Evaluasi dan Penilaian Pengelolaan Arsip Dinamis

Portofolio Kearsipan Ditjen Migas Semester I Tahun  2015

Unit kearsipan Ditjen Migas dilaksanakan oleh Sub Bagian Tata Usaha pada Bagian Umum dan Kepegawaian Sekretarian Ditjen Migas dengan tugas pokoknya melaksanakan urusan tata usaha. Jumlah koleksi arsip Ditjen Migas adalah 5795 boks (status November 2014). Sampai dengan bulan Juli 2015 jumlah tersebut  terkoreksi menjadi 8192 boks. Rincian jumlah arsip dapat dilihat pada table berikut:

Table 1.  Jumlah arsip

No	Gedung penyimpanan	Jumlah boks	Jumlah daftar
1	Gedung Migas	1254	18
2	Gedung Pusat Arsip KESDM	1438	10
3	Gedung ruang sewa ANRI	3500	43
4	Gedung Arsip Lemigas	2000	1
Total Boks		8192	72

Sebagai unit yang melaksanakan menganai layanan di dukung dengan Sumber daya manusia kearsipan sebanyak 9 orang dengan rincian sebagaimana table berikut:

Table 2.  Sumber Daya Manusia

No	Jabatan	Jumlah
1	Pejabat Administrator/Kasubag tata usaha	1
2	Arsiparis ahli	1
3	Arsiparis terampil	2
4	Petugas arsip	4
5	Office Boy/Pembantu Umum	1
Total Orang		9

Layanan Kearsipan diberikan kepada unit pengolahan. Unit pengolah di lingkungan Ditjen Migas terdiri dari unit pengolah struktural dan fungsional sebanyak 36 unit dengan rincian sebagaimana table berikut:

Table 3.  Unit Pengolah

No	Kelompok Unit Kerja	Jumlah
1	Sekretariat eselon I	1
2	Sekretariat eselon II	5
3	Eselon III	24
4	Kelompok Kerja Pengadaan Barang/ULP	5
5	Pejabat Pembuat Komitmen	6
Total unit pengolah		36

Bentuk pelayanan kearsipan diberikan untuk memberikan dukungan manajemen teknis kepada pimpinan dan organisasi. Layanan kearsipan yang telah dilaksanakan sebagaimana table berikut:

Table 4.  Layanan

No	Jenis Layanan Kearsipan	Jumlah	satuan
1	Pendataan arsip aktif	1	Unit kerja
2	Pemindahan Arsip inaktif ke ruang arsip	13	ruangan
3	Pemilahan arsip dan non arsip	11	Unit kerja
4	Pendataan/deskrepsi arsip	11	Unit kerja
5	Penyimpanan arsip	3	gedung
6	Pemeliharaan ruang arsip	3	gedung
7	Pemindahan arsip ke Gd. Pusat Arsip KESDM	1	angkutan
8	Sosialisasi /ceramah kearsipan	1	pertemuan
9	Penelusuran / Peminjaman arsip	40	kesempatan
10	Aplikasi / system informasi arsip	1	sistem
12	Penyusunan daftar arsip	72	daftar
13	Penilaian arsip	0	rapat
14	Penggandaan / fotocopy arsip	0	mesin
15	Scanning/pemindaian arsip	3	pemindai
16	Editing data pada aplikasi arsip	15	kali
17	Maneuver (penggabungan/pengambilan) berkas dan boks	3	kali
18	Evaluasi dan Penilaian Pengelolaan arsip	1	laporan
Total layanan		179