Penting kiranya, segera memindahkan fisik kertas dari unit kerja sebagai creating agency atawa unit penerbit dokumen negara. Terlebih masa pandemi, dimana ruang perkantoran semestinya terlihat lega sehingga sirkulasi udara dapat maksimal merata.
Ruang perkantoran, terlebih untuk gedung bertingkat sudah selayaknya jauh dari tumpukan dokumen konvensional atawa kertas. Keterujian kesehatan masyarakat dg terpaan virus COVID-19 kembali mengerdipkan perhatian kita akan adanya siklus dokumen negara.
Siklus itu diawali dari menerbitkan surat atau dokumen kemudian dilanjutkan dengan menggunakan sampai batas waktu tertentu. Sejak terbit sampai dengan menggunakan, unit kerja penerbit terikat dengan nilai administrasi, keuangan dan legal/bukti. Nilai dokumen tersebut memaksa penerbit dokumen untuk "merawat" sampai batas waktu tertentu.
Sampai disini, diperlukan alarm pengingat kepada penerbit dokumen agar segera mengingat siklus dokumen negara selanjutnya. Apa itu? Yakni "memindahkan". Tatkala dokumen telah melewati batas waktu tertentu, selayaknya dokumen segera dipindahkan.
Hal tersebut menjadi pengantar kegiatan pemindahan Arsip dari Gedung Ibnu Sutowo ke Gedung Pusat Arsip Kementerian ESDM. Kamis, 3 Februari 2022 terlaksana siklus dokumen negara dengan proses memindahkan sejauh 24 kilometer.
Direktorat Jenderal Migas melalui Unit Kearsipan Level dua terus menjaga siklus dokumen negara dapat lestari. Sebanyak 70 boks dokumen AMDAL atau Upaya Keselamatan dan Pengelolaan Lingkungan berpindah dari Unit penerbit ( Direktorat Jenderal Migas) ke Sekretariat Jenderal KESDM cq. Biro Umum. Terlebih bersamaan berpindahnya kewenangan pengelolaan lingkungan ke kementerian lain.
Akhirnya, siklus hidup dokumen sejak terbit, guna, rawat, kemudian berujung pada pindah dapat dikaitkan pula dengan menjaga tingkat kerapian dan kesehatan ruang perkantoran. Segera pindahkan dokumen yang telah selesai nilai administrasi, termasuk selesai audit. Percayakan kepada Unit kearsipan demi suasana kerja nyaman, dokumen negara pun aman.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar