Integrasi persuratan dinas seluruh unit kerja di Lingkungan KESDM.
[23/1 14.10] "Rul, sibuk ra kowe?. sek tak telp" kata senior melalui pesan singkat. Isi obrolan via telpon terkait penggunaan aplikasi persuratan.
Singkatnya, Bapak Sekjen KESDM mengharap agar aplikasi persuratan dinas dapat segera di pergunakan di kantor Ditjen Migas.
Jumat, 24 Januari 2020, aku pun memandu jalannya diskusi penggunaan aplikasi persuratan yang dihadiri lebih dari 20 orang sekretaris pimpinan dan petugas persuratan.
Hasilnya adalah kesepakatan penggunaan aplikasi persuratan Versi PUSDATIN KESDM terhitung mulai hari Senin 27 Januari 2020.
Berdasarkan arahan Bapak Sesditjen Migas (pembantu PLT Dirjen Migas dalam mendisposisi surat), "distribusi disposisi Menteri ESDM segera melalui aplikasi termaksud". Pun info dari para sekretaris pimpinan tinggi pertama dimana pejabat terkait telah mulai mempergunakan (konsekuensi PLT Dirjen Migas yang diisi oleh Bapak Sekjen KESDM)
Mengurus surat berbasis aplikasi dapat dimulai dengan mengetikan alamat https://nadine.esdm.go.id/index.html
Manajemen pengguna pada aplikasi ini terbagi menjadi level penginput data surat (operator), level pemverifikasi surat masuk (pengawas), level user sekretaris dan level user pimpinan sampai dengan pelaksana.
Alur surat masuk
1. Operator surat masuk melakukan input data sesuai melalui jendela pemasukan data yang telah disediakan bersama file Pdf. Hal yang perlu diperhatikan Operator antara lain:
1.a. Surat masuk yang tertulis tujuan sesuai numenkelatur jabatan di lingkungan Ditjen Migas akan diterima oleh petugas persuratan di Gedung Ibnu Sutowo lantai 4 dan diproses di lantai 15 dibawah pengawasan jabatan kasubag tata usaha Ditjen Migas.
1.b Surat masuk yang bersifat tembusan untuk Ditjen Migas, secara otomatis diterima pada username Pengawas Ditjen Migas.
1.c Surat masuk dengan kondisi beberapa tujuan surat, diinput oleh operator surat pada kesempatan pertama.
2. Pengawas melakukan verifikasi dan mengkategorikan isi surat. Jika terdapat perbaikan data surat, maka alur surat masuk kembali ke user operator untuk dilakukan perbaikan. Jika telah sesuai dengan Tata Naskah dinas, maka surat diteruskan ke user Pimpinan.
3. User Sekretaris menerima pemberitahuan surat masuk yang telah diteruskan oleh user pengawas ke user pimpinan terkait. Notifikasi jumlah surat pada kotak masuk menunjukkan bahwa user pimpinan belum mendisposisi surat kepada jabatan setingkat dibawah.
Dalam hal surat telah terdisposisi, user sekretaris dapat memonitor melalui fitur jurnal disposisi.
Pengguna di atas yakni operator, sekretaris dan pengawas menjadi satu komunitas persuratan KESDM.
Kumpulan beberapa peran diatas akan tertuju pada efektivitas dan efisiensi persuratan dalam mendukung berjalannya birokrasi.
Seiring berjalan penggunaan aplikasi oleh seluruh pegawai di Lingkungan Kementerian ESDM, akan mengantarkan pada kondisi perbaikan secara berkelanjutan.
Hal tersebut juga dilegitimasi dengan terbitnya Surat Edaran Sekretaris Jenderal KESDM tanggal 7 Januari 2020 tentang penggunaan aplikasi naskah dinas elektronik.
Semua unit organisasi di lingkungan KESDM menggelar sharing session untuk komunitas persuratan. Pada bulan Februari 2020 pemanfaatan teknologi informasi komunikasi (TIK) untuk urusan persuratan berpusat pada ttta cara implementasi aplikasi berbasis Web yang diyakini dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas persuratan di seluruh lingkup KESDM.
Ekspektasi para pengguna begitu tinggi, hingga pada Selasa 28 Januari 2020 menemukan kesepakatan untuk lebih bersabar dengan memberikan kepercayaan kepada PUSDATIN untuk terus melakukan penyesuaian kebutuhan sesuai alur persuratan di Lingkungan Ditjen Migas.
Kendala yang mencuat dari setiap pertanyaan anggota komunitas persuratan KESDM dijelaskan oleh Pranata Komputer Pusdatin. Ujicoba aplikasi pada menu register surat menjadi dasar kesepakatan para pelaksana persuratan di Lingkungan Ditjen Migas.
Pusdatin KESDM pun lebih membuka komunikasi untuk menerima masukan demi perbaikan dan pengembangan aplikasi selanjutnya.
Kesepakatan akhir Januari di Ruang Stretegis Lantai 16 Gedung Ibnu Sutowo, "penomoran surat keluar berada di user operator yang dapat diperankan oleh user sekretaris.
Kepercayaan pengguna atau komunitas persuratan KESDM pada aplikasi perkantoran yang telah diinisiasi oleh PUSDATIN KESDM menjadi momentum peningkatan efektivitas dan efisiensi perkantoran khususnya terkait pengurusan surat.
Kepercayaan tersebut tentunya mempunyai harapan besar terkait integrasi antar unit utama yang terdiri dari Sekretariat Jenderal, Direktorat Jenderal dan Badan usaha serta pusat di lingkungan KESDM. Terutama integrasi Ditjen Migas dengan BPH Migas dan SKK Migas.
Kebutuhan kecepatan distribusi surat sampai dengan arahan pimpinan di sektor migas dipengaruhi pada lokasi empat perkantoran migas yang melekat pada Gedung yang berbeda alamat.
Gedung Kementerian dimana Menteri ESDM berkantor, Gedung Wisma Mulia dimana SKK Migas berada, Gedung BPH Migas di Tendean dan Gedung Ibnu Sutowo sebagai perkantoran Ditjen Migas.
Jumat, 7 Februari 2020 menjadi kali ketiga, berdiskusi bersama komunitas persuratan lingkup Ditjen Migas. Topik alur diskusi tentang alur surat masuk dan surat keluar yang menjadi tugas user operator.
Operator merupakan istilah yang dipergunakan di aplikasi naskah dinas elektronik untuk mewakili pengadministrasi persuratan/arsiparis. Operator tersebar di tiap jenjang unit organisasi lingkup Kementerian ESDM.
Sebelum terjadi integrasi persuratan atau penggunaan aplikasi persuratan, benar dan tidak nya hasil kerja penginputan data surat masuk dan register Surat keluar dikoreksi oleh Kasubag Tata Usaha pada unit yang membawahi petugas operator.
Contohnya pengadministrasi persuratan/arsiparis (yang bertindak selaku user operator) di Ditjen Migas hanya diawasi oleh Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas.
Kini, setelah adanya integrasi persuratan, bukan hanya kasubag tata usaha di Ditjen Migas saja, namun kasubag tata usaha unit lain (bertindak sebagai user pengawas) dapat mengawasi benar dan tidaknya proses input data surat dan register Surat.
Pengadministrasi persuratan (User operator) mempunyai banyak atasan langsung. Bukan satu orang Kasubag tata usaha, namun beberapa kasubag tata usaha di Lingkup Kementerian (yang bertindak selaku user pengawas)
Alur persuratan pada aplikasi persuratan secara online di Kementerian ESDM, menampakkan gejala di atas. Tentunya kejadian di atas melebihi dari standar baku tata naskah dinas yang saat ini disepakati.
Sebagai data perbaikan, tulisan ini akan menjadi usulan perbaikan alur surat masuk dengan pengkondisian tertentu.
Contoh: Data input Surat masuk yang telah dikoreksi oleh Kasubag TU Ditjen migas masuk ke ke operator Ditjen Migas. Meski penginput data surat berada di operator pada unit kerja lain.
Kondisi saat ini, misalnya pak sumarjo selaku operator di Sekretaris Jenderal melakukan kesalahan penginputan data surat yang ditujukan ke Direktur Jenderal Migas, maka koreksi oleh Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas kembali ke pak sumarjo (selaku operator Sekjen)
Pada surat yang ditujukan Ditjen Migas, Operator Ditjen Migas lah yang harus memperbaiki kesalahan data input. Dengan pengkondisian alur surat masuk tersebut, operator Ditjen Migas selaku penerima surat akan memudahkan dalam pengecekan fisik surat. Surat yang datang ke kantor Migas dalam bentuk fisik kertas pun perlu segera didistribusikan ke unit terkait (jika sangat penting).
ALUR SURAT KELUAR
Pada alur surat keluar, user operator yang mempunyai kewenangan mentransmisi atau menyampaikan surat tanpa melalui pengawasan kasubag tata usaha, menjadi kasus penyimpangan tata naskah dinas.
Otomasi transmisi/distribusi surat yang telah ditandatangani oleh pimpinan, tentunya perlu pengaturan dalam sistem agar terlebih dahulu diawasi oleh Kasubag Tata Usaha sebagai user pengawas.
Rabu, 12 Februari 2020
Di Gd Pusat Arsip Kementerian ESDM, terjadi forum komunitas persuratan lingkungan KESDM. Para peserta dalam kedudukan tenaga suporting manajemen /layanan perkantoran berasal dari satuan kerja atau unit utama antara lain, Sekretariat Jenderal KESDM, Ditjen Migas, Ditjen Ketenagalistrikan, Ditjen Minerba, Ditjen EBTKE, BPSDM, Balitbang, Sekretariat Jenderal Dewan Energi Nasional, SKK Migas, dan BPH Migas.
Babak baru persuratan KESDM dalam kerangka pelaksanaan urusan ketatausahaan dengan Pemanfaatan Teknologi Informasi Komunikasi (TIK) untuk meraih integrasi birokrasi yang efektif dan efisien.
Kehadiran sarana mail Handling berupa aplikasi berbasis Web pada pekan kedua menerabas kebiasaan pengurusan surat di masing masing satuan kerja di Lingkup KESDM.
Selain itu, integrasi persuratan dengan TIK menjadi arena pengujian norma standar dan kriteria yang bukan hanya dikuasai ilmu terapan tertentu atau hasil kesepakatan para pemilik bisini proses namun juga menghadirkan PARADIGMA baru yakni pendekatan intelegensia.
Aplikasi yang digawangi Pusdatin dengan counterpart pemilik proses bisnis Biro Umum KESDM ini menjadi wujud nyata paradigma intelegensia.
Babak baru dengan tantangan yang berbeda tatkala menempatkan kapasitas Pusdatin sebagai unit IT level Kementerian.
Konsep E Gov yang telah lama terdengar sejak tahun 2003 akan terus tergerus jika tanpa mempersilahkan Unit Pusdatin untuk mengambil peran dari tiap pengembangan aplikasi perkantoran di birokrasi.
istilah "intelegensia" sebagai paradigma, semakin berkembang setelah paradigma kekuasaan (era orde baru), paradigma kesekapakat bersama /regulasi (era reformasi) . Belum lama ini kita juga denger dan baca di media tentang diskusi "artifisial intelegensi" yang jadi topik diskusi sebagai pengganti pejabat administrator (3&4) tatkala kebijakan pemangkasan birokrasi disampaikan oleh Presiden RI.
Pengaruh Teknologi Informasi dalam wujud aplikasi begitu sangat masif hingga mampu merubah wajah sebut saja di area tukang ojek, belanja, traveling, kuliner.
Begitu juga nantinya akan terjadi di persuratan KESDM dimana tergambar dari forum hari ini. Semangat kebersamaan petugas suporting manajemen lintas satker dalam menyambut integrasi persuratan dengan pemanfaatan TIK sebagai sarana mail Handling.
Register surat masuk
[21/2 18.48] Kasubag TU Menteri "coba itu WAG dicarikan solusi, setiap hari permasalahannya sama..hanya pelakunya aja yg bergantian..🤦🏻♂"
Membaca pesan tersebut, logikaku berjalan sebab dan akibat. Nalarku pun sampai pada keterhubungan antara solusi dengan masalah. Bahkan mempergunakan prasangka, jangan jangan kita masih bermasalah dalam mendefinisikan tujuan dengan metode dan sarana yang kita tetapkan.
Apa sih tujuan pengurusan surat itu? Bagaimana menyikapi integrasi persuratan via aplikasi berbasis web sebagai satu metode dalam pencapai tujuan persuratan? Untuk tujuan apa menerjang norma kesepakatan (permen esdm terkait tata naskah dinas eksisting) dengan sarana pemanfaatan teknologi komunikasi? Atau masihkah kita punya cara baca aturan teknis tata naskah dinas yang otoriter dan terlalu kaku serta belum siap berubah?
Masuk pekan ketiga, integrasi persuratan KESDM berwajahkan kendala registrasi surat masuk. Kendala tersebut menjadi dampak perubahan kebiasaan registrasi naskah dinas yang menjadi persyaratan keabsahan (UU. No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan).
Apakah perubahan itu?
Kondisi sebelumnya : kewajiban untuk meregister arsip/surat dibatasi oleh unit organisasi. Pada tiap unit organisasi melaksanakan pengagendaan surat masuk.
Pada kondisi ini, kriteria keabsahan arsip/surat dalam tinjauan unit organisasi. Adalah menjadi fungsi unit tata usaha pada tiap unit organisasi untuk menjaga keabsahan arsip/surat dengan usaha meregister/pencatatan.
Kondisi saat ini (Integrasi persuratan) : metode mail Handling atau pengurusan surat berbasis aplikasi Web menuntut pembatasan satu kali register untuk lintas unit organisasi (seluruh unit utama di lingkungan KESDM). Proses pengagendaan surat hanya dilaksanakan pada peran pengguna yang disebut "operator". Si penginput surat harus berhadapan dengan sistem komputer yang dapat membaca jika surat telah teregistrasi.
Penulis berpendapat bahwa secara kebijakan persuratan yang berlaku di KESDM, satu pencatatan surat untuk lintas unit organisasi merupakan kesalahan penterjemahan norma ke dalam sistem persuratan berbasis web. Jika konsep integrasi persuratan lebih diutamakan untuk tujuan yang lebih baik ketimbang norma dalam kebijakan teknis persuratan, maka diperlukan antisipasi kondisi pada sistem komputer.
Sistem komputerisasi dengan integrasi yang terhubung dengan Internet merubah paradigma seluruh aspek kehidupan. Penulis mendukung integrasi untuk meraih perubahan persuratan KESDM ke arah yang lebih baik.
Namun demikian, perlu pendalaman konsep batasan unit organisasi yang menjadi kriteria keabsahan arsip/surat. Semua orang pun akan menerima bahwa tradisional method dalam persuratan pun harus berganti kepada modern method.
Dalam integrasi persuratan, bisa jadi sudah tidak lagi mengenal batasan unit organisasi dalam pengagendaan/register surat masuk. Satu data register surat masuk akan secara otomatis ditransmisikan dan dapat dipergunakan oleh eluruh unit organisasi.
Sampai disini, aku pun mendapat kesimpulan sementara tentang tujuan persuratan via integrasi atau metode aplikasi berbasis web yakni memangkas pekerjaan staf tata usaha di seluruh unit organisasi pada lingkup KESDM.
Jika kondisi tersebut merupakan tujuan adanya integrasi persuratan KESDM, maka kondisi saat ini telah berada pada jalur yang tepat. Pekerjaan pencatatan surat masuk akan semakin berkurang dengan kedudukan pengguna yang disepakati sebagai "operator" yang tersebar bukan hanya di unit tata usaha saja, namun dapat berada di tiap level organisasi pada Kementerian ESDM.
Data pengalaman empirik pengembangan aplikasi surat berbasis web di Ditjen Migas :
Sebelum 2015, Unit organisasi Ditjen Migas telah mengalami hal yang serupa dengan gambaran kondisi kendala register surat masuk. Meski telah diatur pada norma persuratan internal Ditjen Migas dan keberadaan sistem informasi persuratan dinas (tahun 2003 s.d.2014), praktik pencatatan/register arsip/surat masih terlihat berulang.
Petugas surat pada ruang kerja Dirjen/Direktur/Sesditjen Migas, melakukan pengagendaan surat masuk meski telah diregistrasi oleh unit tata usaha Ditjen Migas dengan sistem persuratan berbasis web (intranet). Bukti pencatatan tersebut adalah terdapat buku agenda surat masuk yang penulis dapati di tiap ruang kerja pimpinan tinggi.
Bukti selain buku agenda, pada arsip surat masuk sebelum tahun 2014 melekat dua formulir penyelesaian surat masuk /selendang surat yakni versi unit tata usaha Ditjen Migas dan versi sekretariat pimpinan tinggi (madya dan pratama)
Jika dikembalikan pada norma di kebijakan teknis persuratan, terjadi ketidaksesuaian praktikregistrasi /pencatatan arsip/surat. Namun demikian, praktik pencatatan tersebut menjadi benar tatkala alur surat internal.
Berdasarkan pengalaman tersebut, pengembangan aplikasi persuratan berbasis web di tahun 2011 - 2014 menetapkan tujuan untuk mencegah terjadinya duplikasi register/pencatatan arsip/surat.
Munculnya user level yang kemudian disebut dengan "operator", "pengawas" dan "sekretaris" memiliki latar belakang dari permasalahan duplikasi register/pencatatan arsip atau surat masuk.
Meski terdiri dari tiga peran, sejatinya hanya pendefinisian kewenangan tata usaha Ditjen Migas. Ketiga user level tersebut menjadi pintu pertama dari keabsahan arsip sebelum data surat ditransmisikan pada pengguna sebenarnya.
Karena tujuan sebenarnya dari urusan persuratan adalah bentuk dukungan manajemen internal pimpinan tinggi atau unit organisasi. Inti urusan persuratan berada di user pimpinan, bukan di tingkatan unit ketatausahaan.
Untuk tujuan yang lebih besar yakni bentuk dukungan manajemen internal maka ditentukan peran petugas Sekretariat pimpinan tinggi untuk ikut dalam proses pelaksanaan urusan ketatausahaan cq. Pencatatan surat masuk
Pekerjaan pencatatan surat masuk pada buku agenda di tiap Sekretariat pimpinan tinggi sampai dengan sekretariat pejabat administrator oleh petugas persuratan diterjemah dengan user "sekretaris" dan user "pengadministrasi unit eselon 3" .
Kemudian peran pengguna yang disebut "operator" hanya dimiliki oleh kelompok kerja pada unit tata usaha Ditjen Migas semata. Peran operator ini dilaksanakan oleh 4 sampai dengan 8 orang dengan jabatan dan tingkat pendidikan serta pengalaman kerja yang berbeda beda. Hasil kerja berupa data register surat/arsip.
Data register surat/arsip staf tata usaha Ditjen Migas akan diawasi dan dikoreksi oleh pejabat pengawas atau Pejabat eselon 4 sebelum nantinya diteruskan kepada penerima surat sesuai tujuan surat melalui user sekretaris dan user pengadministrasi eselon 3.
Kesimpulan
Di tulisan yang terbatas ini, aku hanya akan menarik satu kesimpulan sempit dari pertanyaan seorang Kasubag TU Menteri. Mungkin tidak akan menjawab dan memberi solusi atas permasalahan integrasi persuratan KESDM yang baru berumur 3 pekan.
Berikut poin poin kesimpulan umum, semoga dapat memberi gambaran dan dapat menyampaikan apresiasi kepada Kasubag TU Menteri yang terus berharap bertemunya solusi atas permasalahan register/pencatatan arsip atau surat masuk.
Perlunya menilik kembali tujuan integrasi persuratan KESDM. Apakah hanya bertujuan pemangkasan pekerjaan ketatausahaan?
Pengembangan aplikasi harus disesuaikan dengan tingkat kebutuhan ketatausahaan, bukan hanya mengurangi beban pekerjaan pencatatan arsip/surat yang berulang, namun lebih kepada penyediaan sarana dalam mempercepat dan mendokumentasikan data register /pencatatan arsip atau surat.
Yuk.. kembali kita diskusikan tentang alur data surat dengan pembatasan unit organisasi. Kebijakan teknis persuratan sejak dulu yang berlaku di KESDM berpegangan pada batasan perkantoran yang tercermin pada unit utama eselon 1. Bisa jadi nanti akan berubah, namun kondisi saat ini, keberadaan kasubag tata usaha dan stafnya tersebar di tiap unit organisasi.
Menunjuk poin ke-3, apakah iya...kita langsung menggabungkan tugas dan fungsi masing masing kasubag tata usaha lintas unit organisasi. Sedangkan ada norma organisasi dan kepegawaian pada kedudukan unit tata usaha untuk tiap jenis unit organisasi yang berbeda beda.
Faktanya, bentuk organisasi sangat berpengaruh pada mekanisme penyelesaian pekerjaan ketatausahaan. Beberapa bentuk organisasi di KESDM antara lain Direktorat Jenderal, Sekretariat Jenderal, Badan, dan inspektorat Jenderal. Coba perhatikan kedudukan kasubag tata usaha pada tiap bentuk organisasi tersebut, pastinya akan berbeda.
Akhirnya, aku pun terus mengajak untuk menikmati proses integrasi persuratan KESDM. Sebagai penutup, beberapa saran berikut ini pasti akan sama yang ada di benak para pejabat urusan ketatausahaan.
Hidupkan lagi tim kecil yang terus mengawal dengan diskusi perbaikan sistem maupun proses bisnis (Biro Umum & Pusdatin)
Dokumentasikan tiap kesalahan bukan hanya menjadi pelajaran, namun perlu dikroscek langsung kepada staf penanggungjawab user/pengguna
Segera implementasi perbaikan bisnis proses kepada sistem dengan otorisasi Bapak Sekretaris Jenderal (dapat melalui surat edaran)
Terus berkarya dalam menangkap perubahan untuk kemajuan meski harus merevisi kebijakan teknis persuratan(permen/kepmen/surat edaran)
Selasa, 25 Februari 2020
Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) memerlukan proses pembiasaan dan pemahaman oleh si pengguna. Adanya sharing session yang rutin digelar menjadi forum untuk menembus proses pembiasaan dan pemahaman antar pengguna.
Hal tersebut menjadi tujuan dari gelaran sosialisasi pengguna aplikasi naskah dinas elektronik pada unit organisasi Ditjen Migas. Aplikasi persuratan berbasis web versi Pusdatin KESDM yang telah di otorisasi oleh Sekretaris Jenderal KESDM sebagai sarana perkantoran untuk seluruh unit organisasi di instansi /KESDM
Sebagai bentuk perhatian pelaksanaan arahan pimpinan, sub bagian tata usaha pada bagian umum kepegawaian dan organisasi Ditjen Migas melalui Surat Undangan Sesditjen Migas mengundang seluruh pelaksana teknis dalam penggunaan sarana mail handling atawa pengurusan surat yang terintegrasi lintas unit organisasi di lingkungan KESDM.
Bertempat di Wisma Energi, pertemuan/forum para pelaksana teknis persuratan tersebut menjadi keempat. Kesimpulan yang disepakati adalah perlunya penyamaan persepsi dan pemahaman fungsi fungsi aplikasi persuratan dari pengguna "operator" dan "sekretaris" serta "pengawas" sehingga dapat memetakan permasalahan yang lebih tepat.
Asumsi yang dipergunakan adalah, barangkali para pengguna belum secara maksimal dalam memahami fungsi yang melekat pada aplikasi sehingga masih memunculkan banyak permasalahan dalam pengurusan surat. Dengan kata lain, pertemuan keempat ini lebih menggali pemahaman dari tiap tiap pengguna sesuai level manajemen user untuk dapat dijadikan bahan sharing session
Selain itu, pada kesempatan hari ini, unit tata usaha Ditjen Migas menyampaikan hasil pertemuan pada tanggal 12 Februari 2020 yang diadakan oleh Biro Umum.
Berikut riwayat pertemuan/forum persuratan tahun 2020 yang terselenggara sebagai bagian dari proses menyambut integrasi persuratan KESDM.
- 24 Januari 2020 bertempat di Ruang Rapat Wijarso yang menghasilkan kesepakatan terhitung mulai tanggal 27 Januari 2020 beralihnya sarana persuratan dari aplikasi Versi Migas ke versi Pusdatin KESDM
- 28 Januari 2020 di Ruang Strategis Gd. Ibnu Sutowo yang menghasilkan kesepakatan pencatatan surat masuk dan keluar oleh pengguna yang disebut dengan "operator". Para sekretaris pun mempunyai 2 peran yakni sebagai pengguna "sekretaris" dan pengguna "operator"
- 7 Februari 2020, di tempat yang sama disepakati oleh para pelaksana teknis persuratan pada sekretariat pimpinan untuk lebih memperhatikan pemilihan jenis naskah dinas
- 12 Februari 2020 di Gedung Pusat Arsip Pondok Ranji melalui inisiasi Biro Umum KESDM, menginventarisir permasalahan dari setiap unit organisasi di lingkungan KESDM
Integrasi persuratan KESDM, 2 Maret 2020
Menapaki sebulan berlangsungnya integrasi Persuratan KESDM via aplikasi berbasis web, memunculkan kegemesan baik sebagian pihak. "gemes" untuk menyikapi harapan CeCeP (Cepat Cermat dan Produktif) terhadap perubahan fundamental pada urusan administrasi perkantoran.
Harapan kehandalan sarana mail handling dapat menjadi alternatif oleh pengguna yang notabene aparatur sipil negara di Kementerian ESDM.
Kemudian muncul lah suatu pertanyaan, bagaimanakah monitoring kehandalan sarana mail handling berbasis Web yang terhubung secara Internet tersebut untuk disebut CeCep??
Berikut sedikit sudut pandang terkait hal tersebut. Aku mulai dari kehadiran aplikasi persuratan dinas secara elektronik yang dilaunching dengan surat edaran bertanda tangan atas nama menteri ESDM pada awal tahun 2020.
Pada redaksi Surat Edaran termaksud, secara lugas tertulis mewajibkan seluruh pejabat dan pegawai di Lingkungan KESDM dalam pengelolaan naskah dinas. Dasar hukum terbitnya surat edaran tersebut adalah Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tahun 2011 dan tahun 2018 terkait Pedoman Tata Naskah Dinas Elektronik di Instansi Pemerintah dan Pedoman Sistem Evaluasi Pemerintahan berbasis Elektronik.
Sedikit menyinggung dasar hukum termaksud, menurutku sebetulnya urusan naskah Dinas di Intansi Pemerintah seyogyanya bergeser kepada Peraturan Pemerintah nomor 28 tentang Pelaksanaan UU RI Nomor 43 tentang Kearsipan. Atau kemudian di tahun 2018 harus merujuk pada Perpres nomor 95 tahun 2018 tentang sistem pemerintahan berbasis elektronik (SPBE).
Pun halnya jika kita sedikit menengok kebelakang di tahun 2008 terkait dengan UU tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Dan di penghujung tahun 2019, disahkan aturan pelaksana yakni Peraturan Pemerintah Nomor 71 tahun 2019 yang mengubah PP sebelumnya tahun 2012 terkait Penyelenggaraan dan Sistem Transaksi Elektronik.
Dalam tulisan ini, aku tidak memperdalam dan mempermasalahkan dasar hukum namun agar sarana persuratan tersebut cepat dipergunakan oleh pejabat dan pegawai di lingkungan KESDM.
Setelah cepat dipergunakan, apakah dapat membantu kecermatan para pengguna untuk melakukan registrasi, distribusi surat dinas???
Kebutuhan para pengguna atas sarana mail handling atau yang lebih tenar dengan sebutan panatausahaan persuratan berasal bukan hanya dari para pegawai urusan surat dinas.
Pada level manajerial, untuk tujuan kecepatan penyampaian informasi surat, bisa jadi masih belum dapat menggantikan dari penggunaan Whatsapp. Tatkala kemampuan Whatsapp tidak dapat di Adobe oleh sarana mail handling, maka jangan terlalu berharap lebih.
Pegawai dan pejabat pada level manajerial di KESDM lebih banyak memanfaatkan aplikasi Whatsapp. So, apalagi yang akan dituju dengan integrasi persuratan KESDM?
Kecermatan dalam mendisposisi pun masih terkendala dengan pengaturan sistem. Misalnya saja untuk satu pejabat pengawas dalam unit eselon 3 yang sama dalam memberikan disposisi kepada bawahan meski lintas unit kerja level eselon 4.
Sarana persuratan termaksud belum lah mengakomodir (proses development oleh Pusdatin) Perbaikan sistem untuk menunjang distribusi persuratan dinas perlu dipertegas kembali. Tatkala beberapa masukan telah disepakati, maka seharusnya tidak menunggu lama untuk dimplementasikan ke dalam sistem komputer.
Kita perlu mendudukan kembali bahwa pemahaman alur surat dari atas ke bawah disebut dengan alur disposisi. Sedangkan alur surat ke samping pada level manajerial yang sama disebut dengan alur penerusan surat.
Bahkan kedepan, seiring dengan perubahan organisasi, alur persuratan pun diprediksi dapat bergerak secara diagonal (dalam koordinasi kelompok kerja yang sama).
Kecermatan tim pengembang (Pusdatin dan Biro Umum KESDM) untuk menyediakan sarana persuratan dituntut bermuara pada produktifitas kinerja organisasi. Bukan semata pada batasan organisasi namun berbasis kebutuhan para pengguna.
5 Maret 2020
Akun pengguna aplikasi persuratan
[2/3 12.02] putri Fikdiani: "siang Mas Nurul, terkait SK Mutasi dari Biro Hukum pada Sekretariat Jenderal ke Direktorat Jenderal Migas, Pak kepala Bagian Hukum Sesditjen Migas meminta agar akun ku di aplikasi persuratan disesuaikan 🙏, terima kasih"
Pesan singkat tersebut membawa asumsiku bahwa integrasi aplikasi perkantoran di Lingkungan KESDM masih butuh proses. Sampai kapan kita harus menunggu wujud integrasi dengan hasil otomatisasi????
Sesuai data personal yang dilampirkan untuk permintaan penyesuaian akun, SK Mutasi terhitung mulai tanggal 1 Maret 2020. Sehari selepasnya pun, pegawai yang bersangkutan menyampaikan kepadaku dan langsung aku teruskan ke petugas admin aplikasi persuratan pada Pusdatin KESDM.
[2/3 13.08] Admin Aplikasi Persuratan: Dr sipeg aj hrsnya ud update si pak, Blm berubah kah? Saya cek dari db replikasi, di sipegnya blm Update.
Pemikiran ku menjadi benar, bahwa aplikasi persuratan dinas memerlukan konfirmasi dari admin SIPEG. Sejauh mana konfirmasi tersebut agar tiap pegawai mendapat kecepatan penyesuaian akun pada aplikasi persuratan?
Apakah secara otomatis atau perlu dikonfirmasi kembali oleh admin aplikasi persuratan dinas? Dari permintaanku sebelumnya dimana atas nama arif yang mendapat SK mutasi antar unit eselon 4 pada unit kerja eselon 3 yang sama, telah di kabulkan oleh admin aplikasi persuratan dinas. Itu pun, sang admin harus menghubungi admin SIPEG.
Pun hari ini, [5/3 14.28] "Siang om nurul, ini ada satu staf yang belum terdaftar di aplikasi persuratan dinas. Atas nama Pribadi IF di bawah pejabat pengawas kasie pengolahan minyak bumi.
Pada akhir tulisan ini, pantaskah kita bertanya kembali, apa yang akan dituju, dengan menetapkan single ID aplikasi persuratan sesuai dengan SIPEG? Masihkah relevan dengan tujuan otomatisasi?? Dinamika cepatnya rotasi Mutasi pegawai di lingkungan KESDM pun tak dapat tertangkap oleh otomasi persuratan via Integrasi persuratan KESDM.
Meluncurnya SK Mutasi atau SK pengangkatan PNS seorang pegawai harus menunggu konfirmasi dari admin SIPEG. Terang butuh pengaturan dan konfirmasi, namun apakah perlu tiap kali ada perubahan harus diawali dengan menyampaikan pesan ke admin aplikasi persuratan??
Kapan otomasi dapat membantu pegawai? Selain aplikasi persuratan dinas, terjadi juga pada aplikasi perjalanan dinas yang belum terintegrasi dengan SIPEG. Pencatatan perjalanan dinas belum secara otomatis mengirimkan notifikasi perbaikan kehadiran pegawai.
Si pegawai yang bersangkutan masih harus dituntut untuk mengajukan perbaikan kehadiran. Bisakah otomatisasi membantu pegawai agar tidak memunculkan beberapa kejadian potongan nilai tunjangan kinerja pada pegawai???
17 Maret 2020
Konsep Otomasi
Gagal Paham nya pemanfaatan teknologi informasi komunikasi (TIK) adalah mis dalam memahami konsep otomasi. Sejak awal taun dua ribuan, konsep otomasi telah menjadi hit sebagai sarana menggapai efektif proses bisnis.
Pun pada kearsipan Cq. Persuratan, otomasi dimanfaatkan sebagai sarana untuk membantu dalam pengendalian surat (Mail Handling). Beban kerja persuratan yang ditangani beberapa orang dapat ditangani dengan satu petugas yang dilengkapi sarana otomasi.
Sarana otomasi akan mereduksi beban pencatatan surat masuk pada surat yang begitu banyak. Pun dengan kontrol sistem komputer, pencatatan surat keluar pun lebih mudah teratur.
Yang patut menjadi perhatian dari otomasi adalah dokumentasi persuratan yang selama ini mengandalkan buku agenda sebagai metode konvensional dapat lebih berjalan lebih lengkap.
Dokumentasi persuratan via sarana otomasi, mempermudah dalam penelusuran surat. Untuk kepentingan filling pun, lebih memudahkan. Filling yang bertujuan kecepatan akses, bukan filling sebagai usaha pelaksanaan kearsipan konvensional.
Sebetulnya, apa sih otomasi itu???? Dan apa beda dengannya dengan persuratan elektronik?. Proses bisnis surat elektronik secara total tidak menggunakan media konvensional berupa kertas dan tinta pulpen (sebagai pengesahan surat).
Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dalam proses persuratan yang belum secara total meninggalkan media konvensional berupa kertas, dapat disebut otomasi.
Akhirnya, tulisan ini mengantarkan pemahaman pribadi bahwa konsep otomasi berbeda dengan persuratan elektronik atau naskah dinas elektronik. Apapun sebutan aplikasi persuratan jika masih mempergunakan metode konvensional, sepatutnya untuk memperhatikan Norma Standar Prosedur dan Ketentuan (NSPK) persuratan atau tata naskah dinas yang berlaku.
Toh otomasi hanya suatu pendekatan dan bukan menjadi proses bisnis yang baru dimana sebelumnya belum pernah ada.
Semoga berguna