tata naskah dinas

Tatalaksana Surat 

Tatalaksana Surat berkembang menjadi Tata Persuratan yang akhirnya menjadi Tata Naskah Dinas sebagai acuan dalam komunikasi kedinasan secara tertulis. 

Di Kementerian ESDM, acuan komunikasi kedinasan mencatatkan delapan generasi sejak tahun 1971 kemudian diubah kembali pada tahun 1978, diperbaharui di tahun 1986 lanjut ke tahun 1998 diubah pada tahun 2001, dicabut di tahun 2006, sempat bertahan cukup lama hingga terbit versi 2015 dan terbaharui kembali saat ini, tahun 2020.

Sampai dengan tahun 2001 penetapan melalui Keputusan Menteri (Kepmen). Sedangkan selanjutnya diatur melalui Peraturan Menteri (Permen). Sejak 1998, Tatalaksana Surat berubah menjadi Tata Persuratan dan sejak tahun 2015 menjadi Tata Naskah Dinas. 

Kini, acuan komunikasi kedinasan secara tertulis tersebut sangat terpengaruh oleh pemanfaatan Teknologi Informasi Komunikasi (TIK). Pengaruh termaksud bukan saja hanya berkedudukan sebagai paradigma baru, namun menjadi kebutuhan. 

Terlebih penetapan metode Bekerja Dari Rumah atau WFH yang diperpanjang sampai dengan 13 Mei 2020. Praktis tata naskah dinas dengan pemanfaatan teknologi informasi menjadi satu terobosan untuk memenuhi kebutuhan atas kebutuhan komunikasi kedinasan. 

Garuda Emas pada Kop Surat

Tulisan kali ini memperdalam simpulan "tidak ada lagi Garuda pada kertas kop yang berwarna hitam". Pun garuda pada kop surat, hanya dapat dipergunakan  kepada jabatan tertentu yang salah satunya adalah "Menteri". Berikut tautan tulisan sebelumnya 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/05/01/garuda-logo-pada-kop-surat/

Pengaturan sebagai Permen ESDM 2/2020 yang kuilustrasikan pada tulisan tautan diatas tentu mendasarkan peraturan perundangan terkait. Sejak 10 tahun yang lalu, telah ada ketentuan Garuda pada kop yang harus diperhatikan. Dua diantaranya adalah warna burung Garuda dan pejabat yang berhak mempergunakan. 

Pejabat yang dapat mempergunakan 

UU RI No. 24 tahun 2009, Bab IV Bagian Kedua tentang penggunaan lambang negara, pasal 54, lambang negara dapat dipergunakan sebagai kop surat oleh :

1. Presiden dan Wakil Presiden RI
2. Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) 
3. Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) 
4. Dewan Perwakilan Daerah (DPD) 
5. Mahkamah Agung dan Badan Peradilan (Mahkamah Konstitusi) 
6. Menteri dan Setingkat Menteri
7. Gubernur
8. Bupati dan Walikota 
9. Duta Besar, Konsulat Jenderal, kuasa usaha tetap konsul, konsul Jenderal (kepala Perwakilan RI yang berada di luar Negeri) 
10. Notaris
11. Pejabat lain yang ditentukan dengan Undang Undang

Poin ke 11, menarik untuk menjadi bahan tulisan selanjutnya y? Apakah termasuk pejabat pada urusan kepegawaian? Jika demikian, naskah kepegawaian tetap akan terdapat Garuda pada kop surat yang berwarna kuning emas. 

Warna Kuning Emas 

UU RI No. 24 tahun 2009 Pasal 49 poin c bahwa lambang negara mempunyai warna pokok kuning keemasan untuk seluruh burung Garuda. Warna kuning emas merupakan warna kuning keemasan secara digital mempunyai kadar MHB (Merah 255, hijau 255, biru 0) melambangkan keagungan bangsa atau keluhuran negara. 

Kesimpulan 

Kini, melalui Permen ESDM 2/2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Kementerian ESDM :

• TIdak ada lagi Garuda pada kertas kop yang berwarna hitam pada seluruh burung garuda. Warna pada seluruh burung garuda adalah kuning emas. 
• Garuda pada kop surat hanya dipergunakan oleh Menteri (pejabat yg telah ditentukan menurut UU 24/2009). 
• Perlu pendalaman kembali terkait pejabat lain yang dapat mempergunakan garuda pada kertas kop sebagmana ditentukan dengan Undang Undang. Apakah termasuk pejabat yang berwenang (PyB), dan Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) pada urusan manajemen PNS?

Garuda, lambang berwarna Emas

[30/4 19.56] Maulana: "Assalamualaikum pak Nurul.. Format kop surat untuk SK Dirjen berubah ya.....Saya baca, kayaknya ada yang berubah, pada bagian kop suratnya. Selain sesuai ketentuan baru, surat a.n. Menteri bertanda tangan dirjen,  mempergunakan kop logo ESDM ya pak? "

Pesan diatas mengkonfirmasi kepadaku terkait perubahan ketentuan persuratan di lingkungan KESDM. Maulana, seorang petugas surat pada sekretariat Dirjen Migas juga termenyertakan pula file Pdf Permen 2/2020, 

Diundangkan di akhir Februari 2020, Permen ESDM 2/2020 yang diantara isinya terkait penyusunan naskah kedinasan di Kementerian ESDM menjadi babak baru. Sesuai Permen 2/2020, tidak ada lagi Lambang Garuda berwarna hitam. Setidaknya untuk naskah kedinasan yang tidak diatur melalui Peraturan perundangan khusus/tertentu 

Sebelumnya, gambar Garuda berwarna hitam lazim dipergunakan untuk naskah dinas yang mengatasnamakan menteri ESDM dan ditandatangani pimpinan tinggi madya 1.a.

Ketentuan tata naskah dinas tersirat pada lampiran ke-1 Permen ESDM termaksud. Bahwa hanya ada satu gambar Garuda, yakni Garuda Berwarna Emas. 

Terus bagaimana, format kepala surat untuk Surat  Keputusan (SK) yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal Migas? Jika sebelumnya, SK bertanda tangan Direktur Jenderal mempergunakan kertas kop Garuda berwarna hitam. Untuk SK mempergunakan Logo Kementerian ESDM. Baik SK atas nama Menteri atau SK yang diterbitkan langsung okeh Dirjen. 

Struktur Penomoran Keputusan TTD Menteri

17 April 2010

Penomoran keputusan menteri dapat dilihat dari sudut pandang masyarakat umum dan pembacaan instansi penerbit. Pada sudut pandang masyarakat, sebelas Kementerian yang telah menerapkan struktur nomor keputusan menteri yang mudah diingat. Selebihnya, nomor keputusan menteri mengesankan sulitnya diingat dan disebutkan oleh masyarakat umum.

Bagaimanakah tata naskah dinas memberikan acuan penomoran keputusan menteri? Apakah perbedaan struktur penomoran keputusan adalah hal yg terus akan dipertahankan sebagai identitas Kementerian?, ataukah keputusan menteri pembantu presiden harus sama diantara satu dengan yang lain? 

Pendapatku pribadi bahwa penomoran yang memiliki struktur hanya nomor urut berdasarkan jenis naskah keputusan dan tahun terbit, memudahkan masyarakat dalam membaca. 

Sedangkan yang menyulitkan pembaca yg nota bene masyarakat umum tatkala berstruktur kode naskah, kode jabatan penandatangan dan kode klasifikasi arsip, identitas konseptor, serta angka yg menunjukkan bulan. 

Bisa jadi bukan bermaksud menyulitkan masyarakat namun demi kemudahan pembacaan di lingkungan instansi penerbit keputusan. Sebut saja Kode klasifikasi arsip atau kode konseptor akan memudahkan dalam mengidentifikasi PIC atau Pejabat yang berwenang atas substansi isi setelah Menteri. 

Menurutku, struktur penomoran keputusan sudah tidak lagi dibutuhkan hanya untuk semata dalam kerangka pemberkasan arsip. Namun Sifat informasi untuk umum yang tertulis/terekam pada surat keputusan, lebih kepada kemudahan untuk masyarakat luas. 

Berikut contoh keputusan menteri untuk mengetahui struktur penuangan nomor:

Kemenko Polhukham:  74 tahun 2017 tentang informasi jabatan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum dan Keamanan 

Kemenko Perekonomian: 311 tahun 2020 tentang Peta Indikatif Tumpang Tindih Informasi Geospesial Tematik di Kepulauan Maluku dan Pulau Papua

Kemenko PMK :  7 tahun 2019 tentang nilai nilai Kemenko Bidang Pembangunan Manusia dan Kebudayaan

Kemenko Kemaritiman dan Investasi : 5.2 tahun 2016 tentang Tim Reformasi Birokrasi Kementerian Kemaritiman dan Sumber Daya 

Setneg : berstruktur nomor urut dan tahun

Dalam Negeri :  061-5449 tahun 2019 tentang Tata cara persetujuan Menteri Dalam Negeri terhadap tambahan penghasilan pegawai aparatur sipil negara pada pemerintah daerah 

Luar Negeri:  57/B/OT/1/2015/01 tentang Pembentukan unit layanan kesehatan 

Pertahanan: KEP/19/1/2019 tentang program kerja anggaran kantor wilayah Kementerian pertahanan TA 2019

Agama : 121 tahun 2020 tentang penetapan Kuota Haji tahun 1441 H/2020 M

Hukum dan Hak Asasi Manusia: M.HH-03.AH. 06.06 Tahun 2019 tentang Tim Komite bersama dengan instansi terkait perihal penyusunan rekomendasi kurikulum pelatihan evaluasi dan pengawasan kurator dan pengurus 

Keuangan : 6/KM.7/2020 tentang 

Pendidikan dan Kebudayaan : 230/M tahun 2019 tentang pengadaan barang dan jasa di sekolah yang bersumber dari dana BOS

Kesehatan : HK. 01.07/Menkes/104/2020 tentang

Sosial: 94/HUK/2018 tentang penerima penghargaan kesejahteraan sosial lanjut usia tingkat nasional

Ketenagakerjaan : 39 tahun 2019 tentang penetapan SKKNI kategori administrasi pemerintahan, pertahanan dan jaminan sosial wajib administrasi pemerintahan bidang kearsipan

Perindustrian: 189 tahun 2020 tentang Pendelegasian Kewenangan Menteri Perindustrian Selaku Penanggung Jawab Proyek Kerja Sama dalam Pelaksanaan Kerja Sama Pemerintah dengan Badan Usaha Kawasan Industri Teluk Bintuni

Perdagangan : 699/M.DAG/KEP/7/2013 tentang Stabilitas Harga Daging Sapi

Energi dan Sumber Daya Mineral : 79.K/12/MEM/2020 tentang Harga Minyak Mentah Indonesia Bulan Maret 2020

Pekerjaan Umum & PR: 242/KPTS/M/2020 tentang batasan penghasilan kelompok sasaran kredit/pembiayaan rumah bersubsidi

Perhubungan : KM 30 tahun 2020 tentang Perubahan atas keputusan menhub nomor KP432/2017 tentang rencana Induk pelabuhan nasional

Komunikasi dan Informatika :Nomor 159 Tahun 2020 mengenai Upaya Penanganan Corona Virus Disease (Covid-19) Melalui Dukungan Sektor Pos dan Informatika

Pertanian: 104/Kpts/HK.140/M/2020 tentang Komoditas Binaan Kementerian Pertanian

Lingkungan hidup dan kehutanan : SK.32/Menlhk/setjen/KUM.I/I/2020 tentang akhir kerjasama antara Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan dengan Yayasan WWF Indonesia

Kelautan dan Perikanan : 8/KEPMEN-KP/2020 tentang Perlindungan Penuh Rambu Laut

Desa dan PDTT: 136 tahun 2020 tentang Penetapan Kabupaten Daerah Tertinggal tahun 2020-2024

Agraria dan Tata Ruang: 464/SK.DI.01.01/XII/2019 tentang Penunjukan Kantor Pertahanan Lokasi Layanan Pertanahan terintegrasi secara elektronik

Perencana Pembangunan /Bapenas : Kep.1/M. PPN/HK/01/2020 tentang Pembentukan kepanitiaan RUU dan Perpres Ibukota Negara

PAN dan RB :44 tahun 2020 tentang Petunjuk Pelaksanaan Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik Di Lingkungan Kementerian / Lembaga, Pemerintah Daerah, Badan Usaha Milik Negara, Dan Badan Usaha Milik Daerah Tahun 2020,

BUMN : SK-135/MBU/12/2019 tentang PENATAAN ANAK PERUSAHAAN ATAU PERUSAHAAN PATUNGAN DI LINGKUNGAN BADAN USAHA MILIK NEGARA

Koperasi dan UKM: 361/KEP/M/II/1998 tentang pedoman pelaksanaan penggabungan dan pelebaran koperasi

Pariwisata dan Ekonomi Kreatif : KM.3/PL.00.02/M-K/2020 tentang Patokan Harga Satuan Barang di Lingkungan Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif/Badan Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Tahun Anggaran 2020

Pemberdayaan Perempuan & Perlindungan Anak : 33 tahun 2020 tentang Tim Gerakan Bersama Jaga Keluarga Kita Untuk Melindungi Perempuan Dan Anak Dari Bahaya Penularan Corona Virus Disease 2019

Riset dan Teknologi : 123/M/KPT/2019 tentang Magang Industri dan Pengakuan satuan kredit semester

Pemuda dan Olah Raga: 2 tahun 2020 tentang PENGANGKATAN DAN PENUNJUKAN TIM PERSIAPAN REVISI UNDANG-UNDANG NOMOR 3 TAHUN 2005 TENTANG SISTEM KEOLAHRAGAAN NASIONAL

Kesimpulan :

Penuangan nomor keputusan yang mendasarkan nomor urut jenis keputusan dan tahun sebanyak 11 Kementerian 

Terdapat tujuh jenis kode naskah keputusan antara lain: KM, KPTS, KEP, SK, K, KPT, KEPMEN

Terdapat sembilan jenis kode penyebutan jabatan Menteri yang dituangkan pada nomor keputusan antara lain : M, MBU, M-K, MEM, M.PPN, Menlhk, M.DAG, Menkes, dan Men-KP

Struktur penomoran keputusan ditengarai menyertakan angka yang menunjukkan bulan terbit sebanyak 7 Kementerian 

Struktur penomoran keputusan ditengarai menunjukkan klasifikasi arsip sebanyak Sebelas Kementerian 

Ditengarai terdapat identitas konseptor keputusan sebagai PIC pelaksana substansi isi seperti kode Setjen dan MK.7

Kop surat

4 Mei 2020

Plentang plentung dering seluar kudapati menjelang siang ini. Bunyi gawai itu pertanda datang pena baru. Beberapa chat mengharuskanku memencet huruf demi kata serta kalimat pendek untuk membalasnya. 

Terjadi interaksi komunikasi via Whatsapp yang berjudulkan "persuratan". Patut diakui, kegiatan birokrasi pemerintahan sangat lekat dengan persuratan. Tak heran, bersamaan dengan Isu baru tentang persuratan, menambah ramai pembicaraan.

Isu baru itu adalah lahirnya generasi ke 8 tata naskah di lingkungan Kementerian ESDM. Baca 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/04/05/kearsipan-kesdm/

Sejarah surat kedinasan di Kementerian ESDM memang hampir sama dengan umur kearsipan di Indonesia. Dilihat dari tahun 1971 dimana tersusun tata laksana surat Departemen Pertambangan dan Energi yang bertahun sama dengan tahun UU RI tentang Pokok Kearsipan. Baca juga 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/04/20/tatalaksana-surat/

Isu persuratan kemudian berkembang sebagai bagian dari urusan kearsipan yang dinaungi UU RI tentang Kearsipan di tahun 2009. Pun terkait penjagaan nilai keluhuran negara, lahir pula UU RI terkait pengaturan lambang negara di tahun yang sama

Dalam praktik persuratan (fase pertama kearsipan)  berkaitan dengan lambang negara pada kertas kop menjadi topik pembicaraan persuratan. Baca juga 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/05/02/garuda-emas-pada-kop-surat/ 

Pena pertama

4/5 09.25] pengawas surat di Bandung : Ada Permen ESDM 2/2020 ttg kearsipan (dan tata naskah). Ditjen Migas udah berlaku mas?. Udah ada edaran di internal Migas atau sosialisasi Mas?. Bageol kayaknya belum ada sosialisasi dr Biro, opo aku seng telat yak...Lha aku nunggu analisa mu mas...koyone belum ada...🤣

Pena kedua

[4/5 07.14] analis usaha Hulu Migas: mau tanya ttg surat dinas yg ditandatangani oleh Plt. Dirjen a.n. Menteri ESDM apakah perlu ditulis Direktorat Jenderal Migas di kop nya?+ alamat migas ya mas?

Pena ketiga 

[4/5 10.50] Pengawas surat di Ditjen Migas : Mau tanya pak katanya ada kop surat tersendiri untuk Yg ttd atas nama Menteri. 

Pena keempat

[4/5 11.38] Analis Usaha Hilir Migas : 1. Kalau kop surat buat ttd plt a.n menteri gimana?, mas maulana bilang kmrn kop migas biasa, Jadi make mana ini mas surat niaga ttd plt?

Pena kelima

[4/5 11.19] suyatno: Ini mas, kop surat nya kok beda saya dapet kop yg hanya bertuliskan Kementerian namun bukan kop migas juga...😀😀 ,Ikalo kop surat  unit organisasi es 1 nya, ada tulisan setjen..Ditjen..itjenA, di peraturan tertulis kata2 mandat nya A. n.M1

Pena keenam 

[4/5 12.41] Maulana: Assalamualikum pak nurul..untuk kop surat an.menteri kop nya yg ini ya?

Pena ketujuh 

[4/5 11.53] pengawas Kearsipan KESDM : sepengetahuan sya,,hal 225 Permen ESDM 2 2020 point 4 "dalam hal pelimpahan wewenang mandat menggunakan kop Naskah Dinas dan nomor penerima mandat, serta Cap Dinas"..jadi klo atas nama Menteri yg ttd Ditjen Migas menggunakan kop Ditjen Migas..contoh yg disampaikan atas nama Menteri ttd Sekjen..tapi cba sya diskusikan ya Mas sma yg ahlinya.. 

Ilustrasi pena via pesan singkat Whatsapp diatas memperlihatkan perhatian atas persuratan di masa WFH ini. Bisa jadi lebih meriah dari pada forum sosialisasi dalam bentuk rapat di luar kantor. 

Akhir tulisan ini, berikut poin per poin rangkuman ilustrasi diatas:

Genderang babak baru persuratan KESDM telah diundangkan 12 Februari 2020 

Sektor energi sebagaimana tergambar pada Logo Kementerian ESDM manjadi isu penting persuratan 

Penggunaan logo pada kepala naskah dinas mengatasnamakan menteri, dan juga keputusan pimpinan tinggal madya menjadi bagian menjaga nilai Kementerian ESDM (sebagaimana arti logo ESDM) 

Tentu saja Tanpa meninggalkan keluhuran Negara dalam penggunaan lambang negara garuda

Keluhuran itu tercermin dari penggunaan Lambang negara Garuda yang berwarna kuning emas di seluruh burung garuda pada kertas kop surat di lingkungan KESDM yang melekat erat pada pejabat negara (Menteri ESDM) dan Setingkat Menteri 

Dan tidak menutup penggunaan oleh pejabat lain yang ditetapkan peraturan perundangan undangan