"Tolong perhatikan bahwa surat arsip itu evidence" tutur Plh. Inspektur III Inspektorat Jenderal Kementerian ESDM, Bapak Alimudin Baso saat menyambangi One on One Meeting Evaluasi Tatakelola Persuratan pada Hari Kamis, 19 Januari 2023 di Bogor.
Perhatian unsur manajemen kementerian atas proses administrasi persuratan menyeruak pada Tahun 2023. Setidaknya di bulan pertama 2023, terjadi penyelaman proses bisnis persuratan dan implementasi dilapangan oleh APIP. Tentu menjadi pemandangan yang indah bagiku selaku insan persuratan di instansi pemerintah saat unsur APIP dapat turut serta memberikan evaluasinya.
Sebagai satu diantara evidence atau bukti, arsip surat warkat meninggalkan log atau aktivitas. Aktivitas saat suatu arsip atau surat yang mempunyai beberapa dimensi seperti dimensi waktu, aktor atau pembuatnya serta peran atau kewenangan. Untuk itu sangat penting dalam pencatatan log aktivitas dimana dapat ditampilkan pada suatu format tertentu.
Log aktivitas yang dikibatkan oleh pengguna aplikasi atau aktivitas sistem komputer menjadi hal yang vital untuk evidence. untuk itu perlu digiatkan lagi tentang perlunya kearsipan seperti format formulir penyelesaian surat sampai dengan agenda elektronik.
Terlebih di era Teknologi Informasi yang mengiri era Industri 4.0 atau saat pemerintah mencanangkan transformasi digital untuk menjawab tantangan perekonomian global, evidence yang tergambar pada setiap log harus dikelola semaksimal mungkin.
One on one meeting evaluasi tata kelola persuratan tersebut digelar oleg APIP yang melibatkan objek auditi yakni Unit pemilik bisnis proses yakni Biro Umum dan Sekretariat Direktorat Jenderal di Lingkingan Kementerian ESDM.
Kaidah yang cukup ketat dalam persuratan berusaha digambarkan oleh para pelaku ketatanaskahdinasan. Metode pemaparan probis dan alur persuratan di hadapan forum dilengkapi dengan sesi tanya jawab.
Pertanyaan yang diajukan oleh auditor selaku APIP menguji pemahaman insan persuratan dinas. Misalnya saja apakah terdapat SOP untuk surat tembusan, apakah terdapat perlakuan yang berbeda untuk surat tembusan surat gubernur dan sekretariat negara kepada pimpinan dan seterusnya.
Melalui kehadiran teknogi informasi komunikasi atau TIK Persuratan yang diberi julukan Nadine pada aplikasi ngantor, penyelaman dan pendalaman APIP akan diharapkan dapat memunculkan rekomendasi demi peningkatan dukungan Kinerja Instansi. tentu sekaligus sebagai sarana yang akan menunjukkan evidence pembangunan Sektor ESDM
Tidak ada komentar:
Posting Komentar