Tim Arsip Ditjen Migas menerima Kunjungan tim Arsip PSG pada hari Senin, 23 Mei 2022. Ditemui di ruang penyimpanan arsip inaktif, tujuan kunjungan untuk mendapatkan informasi terkait penyusutan arsip inaktif. Selama ini unit kearsipan Pusat Survey Geologi Bandung telah melakukan penataan dan penyimpanan arsip yang memasuki masa penyusutan.
"Assalamualaikum wr.wb. saya dgn bu Eutik dari PSG mas nurul saya dan temen2 mau study banding ke tempat mas Nurul mengenai pemusnahan arsip yang dipihak ketigakan apakah mas Nurul ada waktunya?" Pena Bu Eutik
Di ruangan itu aku menunjukkan berkas pemusnahan sejak berita acara penilaian, surat persetujuan pemusnahan yang dikirim ke Sekretaris Jenderal. Pada tahun 2017, SK Pemusnahan Arsip bertanda tangan Atas Nama Menteri.
"Ibu dapat memulai penyusutan dengan mengkonsep term of reference atau TOR dan RAB yang nanti diajukan menjadi RKAKL" Jelasku kepada empat orang tamu yang datang dari Bandung. Penyusutan yang berujung kepada pemusnahan merupakan proses sejak beberapa kali rapat, tindaklanjuti dengan komunikasi kedinasan atau persuratan.
Setiap proses memerlukan dokumentasi tertulis yang dilampirkan untuk persetujuan pimpinan. Setidaknya terdapat empat kali rapat untuk mengkonfirmasi berbagai pihak seperti direktorat Akuisisi ANRI, dan Pimpinan Unit Kearsipan secara vertikal.
Akhirnya, kunjungan arsiparis Pusat Survey Geologi memantik kunjungan balasan dari tim arsip ditjen migas. Melalui foto ruang penyimpanan arsip tiga lantai yang full dipenuhi roll opeck, akan menyibak kapasitas simpan yang perlu dikonversi ke biaya penyimpanan arsip. Bukankah penyusutan melalui pemusnahan arsip terkait keterbatasan ruang penyimpanan???
Tidak ada komentar:
Posting Komentar