Arsip BMN Hibah

10 Oktober 2019
“kapan bisa diambil, kalo ditanya lagi sama pak Kapus, karena hari senin menjadi bahan metting” kata salah satu pejabat pengawas di Pusat Pengelolaan Barang Milik Negara /PPBMN KESDM.

Penggalan obrolan tersebut terjadi pagi ini saat diri ini asyik melakukan pengolahan arsip. Pak Yuzi datang bersama pak Tri Wahyudi (kasubag kekayaan negara Ditjen Migas) untuk mendapatkan layanan penelusuran arsip.

Selaku petugas layanan, saya pun memperdalam identifikasi melalui wawancara dengan pihak yg membutuhkan arsip untuk mendalami terkait format arsip dan kurun waktu arsip yang dibutuhkan.

“Berita Acara Serah Terima Hibah BMN eks KKKS tahun 2009, seperti copy ini” kata pak Yuzi sembari menyerahkan contoh berita acara kepadaku.

Setelah dapat teridentifikasi, baik data BMN dan nama KKKS serta nama penerima Hibah, kita telusuri melalui daftar arsip yang ada. Della yang sedang berhadapan dengan aplikasi arsip digital aku pinta untuk memasukkan kata kunci “BMN” dan tahun 2009.

Dari data yang dapat ditampilkan pada aplikasi arsip digital, Della pun mencatat lokasi boks dan folder yang sesuai dengan nama KKKS. Catatan lokasi boks dan folder diberikan kepada Gondo untuk pengambilan berkas dari almari arsip /roll opeck.

Aku pun mengecek kembali beberapa berkas terkait yang dimaksud oleh pak Yuzi, namun hanya satu berkas saja yang sesuai. “Yes Mas” jawab pak yuzi saat aku kirim foto via Whatsapp.

Telah terlaksana satu penelusuran arsip, namun masih belum mendapatkan hasil, karena foto yg aku kirim ke pak Yuzi berupa konsep atawa belum bertanda tangan.

Kemanakah arsip nya y????

Kemudian masukan kata kunci berikutnya yakni nama KKKS dan kurun waktu. Just info saja, kalo aplikasi arsip digital yang kita bangun telah mampu mengidentifikasi bukan hanya satu kata kunci, namun beberapa kata kunci.

Dari layar monitor, muncul beberapa berkas. Setelah kita cek belum memperoleh arsip sebagaimana yang dimaksud oleh pak Yuzi. Yang ada justru berita acara pada tahun 2008. Segera aku pinta Icha (mahasiswa magang) untuk menginput dan memindai serta mengupload ke aplikasi arsip digital.

“dulu disatukan dalam odner biru sewaktu pindahan dari bagian keuangan” kata pak Yuzi yang menirukan kata pak dodi. Pak dodi selaku pengelola BMN ditjen Migas sebelum mutasi ke PPBMN.

Karakteristik pemberkasan di Ditjen Migas sebagian besar mempergunakan sarana berupa Odner atau lebih dikenal dengan merk bantex. Arsip di odner kita dapatkan dari proses pindahan ruang kerja atau limpahan dari ruang kerja seiring dengan mutasi pegawai dan pejabat di lingkungan Ditjen Migas.

Arsip pindahan dan limpahan berkarakteristik odner, kita olah kembali dan kita deskrepsi ke aplikasi arsip digital kemudian fisik disusun sesuai dengan unit kerja. Arsip di bungkus dengan map kemudian ditempatkan ke boks arsip dengan identifikasi nomor arsip dan nomor boks serta unit asal arsip/pemilik bisnis proses.

Bagian Keuangan pada Sekretariat Ditjen Migas merupakan unit kerja selaku pemilik proses bisnis pengelolaan BMN Eks KKKS sebelum adanya unit PPBMN.

Dibawah manajemen Sekretaris Ditjen Migas, berita acara tersebut ditandatangani pada 10 tahun yang lalu. Semoga kelompok surat surat bertanda tangan Sesditjen Migas dapat teridentifikasi agar memberikan kepastian kepada pak Yuzi.

Dari laporan Bapak Sesditjen Migas kepada Dirjen pada bulan Desember 2009, terlampir konsep arsip yang dibutuhkan. Mungkin belum sempat difile kala itu.

Tatkala kondisi berkas/odner yang dicurigai tersembunyi arsip yang dibutuhkan tidak jua menunjukkan keberadaan, kini saatnya mengakses satu aplikasi lama yg pernah dipergunakan sebagai sarana pemberian nomor naskah dinas.

Saya pun mengontak pak agus mendrova selaku pejabat di bidang IT Ditjen Migas, untuk dapat menghidupkan kembali aplikasi surat yang lama. Aplikasi sebagai sarana penomoran surat dan juga sebagai sarana filling elektronik pada kurun waktu 2007-2016.

Aplikasi tersebut sempat mati karena daya listrik yang mati, sedangkan kantor tidak tersedia daya cadangan. Kami selaku arsiparis, terus melakukan koordinasi agar aplikasi sebagai sarana persuratan terus aktif, karena keberadaan dan keberlanjutan filling elektronik.

Pada aplikasi surat yg lama tersebut, terregistrasi seluruh naskah dinas yang bersifat eksternal. Kami menganalisa bahwa, berita acara yg dimaksud dapat diketemukan pada aplikasi surat disaat berkas fisik belum dapat membantu untuk menyediakan arsip.

Semoga bermanfaat