Uraian Kerja dan Rincian Kerja Arsiparis

Uraian kerja Arsiparis tertuang pada Perka ANRI tentang Standar Kualitas Hasil Kerja (SKH) Tahun 2016 sedangkan Rincian Kerja arsiparis tertuang pada Perka ANRI tentang Pelaksanaan Tugas Arsiparis (Kegiatan Kearsipan) Tahun 2017.

Pada tulisan http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2016/09/rincian-kegiatan-arsiparis-pengelolaan.html penulis membuat matrik kegiatan arsiparis yang kemudian disebut sebagai Uraian Kerja Arsiparis. Sedangkan pada tulisan saat ini, penulis akan menjabarkan pelaksanaan tugas arsiparis (kegiatan kearsipan) sebagai penjabaran permen PAN dan RB No.13/2016 tentang perubahan Permen PAN dan RB No.48/2014 yang kemudian disebut sebagai rincian kerja arsiparis. (jenjang arsiparis pelaksana dan pelaksana lanjutan)

Kegiatan kearsipan untuk jenjang arsiparis pemula pada SKH 2016 disebut sebagai uraian kerja yang kemudian menjadi uraian kerja arsiparis pelaksana untuk lebih menggambarkan kegiatan penciptaan arsip.

Uraian Kerja : Pada standar kualitas kerja (SKH) arsiparis 2016 terdapat kegiatan dengan kategori “Melakukan kegiatan penerimaan dan pembuatan arsip dalam rangka penciptaan arsip” oleh arsiparis pemula yang menghasilkan bukti kerja Registrasi Arsip/ Surat Masuk dan keluar di Unit Kearsipan dan Registrasi Arsip/ Surat Masuk dan keluar di Unit Pengolah.

Rincian Kerja : Pada tugas arsiparis 2017 diperinci menjadi kegiatan membuat dan menerima arsip. Kegiatan membuat arsip terdiri atas mengkonsep, meregister, mendistribusikan, dan mengendalikan oleh arsiparis pelaksana menghasilkan bukti kerja register arsip. Sedangkan kegiatan menerima arsip terdiri atas menyeleksi, meregister, mendistribusikan dan mengendalikan oleh arsiparis pelaksana menghasilkan bukti kerja register arsip.

Penulis berpendapat bahwa agak sulit untuk memahami uraian dengan rincian disebabkan karena pelaksana yang berbeda yakni jenjang arsiparis pemula dengan jenjang arsiparis pelaksana. Hal tersebut dapat difahami karena permen pan dan RB No.48/2014 telah dirubah dengan Permen PAN dan RB No.13/2016 yang menghilangkan jenjang pemula.

Kegiatan kearsipan disebutkan pada SKH 2016 merupakan uraian kerja sedangkan kegiatan kearsipan pada pelaksanaan tugas arsiparis 2017 merupakan rincian kerja yang menggambarkan kegiatan penggunaan arsip (arsip Aktif) sebagaimana berikut:

Uraian Kerja: Pada standar kualitas kerja (SKH) arsiparis 2016  terdapat kegiatan dengan  kategori ” Melakukan pemberkasan arsip aktif” oleh arsiparis Terampil yang menghasilkan tiga bukti kerja yakni Daftar Berkas, Daftar Isi Berkas, dan  Daftar Arsip Aktif

Rincian Kerja: Pada tugas arsiparis 2017 diperinci menjadi kegiatan “pemberkasan arsip aktif” yang terdiri atas memeriksa, menyeleksi, mengindek, mengkode, melabel, tunjuk silang, menata, membuat daftar berkas dan isi berkas oleh arsiparis pelaksana.

Uraian Kerja: Pada standar kualitas kerja (SKH) arsiparis 2016 terdapat kegiatan dengan kategori “Melakukan verifikasi arsip dalam rangka pemindahan arsip inaktif oleh arsiparis Terampil menghasilkan tiga bukti kerja yakni Laporan Penyeleksian Arsip Inaktif yang Dipindahkan, Daftar Arsip In Aktif yang Dipindahkan ke Unit Kearsipan, dan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

Rincian Kerja: Pada tugas arsiparis 2017 diperinci menjadi kegiatan “menata arsip inaktif yang akan dipindahkan oleh arsiparis pelaksana. Sedangkan untuk kegiatan “menyeleksi arsip inaktif yang akan dipindahkan dilaksanakan oleh arsiparis mahir/pelaksana lanjutan. Demikian pula kegiatan “membuat daftar arsip usul pindah dan melaksanakan pemindahan arsip inaktif dilaksanakan oleh arsiparis mahir/pelaksana lanjutan.