Piagam atau Tanda Penghargaan

Piagam Penghargaan Bentuk Naskah dinas bentuk Khusus yang hanya akan di tanda tangani oleh Menteri. Bisa jadi karena bentuk instansi kementerian. Pucuk pimpinan lah yang berwenang menandatangani Piagam Penghargaan. Nah bagaimana jika pimpinan unit organisasi akan memberikan Penghargaan kepada unit lainya?

Pena petugas sekretariat dirjen ke gawaiku " Pagi pak nurul, Jadi untuk piagam penghargaan pakai sertikat dlu ya ?,Segera di tunggu djm, Mas firman yg dmo yg konsep pak"

Jenis Naskah Dinas yang dipergunakan sebagai pengakuan tertulis pihak terkait atas prestasi dapat berupa tanda penghargaan atau piagam. Namun demikian, kesepakatan sudut pandang ini menuntut petugas administrasi untuk mendasarkan pada penetapan institusi seperti melalui Permen ESDM 2/2020 tentang Pedoman Kearsipan di KESDM.

Piagam Penghargaan merupakan satu dari beberapa jenis naskah dinas yang harus dipilih saat mengunggah konsep naskah dinas ke aplikasi surat nadine. Jenis naskah lainnya diantaranya Surat Keterangan (.ket), sertifikat (.stf),Surat Penyerahan Tugas, dan seterusnya.

Pemilihan jenis naskah akan berdampak pada ketepatan nomor naskah dinas yang secara otomatis akan tertera bersamaan tanda tangan elektronik pimpinan. Kode huruf di belakang angka arab merupakan inisial dari urutan naskah dinas sesuai organisasi kearsipan. Contohnya: nomor Surat 01.stf....merupakan nomor urut untuk sertifikat. Sedangkan Nomor undangan tertera 01.Und.....untuk nomor Surat penyerahan tugas 01.Pel...

Jenis naskah Piagam Penghargaan berbeda dengan Tanda Penghargaan. Pada matriks kewenangan penandatanganan naskah dinas (Permen ESDM 2/2020), pimpinan unit organisasi seperti Dirjen sampai dengan tanda penghargaan saja. Jenis naskah ini sama dengan jenis sertifikat. Meski pada asumsi awam sertifikat hanya diberikan untuk pengakuan secara tertulis sebagai peserta seminar atau diklat.

Akhirnya, tulisan ini menjadi pendalamanku terkait jenis naskah bentuk khusus antara Piagam dan tanda penghargaan. Terdapat cascading dari kata "Piagam" dan kata "Tanda". Pun tatakala peran ketatausahaan dalam menjaga standarisasi tata naskah yang akan menjadi dokumen negara.Pena Kelompok kerja Subsidi Bu Cristin sembari mengirim konsep naskah Tanda Penghargaan berupa file PDF ke gawaiku, cukup mengkonfirmasi akan hal itu. Semoga bermanfaat

Exit Meeting Pengawasan Kearsipan Internal

Senin, 27 Juni 2022. Konfirmasi pengisian formulir penilaian pengawasan kearsipan internal untuk objek pengawasan direktorat di lingkungan Ditjen Migas diselenggarakan di ruang rapat Pusat Penelitian dan Pengembangan EBTKE Gunung Sindur Bogor Jawa Barat.

Konfirmasi format dan penomoran Surat Edaran atau yang biasa di kenal dengan SE, Surat Tugas dengan Kode.Tug dan surat undangan dengan berkode.Und, mencuat seiring diskusi pemaparan tabulasi nilai sementara pengawasan yang rata rata bernilai Baik.

Forum pengawasan kearsipan diikuti oleh pegawai atau ASN untuk lima direktorat yakni Program, Hulu, Hilir, Teknik dan Infrastruktur Migas. Seluruhnya terdapat 26 unit pengolah (kelompok kerja) dimana backup platform zoom sebagai alternatif menjaga kuarom perwakilan unit kerja di lingkungan Ditjen Migas.

Lepas pembukaan, pemaparan terkait sampel kesalahan naskah dinas menunjukkan rendahnya efektivitas edukasi dan sosialisasi. Peserta yang seluruhnya sebagai petugas administrasi tidak berperan sebagai konseptor surat. Tak pelak pelaku penyusun naskah dinas yang notabene analis atau jabatan fungsional tertentu yang mendapat penugasan pimpinan tak terinfokan dengan apik.

Konseptor surat terlihat melakukan kesalahan yang sama seperti pemilihan jenis naskah dinas, kode klasifikasi, pengetikan tujuan surat saat penginputan konsep surat dinas ke aplikasi nadine. Hal tersebut memerlukan peran petugas sekretaris untuk mengkoreksi. Berikut ini merupakan poin poin rekomendasi tim pengawasan kearsipan internal yakni

1. Penentuan format naskah dinas saat pengetikan konsep ke MS word dan di simpan ke dalam format pdf, disesuaikan pula saat penginputan di aplikasi nadin

2. Jenis naskah dinas menentukan benar tidaknya penomoran Surat

3. Pengekitan hal Surat edaran pada Surat dinas keluar, menimbulkan persepsi orang untuk mempergunakan format Surat Edaran

4. Begitu pula hal Surat tugas atau penugasan inspektur Migas yang menjawab undangan Badan Usaha dapat dipersepsikan kebutuhan format Surat tugas (selama ini masih mempergunakan format Surat dinas)

5. Format Nota Dinas yang selama ini diterapkan untuk penuangan Surat Undangan perlu diubah sejak konseptor Surat.

6. Penginputan konsep Surat undangan pada aplikasi Surat nadine agar memilih jenis naskah undangan

7. Klasifikasi masalah dan tujuan surat dapat diperiksa kembali oleh sekretaris pimpinan sebelum proses tanda tangan elektronik

8. Klasifikasi arsip telah ditentukan melalui keputusan menteri ESDM nomor 167 tahun 2022 sesuai informasi isi Surat (bukan berdasarkan unit kerja penandatanganan

Aspek pengelolaan arsip yang menjadi obyek penilaian sebagaimana tersebut diatas merupakan sub aspek penciptaan arsip. Meski terdapat sampel kesalahan dalam penciptaan atau penyusunan naskah, nilai yang diberikan oleh tim pengawasan rata rata nyaris 90 untuk seluruh direktorat. Artinya kurang lebih 10 persen memiliki kesalahan yang perlu perbaikan.

Nilai tersebut tentu memantik kembali Internalisasi sudut pandang naskah dinas sebagai komunikasi kedinasan sebagaimana Permen ESDM 2/2020 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan KESDM. Kesamaan persepsi dalam implementasi tata naskah dinas memerlukan ketelitian sejak tataran staf pelaksana.

Dari lima direktorat, Nilai Sangat Baik diraih oleh direktorat pembinaan usaha hulu migas. Satu pengungkit nilai di Direktorat tersebut ialah mulai meningkatnya kesadaran untuk menjaga siklus dokumen sampai dengan muara kearsipan yakni Sekretariat Ditjen cq. Bagian Umum. Di triwulan pertama, satu kelompok kerja telah menandatangani berita acara pemindahan arsip inaktif.

Pengelolaan arsip secara fisik diharapkan berpindah sejak ruang kerja ke ruang arsip sampai nantinya ke gedung pusat arsip KESDM. Terlebih nantinya untuk arsip bernilai sumber daya alam berpotensi menjadi memori kolektif kebangsaan.

Peningkatan nilai pengawasan kearsipan internal dapat dilakukan pada sub aspek pemeliharaan arsip. Aspek tersebut seperti pembuatan daftar berkas dan daftar isi berkas sampai nantinya berpengaruh pada tingkat kerapihan di ruang kerja pada tiap kelompok kerja. Pun menjadi pijakan dalam peningkatan dukungan administrasi bagi unit kerja dengan adanya daftar informasi yang terolah secara tematik.

Akhirnya, forum kearsipan Ditjen Migas pada hari ini mengulik helikopter view penerapan standarisasi pengelolaan arsip. Ketersediaan rekaman kegiatan perlu aksi nyata dari unsur ketatausahaan. Selain memastikan dokumen negara terkelola dengan baik, nilai informasi terekam pada institusi pemerintahan perlu desiminisasi dan konservasi sampai di abad generasi berikutnya. 

Kunjungan Arsiparis BPH Migas

Arsiparis pada Badan Pengatur Hilir Migas menyambangi Ditjen Migas. Pertautan dua intitusi kemigasan Indonesia terjalin memori Energi Fosil di Republik Indonesia. Meski dibilang tidak terbarukan, sektor migas bisa di bilang menjadi indikator pertumbuhan ekonomi nasional. Paska era reformasi, konstelasi kemigasan sejalan dengan pengesahan Parlemen DPR atas Undang Undang RI Tahun 2001 tentang Minyak dan Gas Bumi.

Jika ditilik dari usia, mungkin Buku berjudul "seratus tahun Migas di Indonesia", menterangai eksistensi memori kemigasan di Indonesia. Usia yang bisa dibilang melebihi NKRI. Pusat Pengembangan Tenaga Migas atau disingkat dengan PPT Migas, menjadi kawah candradimuka embrio para ekspertis kemigasan Indonesia. Begitu juga pusat teknologi Migas atau yang lebih terkenal dengan nama Lemigas, tenar dimata dosen dan mahasiswa teknik perminyakan.

Kembali pada kunjungan arsiparis BPH Migas. Semangat Arsiparis Muda, Bu Yuni untuk menyemangati komunitas penjaga memori kementerian ESDM pantas diacungi jempol. Eks pejabat pengawas urusan tata usaha yang beralih ke Jabatan Fungsional Arsiparis, bahkan sebelum adanya era transformasi jabatan struktural ke fungsional. 

Peleburan Nadan Litbang ke BRIN, bisa jadi menjadi berkah untuk BPH Migas yang mendapatkan suntikan PNS Arsiparis. Badan Pengatur Penyediaan Dan Pendistribusian Bahan Bakar Minyak dan Kegiatan Pengangkutan Gas Melalui Pipa atau yang dikenal dengan nama BPH Migas, sangat membutuhkan arsiparis sebagai penjaga memori lembaga yang menangani regulasi hilir Migas di Indonesia.

Sejak pembentukan Badan Pengatur melalui Keputusan Presiden di tahun 2002, kemudian diperbaharui dengan Peraturan Presiden di tahun 2012 tentu menguntai memori organisasi yang begitu strategis. Terlebih dengan pimpinan lembaga yang perlu rekomendasi Dewan Perwakilan Rakyat dan dilantik oleh Menteri ESDM.

Direktorat Bahan Bakar Minyak yang memberikan racikan kebijakan untuk penyediaan dan pendistribusian BBM dari Sabang sampai Merauke. Apa jadinya jika SPBU di setiap jalan mulai berkurang pasokannya. Stabilitas ketersediaan BBM tentu menjadi vital bagi terus berjalannya peradaban manusia.

Direktorat Gas Bumi, mengawal fairplaynya pemanfaatan jalur pipa gas yang bisa jadi ratusan kilometer yang tak kita kira sebelumnya. Kegiatan pengangkutan gas melalui pipa oleh para produsen, penjual, pembeli memerlukan wasit yang amanah. Bahkan memerlukan pengarahan sehingga sektor gas mencukupi faktor produksi untuk pembangunan dan kemajuan ekonomi bangsa.

Kedua direktorat tersebut menjadi agen pencipta memori kemigasan Indonesia dimana di manajemen pimpinan terdapat struktur anggota komite BPH. Akhirnya, kunjungan arsiparis BPH Migas di tanggal 9 Juni 2022 itu, memantik peningkatan awarnes dalam penjagaan tiap lembar atau naskah (Arsip) yang memendam memori kemigasan di Indonesia. 

Jembatan Gantung Curug Bojongsari

Empat belas kilometer dari Villa Tanah Baru, tujuan gowes di Depok Jawa Barat. "Tanah Baru mana" Tanya goweser di rest area (warung di bawah jembatan gantung). Ramai riuh candaan pesepeda lokal asal pamulang yang terlihat berambut putih. 

Suara musik dangdut di warung, menghangatkan suasana pemberhentian sepedaan. Begitu juga rombongan yang datang silih berganti untuk melewati jembatan gantung Curug Bojongsari. "Orang sudah tua tua mas, sepedaan asal rutin saja" Pungkas rombongan pesepeda dari Pamulang yang akan menuju ke tujuh muara sawangan. 

Tak hanya pesepeda, rombongan pemotor yang terdiri ibu ibu pun, terlihat mendatangi jembatan Curug Bojongsari untuk sekedar berfoto. "Jembatan viral" celetuk seorang ibu yang mengajak rombongan untuk melihat lihat jembatan gantung. 

Akhirnya, minggu 12 Juni 2022 bersama Roda Vit mengantarkan ku untuk mengenali wilayah himpitan Depok, Bogor, dan Tangerang Selatan