INOVASI KEARSIPAN

Satu kalimat yang membekas di memori otaku dari Pidato Presiden Jokowi saat pelantikan pada Minggu, 21 Oktober 2019 adalah ***rutinitas dari proses pekerjaan adalah satu hal, dan hasil pekerjaan adalah hal lain***””

Bagaimana implementasi nya di area kearsipan? Urusan kearsipan yang selama ini masih berada pada urusan proses, atau rutinitas harus dipandang pada sudut lain dengan mengutamakan hasil pekerjaan.

Hasil kerja arsip itu apa? Apakah bentuk daftar arsip bisa dibilang seperti bentuk laporan atau buku kajian dari karangan para ahli atau konsultan? Bukankah sejak lama hasil pekerjaan tersebut telah mendapatkan kritik?.hasil kerja berupa laporan dan buku kajian setebal apapun tidak dapat menghasilkan sesuatu tanpa dipergunakan?

Memaknai pidato presiden tersebut diatas memang perlu keluasan wawasan dan ketepatan presisi. Penulis jadi ingat saat kemunculan istilah “manfaat pekerjaan atawa 🏴󠁧󠁢󠁥󠁮󠁧󠁿 Inggrisnya” impact. Kala itu memahami pertanggungjawaban dari pekerjaan adalah keselarasan perencanaan sedari input, proses dan ouput. Hanya berfokus pada batasan output saja.

Ternyata dalam manajemen ada yg perlu digali lagi terkait adanya impact atau manfaat nyata dari pencapaian output.
Bisa jadi ini juga yg dimaksud pada isi pidato presiden tentang bedanya makna “delivered” dengan “sent”

Manfaat apa yang bisa diberikan dengan hasil pekerjaan kearsipan?. Pertanyaan tersebut menjadi poin untuk menyimpulkan hal hal di atas.

Penyediaan informasi kepada pihak yang membutuhkan sesuai dengan kedudukan kearsipan pada organisasi, bisa jadi mendapat tempat yang paling tinggi dari manfaat adanya urusan kearsipan.

Atau kemudian membangun beberapa tautan informasi yang akan menjadi memori organisasi menjadi jangkar ⚓ urusan kearsipan?

Pada akhir tulisan ini, penulis hanya akan menyampaikan sedikit kegelisahan atas isi pidato presiden tentang budaya inovasi. Tingkat resistensi di kearsipan masih cukup tinggi jika dibanding dengan urusan lainnya di rumah kebangsaan NKRI.

Kearsipan yang masih dituntut sesuai dengan proses dan kaidah yg begitu normatif, menjadi tantangan terbesar para pekerja arsip. Misalnya saja, kejelasan manfaat urusan kearsipan pada tujuan pembangunan tautan informasi untuk memori organisasi.

Lebih sederhana nya penulis contohkan pada penyusutan arsip. Pelaku kearsipan pasti akan sangat tunduk dan menghargai akan proses yg sesuai dengan kaidah. Jika tidak dilewati suatu proses tersebut , maka penyusutan bisa dikatakan SALAH. Tanda tangan kedua belah pihak dalam secarik berita acara, adanya daftar arsip yang juga harus ditanda tangani kedua belah pihak sampai dengan proses berlapis lapis jika arsip akan di musnah.

Praktik inovasi kearsipan pada contoh penyusutan arsip masih terganjal dengan kaidah peraturan yang memang menomorsatukan sebuah proses yang baik. Padahal tuntunan untuk segera memberikan manfaat kearsipan senantiasa menghantui para pekerjaan arsip.

So, dimanakah letak ketepatan sudut pandang kita atas isi pidato presiden pada hari minggu itu????

Tatkala kemudahan penyusutan arsip dapat menjadi area inovasi kearsipan, tak diragukan lagi dalam pemberian dua manfaat kearsipan sekaligus yakni
1. Segera membangun memori organisasi yang tercermin dari ragam khasanah koleksi arsip di Unit Kearsipan
2. Memberikan kesegaran ruang simpan bagi unit pengolah atau unit kearsipan level bawah untuk dapat melanjutkan layanan kearsipan (solusi ruang simpan)

Semoga bermanfaat