Penandatanganan surat

Pernahkah para pembaca memberikan Konsultasi tata naskah dinas kepada ASN baik dari level staf, pejabat pengawas, pejabat administrator hingga level pimpinan tinggi pratama?

Apakah terkait penomoran naskah kedinasan , ataukah tentang penggunaan stempel?

Tautan berikut merupakan ilustrasi dari pengalaman penulis melayani konsultasi penomoran naskah 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/11/06/analisa-naskah-kedinasan/

Pada Kamis, 7 November 2019, salah seorang pengadministrasi di Subdit Niaga Migas, Jaka Wuryanta bertanya kepadaku. “kang, kalo surat dari Pejabat Eselon Tiga dikirim keluar, stempel atau tidak?

Pertanyaan penggunaan stempel tersebut ditambahkan keterangan gambar/foto naskah bentuk surat yang telah ditandatangani oleh seorang pejabat administrator di salah satu unit kerja Ditjen Migas meski belum diberikan nomor naskah.

Sedikit info, bahwa tugas pengadministrasi di kantorku adalah memberikan naskah dinas, pembunuhan stempel pada naskah dan menyampaikan ke kurir atau caraka.

Apa yang sebaiknya dijelaskan kepada seorang pengadministrasi tersebut? Bagaimana mengawali penjelasan pembuatan naskah kedinasan yang harus berpedoman pada tata naskah dinas?

Aku pun mengawali dengan menyampaikan screen shoot terkait kewenangan penandatanganan surat yang tertulis pada Peraturan Menteri ESDM nomor 42 tahun 2015 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.

Bahwa terkait pertanyaan dari pengadministrasi tersebut tentang penggunaan stempel pada naskah kedinasan berbentuk surat ditandatangani pejabat eselon tiga dikirim ke luar kantor, tidak terdapat rujukan dan tidak sesuai dengan pedoman.

Pejabat Eselon tiga yang bukan kepala UPT atau pimpinan pada kantor yang terpisah dari satuan kerja, tidak memiliki kewenangan langsung untuk menandatangani surat keluar.

Untuk itu, sayapun memberikan saran kepada pengadministrasi tersebut untuk memperbaiki surat dengan penggunaan format pelimpahan kewenangan sesuai dengan tugas dan fungsi terkait.

Jika kita tengok lebih dalam, penetapan Tata Naskah kedinasan oleh pimpinan instansi bertujuan untuk memenuhi standar sesuai Pasal 32 Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang Undang Kearsipan 2009.

Untuk apa sih, Tata Naskah Dinas????
Penerimaan dan pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, Klasifikasi Arsip, dan Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses (pasal 32 ayat 2).
Itu artinya tata naskah dinas dipergunakan sebagai acuan penerimaan dan pembuatan arsip.

Apa sih maksud penerimaan dan pembuatan arsip itu???
Pencipta arsip meliputi kegiatan penerimaan dan pembuatan(pasal 31 ayat 1). Ooh ternyata mencipta arsip bukan hanya urusan membuat y, tapi juga menerima.

Kenapa harus memperhatikan “penciptaan arsip”???
Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan penciptaan arsip, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip (Pasal 31). Jadi salah satu kegiatan pengelola arsip dinamis itu adalah penciptaan arsip y..

Apakah setiap instansi wajib melaksanakan pengelolaan arsip dinamis?
Di pasal 30, dituliskan sih,bahwa wajib dilakukan oleh lembaga negara, BUMN, BUMD, Pemerintah Daerah, bahkan pihak ketiga yang diberikan pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan pemerintah sebagai pemberi kerja.

Dari hal hal tersebut diatas maka dapat kita sederhana bahwa Tat naskah dinas itu wajib dilaksanakan sebagai pedoman dalam penciptaan(penerimaan dan pembuatan) oleh lembaga negara.

Semoga bermanfaat