Perlunya pengarsipan

Kamis, 19 September 2019
Branding gedung perkantoran yang dapat kita jumpai pada tahun terakhir adalah adanya renovasi ruang kerja. Konsep ruang perkantoran modern bukan hanya berada pada fisik ruangan yang terlihat baru. Diperlukan beberapa barang milik negara lainnya untuk menunjang operasional perkantoran pejabat dan pegawai di unit kerja. Salah satunya adalah lemari atau kredensa untuk menyimpan berkas kerja.

Workstation atau meja kerja yang dipesan melalui vendor tentunya telah menyediakan fasilitas penyimpanan berkas kerja untuk memenuhi kebutuhan. Namun bagaimana jika lemari kecil yang menjadi satu paket dengan Workstation terkesan tidak mencukupi untuk menyimpan berkas kerja???

Mengapa masih saja para pegawai merasa butuh banyak lemari?? Bagaimana kah mencukupi kebutuhan tersebut?

Beramai ramai, pegawai di unit kerja melayangkan permintaan penambahan kredensa atau almari yang akan ditempatkan di samping workstation. Berdasarkan permintaan tersebut, ruangan yang selesai direnovasi terlihat berjejer rapi kredensa atau lemari yang dipergunakan untuk menyimpan berkas kerja.

Pertanyaan selanjutnya, siapakah yang mengkoordinir penyimpanan arsip di dalam kredensa atau lemari tersebut?? Apakah setiap pegawai memanfaatkan almari untuk menyimpan berkas kerjanya? Bagaimana cara memelihara arsip di dalam kredensa tersebut?

Waktu terus berjalan, suatu saat kredensa atau lemari tersebut akan penuh. Apakah yang terjadi? Bisakah memunculkan permintaan kembali untuk pengadaan kredensa atau lemari saat area kerja di unit kerja masih memungkinkan untuk menempatkan kredensa atau lemari arsip?

Fakta yang terjadi pada unit kerja, kesan kebutuhan operasional perkantoran sangat terkait dengan pemeliharaan arsip. Setelah beberapa tahun, ternyata ruang kerja baru (hasil branding perkantoran /renovasi) menunjukkan perubahan pemandangan. Saat ini kita dapat menjumpai tumpukan arsip dalam kardus menempati area unit kerja yang belum tersedia kredensa atau lemari.

Gambaran diatas menunjukkan bahwa kearsipan belum didudukkan sebagai solusi dalam hal pengadaan sarana dan prasarana. Tatkala layanan umum pada rencana strategis direktorat jenderal 2020 – 2025 terdiri salah satu kegiatan layanan kearsipan, maka perlu kiranya untuk mendudukkan kearsipan sebagai salah satu solusi permasalahan dalam pengadaan sarana dan prasarana perkantoran.

Tiga kegiatan dalam pemeliharaan arsip sesuai ketentuan peraturan kepala ANRI nomor 9 tahun 2018 yakni
1. Pemberkasan dan penyimpanan arsip inaktif
2. Penataan dan penyimpanan arsip aktif
3. Alihmedia arsip

Bagaimanakah pengorganisasian dalam pemeliharaan arsip di lingkungan Direktorat Jenderal???
Metode untuk mengorganisir pemeliharaan arsip dilaksanakan dengan membentuk sentral arsip aktif (central file) dan sentral arsip inaktif (records center).

Pada unit Direktorat Jenderal di lingkungan KESDM, jabatan kasubag tata usaha berada di bawah Sekretariat Direktorat Jenderal. Tidak ada jabatan kasubag tata usaha di lingkungan Direktorat.

Dengan demikian, kasubag tata usaha hanya dapat bertindak untuk mengorganisir pelaksanaan peran sentral arsip inaktif (records center). Bagaimana dengan pelaksanaan kerja sentral arsip aktif???

Dikarenakan tidak ada jabatan kasubag tata usaha pada tiap direktorat di lingkungan Direktorat Jenderal pada Kementerian ESDM, maka peran sentral arsip aktif harus dilaksanakan oleh unit kerja setingkat subdit/bagian pada lantai yang sama (dalam satuan unit kerja eselon 2 yang sama)

Dari uraian diatas maka dapat kesimpulan sementara adalah
1. Pejabat dan pegawai di lingkungan Subdit melaksanakan pemeliharaan arsip aktif (penyelenggaraan sentral file)
2. Pejabat pengawas urusan tata usaha direktorat jenderal melaksanakan pemeliharaan arsip inaktif (penyelenggaraan records center)

Bagaimana mekanisme hubungan kerja antara central file dengan records center???

Sesuai pedoman pemeliharaan arsip dinamis (pasal 10 pada Peraturan Anri nomor 9 tahun 2018), sentral arsip aktif (central file) menyampaikan daftar berkas paling lambat enam bulan setelah pelaksanaan kegiatan kepada sentral arsip inaktif (records center)

Berdasarkan daftar berkas yang disusun oleh petugas pada sentral arsip aktif (central file), maka dibuat pengaturan pemberkasan pada map atau folder. Tatkala map tidak dapat menyimpan arsip maka berkas yang lain disimpan pada kredensa atau lemari. Tanggung jawab pemberkasan, pengaturan penyimpanan arsip aktif di kredensa atau lemari berada pada pimpinan unit kerja atau Subdit/bagian.

Hal tersebut mengindikasikan bahwa Jumlah daftar berkas dapat dipergunakan untuk mengetahui kebutuhan kredensa atau lemari untuk penyimpanan arsip. Pada sentral arsip aktif yang memiliki daftar berkas yang panjang, maka mendapatkan prioritas dalam pengadaan kredensa/lemari.

Dari gambaran tersebut, kebutuhan lemari bukan berasal dari kesan butuh dari kondisi operasional perkantoran. Namun dapat didudukkan dari layanan kearsipan dengan output daftar berkas.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/09/11/daftar-berkas/

Selain daftar berkas sebagai dasar pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif selama di central file(subdit/bagian), daftar tersebut menjadi bahan penelitian untuk menentukan pemindahan arsip ke records center.

Berkas kerja yang terdapat di dalam daftar, perlu dilengkapi dengan daftar isi berkas. Petugas di sentral arsip aktif perlu untuk mengendalikan keberadaan isi berkas.

Berkas yang belum lengkap dan belum terdapat daftar isi berkas tidak direkomendasikan untuk masuk ke dalam daftar arsip pindah. Dalam hal ini, perlu dilakukan aktivitas untuk melengkapi berkas sebelum dilakukan pemindahan. Daftar arsip pindah ditandatangani oleh pimpinan subdit sebagai lampiran berita acara pemindahan arsip.

Dengan dilakukan pemindahan arsip secara rutin (minimal 2 tahun sekali) , maka pemanfaatan kredensa atau lemari di unit kerja akan lebih efisien.

Pemindahan arsip dilaksanakan dari sentral file ke records center sesuai kesepakatan yang mendasarkan tingkat kegunaan arsip. Dapat juga berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.

Terkait dengan kelengkapan berkas dan isi berkas, pegawai di sentral arsip aktif terus melakukan monitor sehingga dapat menjamin keutuhan rekaman kegiatan.

Misalnya saja map yang tidak mampu menyimpan seluruh kelengkapan berkas dapat mempergunakan metode tunjuk silang. Pada praktik pemberkasan, tunjuk silang ini dipergunakan untuk menandai atau memberikan petunjuk lokasi simpan yang berbeda disebabkan perbedaan bentuk arsip atau tidak tertampungnya dalam satu map.

#yukngarsip

Semoga bermanfaat