Rencana Penyimpanan

Pada tulisan sebelumnya http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2014/02/rencana-penyimpanan-arsip.html penulis memaparkan sekelumit pentingnya dan bagaimana rencana penyimpanan arsip harus disusun. Rencana penyimpanan merupakan poin pekerjaan untuk arsiparis ahli, sedangkan untuk arsiparis terampil adalah “penyimpanan dan penataan”.

Sejak fase penciptaan, arsip terkait erat dengan media penuangan dan metode pelaksanaan administrasi birokrasi. Media kertas sebagai bentuk penuangan komunikasi kedinasan akan berdampak pada kebutuhan kertas dan kebutuhan ruangan. Terlebih lagi dengan adanya teknologi informasi, penggandaan dan pertumbuhan arsip semakin cepat.

Metode persuratan secara elektronik masih menjadi hal yang masih di dalam angan angan. Padahal metode tersebut akan mengeliminasi atau setidaknya menggeser kebutuhan ruang peyimpanan menjadi media penyimpanan (berupa server sampai dengan cloud computing).

Penulis berpendapat bahwa kondisi saat ini merupakan masa transisi yang menuntun kearsipan ke arah dua penyimpanan yakni penyimpanan berbetuk ruangan dan lemari arsip serta penyimpanan berbentuk media seperti server, hard disk sampai dengan cloud computing.

Untuk itulah rencana penyimpanan arsip disusun untuk mengantisipasi kedua hal tersebut di atas. Penyimpanan merupakan hal yang vital dalam kearsipan. Tidak adanya ruang penyimpanan akan mengghambat pekerjaan kearsipan. Rusaknya penyimpanan akan merusak pula sistem kearsipan (metode elektronik).

I.             PENYIMPANAN ARSIP KONVENSIONAL

Jumlah arsip di Direktorat Jenderal Minyak Dan Gas Bumi sampai dengan bulan ferbruari 2016 menunjukkan 6735 boks atau setara dengan 1347 meter linear. Ketersediaan ruang simpan di gedung migas masih menunjukkan 33% dari yang seharusnya tersedia.

Kurangnya ketersediaan ruang penyimpanan harus diantisipasi jalan keluarnya. Beberapa solusi yang telah dilakukan antara lain adalah melakukan kerjasama penyimpanan dengan pihak ketiga. Salah satu pihak ketiga yang menyediakan jasa layanan penyimpanan adalah Pusat jasa Kearsipan ANRI.

Sampai dengan tahun 2016, kerjasama tersebut dapat memberikan penyimpanan sekitar 52% arsip yang seharusnya disimpan. Dan sekitar 16% dari jumlah arsip Ditjen Migas telah dipindahkan ke Unit Pusat Arsip KESDM.

Dalam hal penyimpanan arsip konvensional, masih harus mengalokasikan ruang untuk proses penataan arsip dan ruang kerja.

II.            PENYIMPANAN ARSIP DIGITAL

Kapasitas penyimpanan arsip digital yang tersedia masih cukup memungkinkan untuk mengantisipasi pertumbuhan. Keberadaan server dan PC serta laptop sampai dengan hardisk eksternal masih dapat mengakomodir kebutuhan penyimpanan arsip digital. Namun demikian yang belom terencana adalah integrasi penyimpanan. Pada PC yang dipergunakan untuk aplikasi arsip sudah terdapat memori 29 GB dari total  yang terpakai keseluruhan 106 GB pasitas memory. sedangkan kapasitas server masih dapat menyimpan arsip digital sampai dengan 2 tahun mendatang.

Dalam hal penyimpanan arsip digital, harus memperhatikan space sistem operasi serta aplikasi untuk membaca arsip. ketergantungan alat ini yang kemudian mendefinisikan perangkat keras merupakan bagian arsip yang tidak terpisahkan.