Layanan Ketatausahaan

Melalui Klinik Virtual Arsip Migas pada hari Jumat 5 Agustus 2022, survey kepuasan layanan ketatausahaan berhasil berhasil di bedah. Pendalaman pertanyaan survey terkait kemudahan prosedur persuratan dan kearsipan mendesak revisi dan penambahan SOP.

Sebanyak 68 responden yang mengisi survey kepuasan layanan internal dukungan manajemen Ditjen Migas, menyatakan Sangat Baik dan Baik. Hanya dua responden saja yang menyatakan kurang.

Perbaikan atau revisi Standar Operasional Prosedur (SOP) dikira perlu untuk menggaet kemudahan dalam pelaksanaan urusan administrasi perkantoran. Sebut saja SOP Pembuatan Naskah Dinas dan SOP Pengurusan Surat. Para pelaksana pada SOP tersebut bukan saja petugas administrasi. Hampir semua pegawai menindaklanjuti pekerjaan melalui penyusunan konsep naskah dinas.

Tantangan dalam layanan ketatausahaan ialah adanya dokumentasi persuratan yang terintegrasi. Dokumentasi harus dapat terbaca oleh pelaksana secara cepat dan lengkap. Contohnya riwayat disposisi pimpinan yang perlu dituangkan ke dalam format yang informatif.

Format penyelesaian surat yang terbagi alur masuk dan keluar memerlukan modifikasi. Alur masuk mencerminkan riwayat sejak dicatat-ke pimpinan dan sampai kepada pegawai. Alur surat keluar merupakan riwayat penyusunan konsep naskah sebelum disyahkan oleh pimpinan organisasi.

Sampai disini, informasi proses penyelesaian pekerjaan dapat ditinjau dari dokumentasi persuratan yang tertuang pada jurnal atau loogbook.

Diskusi layanan Ketatausahaan mengerucut pada perlunya SOP yang menjembatani alur masuk dan keluar yakni SOP pengunggahan net konsep surat keluar ke dalam aplikasi persuratan.

Diharapkan adanya SOP pengunggahan net konsep surat keluar akan meningkatkan kepuasan satker terhadap layanan ketatausahaan.