Sampai hari Rabu, 15 November 2023, terdapat 1.034 boks arsip pengurusan surat (surat masuk dan keluar), yang dikelompokkan ke klasifikasi KA/ seharusnya KA.02. dan disimpan di offstorage yakni di ruang Sewa ANRI.
Kelompok arsip ini berasal dari aktivitas pengarsipan atau hasil filling yang dilakukan sekretaris dan pengadministrasi di seluruh unit kerja pada Ditjen Migas sejak tahun 2003 dan telah dipindahkan ke unit kearsipan. Selain itu, sejak adanya aplikasi nadin yang efektif sejak tahun 2020, kelompok klasifikasi KA.02 bertambah semakin masif. kenapa?
Karena surat yang disampaikan ke unit kerja hanya berupa pdf(digital) sedangkan surat fisik diarsipkan di unit tata usaha ditjen migas.
Arsip KA.02 ini masih ditandai dengan kode TU atau tata usaha sehingga memerlukan kegiatan pengolahan dengan mengganti kode klasifikasi pada 1.034 boks.
Selain itu penggantian kode klasifikasi ke KA.02, agar memudahkan dalam pencarian, maka penyimpanan boks KA.02 memerlukan pengurutan pada rak dimana saat ini di offstorage menempati lokasi rak 1-6 dan sebagian lain masih tersebar ke rak yang lain.
Akhirnya, tulisan ini menjadi catatan arsiparis dalam melaksanakan pengelolaan records center. sebanyak 5.300 boks memerlukan pengolahan sehingga arsip dapat menjadi bukti hukum di kemudian hari.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar