Ekspose Daftar Arsip

Acara Ekspose Daftar Arsip sekretariat Negara RI Seri Laporan Pemerintah Pusat dan Daerah 1980 – 1990 berlangsung pada hari Kamis tanggal 24 November 2016 di Gd. ANRI Jakarta Selatan

Pada sambutannya Deputi Konservasi ANRI menyampaikan tiga pilar Kearsipan. Pilar Kearsipan tersebut adalah yang ke-1 adalah regulasi, yang ke-2 adalah pembinaan, dan yang ke-3 adalah pengelolaan arsip. Acara penyusunan daftar arsip sebagai sarana temu balik merupakan pilar ke-3 Kearsipan.

Beliau berharap agar khasanah di ANRI dekat dengan ingatan masyarakat. Salah satu usaha adalah menyediakan sarana temu balik yang berupa inventaris, daftar dan guide. Lebih dari 600 sarana temu balek yang telah dihasilkan oleh ANRI.

Direktur Pengolahan ANRI berharap dari seorang arsiparis yang bukan hanya sebagai penjaga informasi, namun juga pembangun memori kolektif bersama. Dalam melakukan hal tersebut dilaksanakan dengan pengolahan arsip statis. Selain mengolah juga melakukan proses rekonstruksi informasi secara intelektual.

Dalam membangun memori kolektif dapat dimulai dari pemahaman kebijakan yang diterjemahkan kedalam program serta kegiatan akan menghasilkan jenis – jenis arsip. Jenis arsip tersebut akan dilaksanakan secara administratif oleh organ organisasi sesuai tugas dan fungsinya masing masing. Hal ini kemudian di kearsipan disebut dengan asas pengelolaan yakitu provenance atau asas asal usul.

Kasubdit Lembaga Negara pada direktorat pegolahan ANRI menyampaikan bahwa penysusunan daftar arsip terkandung didalamnya rekontruksi informasi secara intelektual. Hal tersebut dapat terlihat dari tahapan penyusunan daftar arsip. Tahapan tersebut antara lain adalah identifikasi arsip, penyusunan rencana teknis, pengayaan sumber data dan referensi kepada tim penyusun, rekontruksi arsip, deskripsi, maneuver data, penyusunan skema definitive, penomoran definitive, dst.

Acara ekspose penyusunan sarana temu balek berupa daftar arsip mempunyai provenance atau asal arsip sekretariat wakil presiden RI tahun 1967 s.d 1999. Secara fisik arsip pada kondisi teratur namun tanpa daftar dan berita acara akuisisi. Tertata pada 115 boks.

Selain itu ekspose tersebut merupakan uji publik yang menunjukkan bahwa peran arsiparis dalam membangun memori kolektif kebangsaan. Harapannya dapat memberikan panduan pengguna arsip mengenai bentuk arsip, lembaga pencipta serta menambah pengetahuan koleksi.

Pada sesi selanjutnya disampaikan pemanfaatan daftar arsip. Dalam memanfaatkan arsip dapat diawali dengan penelitian terhadap referensi buku - buku yang tersedia pada bahan pustaka seperti ensiclopedia, catatan almanac, berita Negara, statblat, keputusan Negara, Bleiblat (tambahan berita Negara). Setelah hal tersebut dilakukan maka pengguna dapat menuju ke sarana temu balek berupa inventaris, daftar arsip dan guide.