Program Arsip Vital

Auditorium Badan Geologi Kementerian ESDM, 14 April 2022. Puluhan ASN Ditjen Migas dan arsiparis di lingkungan KESDM mengikuti Rapat Pembahasan Program Arsip Vital secara hibrid (dalam dan luar jaringan) . Gelaran kearsipan tersebut diselenggarakan Sekretariat Direktorat Jenderal Migas sebagai unit kearsipan tingkat dua yang bertujuan melakukan pendalaman dan koordinasi awal pada tataran pegawai. 

Unit Kearsipan pada Ditjen Migas menindaklanjuti surat Biro Umum KESDM bernomor B-91/KA.04/SJU.1/2022 tanggal 18 Maret 2022 tentang Program Arsip Vital Kementerian ESDM, dimana diperlukan Identifikasi dalam rangka pendataan atau penyusunan daftar. 

Identifikasi tersebut dengan mengelompokkan arsip-arsip instansi kepada empat kategori. 

1. Arsip vital adalah arsip yang memiliki kandungan informasi krusial suatu instansi sehingga tidak dapat tergantikan dan mengancam eksistensi instansi bila hilang atau rusak, 

2. Arsip penting adalah arsip yang memiliki kandungan informasi penting dan operasional perusahaan akan terganggu tanpa keberadaannya namun masih bisa diganti. 

3. Arsip berguna adalah arsip yang selalu dimobilisasikan dalam instansi, menunjang operasional instansi, dan mudah digantikan bila hilang atau rusak. 

4. Arsip tidak berguna adalah arsip yang memiliki kontribusi sedikit atau bahkan tidak memiliki kontribusi terhadap operasional instansi.

Sumber:https://youtu.be/rhehoMcvWzk

https://youtu.be/rhehoMcvWzk

Jalannya acara pembahasan sejak pembukaan pada jam 9 pagi, menghadirkan pembicara yang diisi oleh arsiparis madya Direktorat Kearsipan Pusat pada Deputi Pembinaan ANRI, Ibu Susanti. Secara panel, sebagai pembicara kedua oleh Arsiparis Muda Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian ESDM, yakni Bapak Sofyan. Kedua pembicara mengetengahkan lokus nasional dan level Kementerian yang apik.

Dari sudut pembinaan kearsipan nasional, Program Arsip Vital termasuk dalam kategori kebijakan setelah keberadaan empat instrumen dasar yakni Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip Dinamis. 

Kementerian ESDM telah memenuhi prasarat kebijakan terkait Program Arsip Vital dimana tertuang dalam penilaian tim pengawas kearsipan ekternal oleh ANRI berkriteria seratus persen. Melalui Peraturan Menteri ESDM Nomor 2 tahun 2020, Kementerian ESDM telah menetapkan program Arsip vital. Isi program sejak prosedur, perlindungan dan pengamanannya, penyelamatan dan pemulihannya, dan pelayanan.

Namun demikian, catatan tim pengawas kearsipan eksternal di tahun 2021 merekomendasikan agar Kementerian ESDM menyusun tabel daftar arsip vital yang kemudian ditetapkan oleh pimpinan.

Nalar pun sedikit terusik tatkala kebijakan secara nasional terbaca tahun 2005. Tahun dimana belum update setelah terbitnya Undang Undang tentang Kearsipan tahun 2009. Tentu keberadaan Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 6 Tahun 2005 merupakan yuridis pelaksanaan kegiatan sebelum adanya aturan baru setelah Peraturan Pemerintah yang ditetapkan di tahun 2012.

Sejauh mana batasan program arsip vital???? Apakah kata "vital" memendam informasi terkait eksistensi suatu entitas instansi yang bilamana hilang atau rusak, tidak akan bisa diganti dan dapat mengancam eksistensi instansi yang bersangkutan.

Informasi dalam arsip vital terkait fundamental keberlangsungan operasional instansi, bukti kepemilikan asset instansi, dasar hukum, dan kebijakan strategis instansi.

Setidaknya dua kata kunci yakni fundamental dan tidak /sulit tergantikan. Atau setidaknya berbiaya mahal untuk menggantikan arsip dokumen negara. Atau ancaman kerugian negara berupa aset negara yang berpindah ke pihak lain. Atau kerugian pada pendapatan negara?

Arsip vital masih berstatus aktif tentu berada di unit kerja. Arsip yang masih melekat sebagai bahan atau data pelaksanaan tugas fungsi unit kerja. Status aktif ini berjalan seiring jangka waktu pelaksanaan kegiatan. Untuk itu perlu penetapan masa atau jangka waktu selama masa vital.

Setelah nantinya teridentifikasi dalam suatu daftar dan ditetapkan oleh pimpinan unit kearsipan, dilanjutkan dengan penetapan prosedur pengelolaan, perlindungan dan pengamanan, evakuasi dan recovery, serta pelayanan. 

#Perlindungan arsip vital dilakukan untuk menjaga konten informasi dan fisik, metode yang dapat diterapkan adalah duplikasi atau penyalinan, dispersal atau penyebaran arsip hasil duplikasi ke unit-unit lain. Penyimpanan dengan pendukung khusus seperti brankas. 

#Pengamanan arsip dengan memperhatikan lokasi penyimpanan dan penempatan arsip.

#Evakuasi dan recovery dilakukan untuk mencegah kerusakan dan kehilangan fisik dan informasi saat terjadi bencana.

#Tim evakuasi arsip dan prosedur evakuasi arsip sesuai dengan jenis-jenis bencana

#Recovery adalah memulihkan arsip setelah terkena dampak bencana diantaranya dekontaminasi atau pembersihan arsip dari zat kontaminan seperti debu, lumpur, dan kotoran lainnya.

#Pelayanan hanya oleh orang-orang tertentu, metode temu balik secara aman dan mudah mencakup pemberian ketentuan akses untuk internal dan eksternal instansi.