Ditjen Migas

"Tolong dong ke ruang rapat wijarso,di ruang tersebut ada foto para mantan dirjen migas, fotoin!!! Ini pensiunan mau nyusun sejarah migas" Pena eks Kabag Umum Kepegawaian dan Organisasi pada tanggal [14/12 09.01]. Aku pun mengirim foto tersebut. 

Penggalan keterhubungan itu menguak bahwa catatan suksesi kepemimpinan menjadi bagian dari sejarah intansi. Instansi Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi menjadi satu entitas kemigasan Indonesia. 

FGD NADINE

Dinamika pengguna aplikasi persuratan dijaring oleh Kepala Bagian Tata Usaha Biro Umum KESDM. Demi meraih peningkatan kinerja kementerian, pendalaman atas praktik implementasi nadine menunju rekomendasi perbaikan. Selain edukasi pengguna, nyatanya diperlukan optimalisasi fitur aplikasi diperlukan demi mendekatkan pada azas kedekatan pengguna (user friendly).

Gedung Pusat Arsip Kementerian ESDM, 8 Desember 2022. Puluhan pegawai dalam urusan administrasi umum menjelma pada forum yang mewakili unit organisasi diantaranya Sekretariat Jenderal Ditjen Migas, Ditjen Minerba, Ditjen EBTKE, Itjen, BPSDM, dan Badan Geologi.

Selain itu listing pengguna aplikasi pada ANRI dengan aplikasi SRIKANDI yang menjadi Program Nasional mampu menggaet Kementerian Perindustrian sebagai wahana studi tiru untuk Kementerian ESDM. Bu Anna, Sub Koordinator Kearsipan yang menggawangi implementasi aplikasi SRIKANDI untuk Biro Umum Sekjen Kemenperin menjadi inspirasi.

Pasalnya, aplikasi persuratan yang telah mampu mengatasi masa pandemi covid 19 dengan TNDE dan Ratnik nya, mulai digeser dengan menghadirkan Aplikasi Umum Kearsipan Dinamis versi SPBE. Tentu hal tersebut mengingatkan Kementerian ESDM yang telah melalui masa dimana setiap unit organisasi harus menggeser aplikasi persuratan masing masing dengan integrasi NADINE.

Integrasi dengan teknologi SOA via Telkom untuk beberapa aplikasi persuratan pada unit organisasi kala itu, mencirikan sistem berpotensi resiko. Terlebih sejak tahun 2018 dengan masa tenggang satu tahun terjadi pergeseran kebijakan penganggaran dan pengembangan TIK yang harus tersentral di PUSDATIN.

Akhirnya, tulisan ini hanya menjadi catatan kecilku sebagai arsiparis yang mengikuti FGD NADINE. Dimensi otomasi persuratan telah dilibas oleh digitasi dan disposisi elektronik sampai tahun 2020. Kini dengan agenda perpindahan IKN dan Implementasi SPBE sektor pemerintah Umum, aplikasi telah mampu memproduksi surat digital.

Saatnya menyambut ekosistem digital dimana infrastruktur dan suprastruktur TIK terintegrasi secara Nasional. Last, sampailah pada hipotesa samar akan konservasi arsip elektronik. 

Forum Ketatausahaan KESDM

Kurang memperhatikan penggunaan bahasa Indonesia,risiko pesan tidak tersampaikan dan reputasi institusi menjadi pertaruhan. Selama dua jam lebih, kedua telinga dan perhatian tertuju pada paparan direktur Narabahasa.

Bertempat di Ruang Seminar, Balai Layanan Perpustakaan, dimana terdapat diorama arsip Jogja, wawasanku pun menyasar tentang penggunaan bahasa Indonesia dalam penyusunan Naskah Dinas. Acara yang digelar oleh forum Ketatausahaan di lingkungan Kementerian ESDM pada hari Jumat, 2 Desember 2022.

Suasana cukup hangat untuk mendengarkan konsultan bahasa Indonesia yang memiliki latar belakang pemrograman komputer dan Wikipedia bahasa Indonesia. Adalah Ivana Lanin direktur narabahasa, membawakan paparan terkait laras dan satuan bahasa.

Akhir dari keikutsertaan ku di acara Forum ketatausahaan Kementerian ESDM aku pun mendapatkan teknik dari tiga kriteria pengukuran bahasa Indonesia yakni penulisan kata baku, ejakan, dan padanan istilah. Melalui tautan kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, kita dapat mengakses untuk membantu penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam penyusunan naskah dinas yakni

1. https://kbbi.kemdikbud.go.id/ untuk mengecek penggunaan kata baku

2. https://ejaan.kemdikbud.go.id/ untuk penulisan ejakan yang disempurnakanh

3. ttps://pasti.kemdikbud.go.id/ untuk padanan istilah asing yang telah diserap ke dalam Bahasa Indonesia

Penataan Arsip Hulu Migas

Series arsip yang merupakan rekaman kegiatan Hulu Migas adalah wilayah kerja, eksplorasi, pengembangan, dan eksploitasi. Arsip disusun berdasarkan series arsip hulu sebagaimana keputusan Menteri ESDM Nomor 167.K tahun 2020 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian ESDM. Penataan mendasarkan klasifikasi arsip.

Rabu, 30 November 2022 di Ruang Rapat Gedung Pusat Arsip KESDM. Aku memaparkan penataan arsip inaktif Hulu migas kepada unit pengolah dan pelaksana kearsipan di Sekretaris Direktorat Jenderal.

Memulai dengan dasar hukum pelaksanaan kegiatan yang telah diatur dalam peraturan menteri ESDM 2/2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan KESDM, dan dua Keputusan Menteri 167 dan 187 yang menetapkan instrumen wajib kearsipan yakni Klasifikasi arsip, Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip Dinamis, Jadwal Retensi Arsip.

Secara teknis, istilah "penataan" diperuntukkan untuk arsip inaktif. Sedangkan untuk arsip aktif lebih dikenal dengan istilah "pemberkasan". Langkah penataan arsip dibedakan menjadi dua yakni untuk arsip teratur dan arsip tidak teratur? Apakah perbedaannya?

Arsip teratur merupakan arsip inaktif yang dipindahkan dari unit pengolah disertakan dengan daftar arsip. Sedangkan tidak teratur adalah arsip yang telah berada di ruang pengolah namun tidak diketemukan daftar sehingga memerlukan proses yang lebih banyak ketimbang pada arsip teratur.

Setelah memaparkan langkah langkah penataan arsip, aku pun melanjutkan untuk sedikit mendalami seri arsip yang terdapat dalam klasifikasi. Sejak tahun 2020, Seri arsip hulu migas telah mengalami perubahan dimana sebelum nya berada pada kode 13 yang tertuang dalam peraturan Menteri ESDM nomor 056 tahun 2006.

Pada bagian akhir, paparan dihadapan forum tertuju pada daftar arsip yang menunjukkan volume 566 boks. Daftar arsip yang telah tersusun tersebut masih diperlukan pengolahan data untuk kemudian dikelompokkan sesuai klasifikasi MG.04.