Penelusuran arsip tahun 2009 pun terhenti kala Kasubkor Wilayah Kerja Non Konvensional mengirimkan pena pada 2/11 13.08 WIB. "Alhamdulillah ketemu Om, Lt 4. Sak map ijo tak pinjem dl nggih". Tulis pak Firdaus. Naskah dinas bertanda tangan JPT Madya di kantor ku itu telah diketemukan.
Satu episode penelusuran arsip tersebut menceritakan kepadaku bahwa kerapian saat proses penciptaan arsip menjadi satu diantara indikator lain dalam pengarsipan. Pasalnya, isi naskah dinas yang dicari tidak tercatat pada aplikasi persuratan sehingga tidak terbaca melalui data base berkata kunci "perihal" surat.
Sehari setelah arsip diketemukan, aku pun memproses digitasi atau pemindaian. File PDF dicocokkan dengan database aplikasi persuratan di kantorku dengan kata kunci nomor naskah. Hasilnya, terdapat kecocokan nomor surat. Namun demikian tidak terdapat perihak surat pada data surat berkurun waktu tahun 2009.
Sampai disini, nalarku pun kembali mempertanyakan validitas dari database aplikasi persuratan internal di kantorku yang telah dipergunakan oleh para petugas persuratan dalam memberikan nomor surat sejak tahun 2003. Ketidaksesuaian antara nomor naskah dinas dengan isi atau perihak surat bisa saja terjadi.
Akhirnya, tulisan ini akan menjadi ingatanku bahwa database aplikasi persuratan perlu verifikasi dengan mengunggah file PDF terkait. Catatan untuk pertugas arsip yang melakukan proses pengunggahan file PDF sesuai data surat antara lain melakukan edit dengan menyesuaikan isi surat/perihal surat yang terdapat di aplikasi persuratan sesuai dengan fisik suratnya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar