur atau berkembang ke sub seri arsip poin kedua. Perubahan atau peleburan terjadi pada nama numenkelatur serta rekaman kegiatan yang menjadi bagian sub seri poin kesatu;

2.    Beberapa rekaman kegiatan pada sub seri arsip poin kesatu akan menjadi sub arsip tersendiri. Misalnya rekaman kegiatan panas bumi akan memperkuat lahirnya seri  arsip mineral batubara dan panas bumi pada tahun 2005. Kemudian pada tahun 2010 yang menjadi sub dari seri arsip energi baru terbarukan dan konversi energy;

3.    Sub seri poin kedelapan berkembang menjadi sub seri poin kesembilan, namun demikian kedua seri tersebut harus dipertahankan (prinsip aturan asli);

4.    Sub seri poin kedua belas berkembang menjadi sub seri poin ke tigabelas (tetap dipertahankan sesuai periode masing masing);

5.    Bagaimana analisa fungsi yang berkurang, menghilang atau melebur pada poin kesatu dikaitkan dengan prinsip kearsipan yakni prinsip asal usul dan prinsip aturan asli?

6.    Di pedoman retensi inilah yang akan memberikan gambaran perubahan, peleburan sub seri untuk mempertahankan prinsip kearsipan sehingga seri arsip dapat menunjukkan pelestarian dan penyelamatan arsip.

5.            KESIMPULAN

5.1.1.  Agar pedoman retensi dapat memberikan norma atau acuan dalam penentuan seri arsip untuk penyusunan JRA. 

5.1.2.  Mempertahankan penamaan kementerian pada periodenya. Urusan pertambangan dan energi (sampai dengan tahun 2000), urusan energi dan sumberdaya mineral (2000 s.d. sekarang)

5.1.3.  Analisa fungsi secara holistik untuk mengidentifikasi fungsi non struktural yang terkait. Contohnya organisasi BPMigas dan BPH Migas yang disebut didalam UU tentang Migas Tahun 2001

5.1.4.  Mempertahankan numenkelatur organisasi level eselon I terkait pengambilan kata substansi/core business

5.1.5.  Penggambaran secara umum perubahan organisasi/periodesasi

5.1.6.  Norma penentuan kelompok arsip dari kegiatan core business bukan dari proses manajemen/administrasi

5.1.7.  memunculkan istilah khusus yang diterapkan untuk penamaan numenkelatur

5.1.8.  membatasi hanya sampai pada fungsi organisasi eselon 2 atau tidak masuk pada level transaski

5.2.       Agar pedoman retensi dapat memberikan acuan dalam penentuan jumlah tahun retensi arsip pada setiap seri. Norma norma yang termuat antara lain adalah:

5.2.1.  Nilai administrasi sesuai dengan berlakunya surat

5.2.2.  Nilai hokum terkait dengan daluarsa penuntutan hokum

5.2.3.  Nilai keuangan terkait dengan audit dan pengawasan

6.            SARAN DAN REKOMENDASI

Saran dan Rekomendasi untuk tim penyusun pedoman retensi adalah sebagai berikut;

1.    Pedoman retensi harus diawali dengan Memaparkan  milestone pedoman retensi sehingga memberi informasi landasan filosofi , kedudukan dan pemahaman yang jelas atas keberadaan pedoman retensi;

2.    Penyelamatan arsip bukan hanya terkait dengan waktu penyimpanan, namun juga keutuhan, kesatuan, serta kesesuaian tata urutan berkas dalam seri arsip pada periode tertentu.

3.    Memuat metodologi analisa fungsi organisasi baik dengan cara mempertahankan numenkelatur (nama organisasi dalam tiap level), ata cara pendekatan holistic. Contohnya pendekatan holistik

Kebijakan	Pelaksana	Pengawas	Dasar	Periodesasi
Ditjen Migas	PERTAMINA dan PGN	Dewan Komisaris Pertamina untuk Pemerintah (DKPP	UU Pertamina	1974 s.d. 2001
Ditjen Migas	BPMIGAS	BPH Migas	UU migas th 2001	2001 s.d. 2013
Ditjen Migas	SKK Migas	BPH Migas	Keputusan Mahkamah Konstitusi Th. 2013	Tahun 2013 s.d 2015

4.    Pedoman retensi sebaiknya tidak memiliki lampiran yang mirip dengan lampiran JRA. Lampiran Pedoman Retensi adalah formulir penentuan seri arsip, formulir penentuan umur simpan(retensi). Contoh lampiran seri arsip minyak dan gas bumi :

No	Subseri	Fungsi	Dasar aturan	Periodesasi
1	Eksplorasi dan produksi terdiri darirekaman kegiatan kebijakan pengembangan lapangan baru, pelaksanaan eksplorasi (geologi, geofisika, pemboran eksplorasi), analisa dan evaluasi cadangan minyak, perkiraan produksi migas, pemboran pengembangan, panasbumi, pengembangan lapangan, penerimaan Negara bidang migas serta investasi bidang migas dan minyak bumi	Ditjen Migas, Departemen Pertambangan dan energi	(Permen ESDM tahun 1984 dan  1992,	1984 s.d. 2005
2	Pembinaan Usaha Hulu Migas yang terdiri dari rekaman kegiatan pembinaan wilayah kerja, pelayanan  dan pengawasan ekplorasi, pelayanan  dan pengawasan eksploitasi serta  penilaian dan pengembangan usaha hulu minyak dan gas bumi	Ditjen Migas, Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral	(Permen ESDM no.18 Tahun 2010 tentang SOTK KESDM)	2005 s.d. 2015
3	Pengendalian perencanaan berdasar kontrak kerjasama yang antara lain terdiri dari  rekaman kegiatan eksplorasi, pengkajian dan pengembangan, eksploitasi, dan pengendalian program dan anggaran	SKK Migas	permen ESDM tahun 2013 tentang SKKMIGAS	2001 s.d. 2015
4	Bahan Bakar Minyak yang terdiri dari rekaman kegiatan pengaturan BBM, Pengawasan BBM, serta pemantauan cadangan dan BBM dan pengelolaan Informasi BBM	BPH MIGAS	(Permen MESDM no.25 tahun 2012 tentang organisasi BPH Migas)	2001 s.d. 2015

5.    Agar penamaan seri arsip mempertahankan numenkelatur unit kerja level eselon I. sesuai dengan periodesasinya.

Contohnya dapat dilihat sebagaimana table berikut:

No	Seri arsip	Periodesasi
1	Pertambangan umum	1984 s.d. 2005
2	Mineral batubara dan panas bumi	2005 s.d. 2010
3	Mineral dan batubara	2010 s.d. sekarang

6.    Tidak megabaikan fungsi yang hilang /dilebur atau munculnya fungsi baru, hendaknya dapat meninggalkan jejak kelompok arsip. Mengembalikaan sub seri sesuai seri (implementasi prinsip provenance). Contohnya adalah sebagai berikut:

Seri	Sub seri	Sub sub seri	Periodesasi
Minyak dan gas bumi	Eksplorasi dan produksi	Panas bumi	1984 s.d. 2005
Mineral batubara dan panas bumi	Panas bumi		2005 s.d. 2010
Energi baru terbarukan dan konservasi energi	Panas bumi		2010 s.d sekarang

7.    Pedoman RETENSI hendaknya memberikan acuan penetapan tahun dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip. Acuan tersebut bukan hanya dalam menetapan  pola retensi (pendek 5 tahun, menengah 10 tahun dan panjang 15 tahun) namun juga memberikan acuan sebagai rumus penghitungan jumlah tahun retensi arsip (dari analisa nilai primer informasi arsip (administrasi, hukum, dan keuangan) );