Manajemen Kearsipan

Empat pekan menjalani PKL, Azra dan kawan kawan dituntut melihat kearsipan secara lebih lengkap. Bukan saja menggambarkan teknis penataan arsip dinamis dan penyimpanannya saja, namun terkait dengan pemanfaatan sumber daya kearsipan dan penyajian arsip sebagai sumber informasi.

Berpijak pada sumber daya kearsipan setidaknya perlu mempergunakan sarana manajemen dalam menjalankan kearsipan yakni melihat Man, Material, Money, Method, dan Market. Man yakni arsiparis dan para petugas kearsipan. Keberadaan arsiparis di intansi pemerintah dipayungi dengan landasan Peraturan Menteri PAN dan RB dan aturan pelaksanaan oleh Intansi Pembina yakni Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Material seperti sarana kearsipan sejak standar gedung dan ruangan penyimpanan arsip, roll opeck atau rak statis, keamanan dan area ruang arsip, ruang pengolahan, boks arsip, media rekam seperti tingkat keasaman kertas, kapasitas simpan arsip, pemanfaatan teknologi informasi komunikasi seperti internet, intranet, komputer, aplikasi pengolah data, pengolah kata, database dan seterusnya.

Money yakni pembiayaan berupa suatu program kerja yang terukur. Proposal kearsipan setidaknya memuat gambaran menyeluruh sehingga dapat menjadi dasar pembiayaan. TOR dan RAB yang menjadi dasar penganggaran perlu dilengkapi dengan data dukung baik administrasi maupun teknis kearsipan.

Method, dapat berpijak pada landasan teori kearsipan apakah mempergunakan pendekatan life cycle of record, record management, atau archive administration sampai pendekatan Record Continum Model. Pun diperlukan literasi peraturan perundang-undangan kearsipan sejak Undang Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Kepala ANRI, Peraturan Menteri, Keputusan sampai dengan SOP yang disepakati oleh intansi.

Yang paling terakhir yakni market atu penguna kearsipan. Sebagai sumber informasi, arsip hanya satu dari banyak entitas yang unik di area market informasi. Untuk itu penekanan "market kearsipan" berkutat pada tingkat aksesibilitas suatu arsip. Hak akses berbarengan dengan kedudukan dan kewenangan pada setiap pejabat dan pegawai. Market kearsipan bukan lagi berada pada paradigma pembuktian namun lepas landas turut serta pembangunan dalam berkeadilan dan meraih kesejahteraan bangsa.

Terakhir yang tidak kalah penting ialah point of view dari kearsipan. Kearsipan berkedudukan satu diantara urusan umum yang mendukung manajemen organisasi birokrasi. Bersamaan urusan lain dukungan atau supporting manajemen organisasi, kearsipan dituntut untuk lebih dapat diterima dan lebih efektif dan efisien.