Registrasi Surat / Pencatatan surat

Surat masuk wajib dilakukan registrasi. Registrasi surat dilakukan dengan sistem buku agenda surat masuk. Pada era Teknologi Informasi, Buku Agenda Surat masuk telah digantikan dengan Aplikasi database/aplikasi komputer. Registrasi yang dilakukan dengan aplikasi komputer cukup dilakukan sekali yakni pada unit kearsipan / unit tata usaha pada unit kerja. Hal ini berbeda dengan sistem buku agenda. Sistem buku agenda, registrasi surat yang telah dicatat oleh unit kearsipan atau tata usaha akan dicatat kembali oleh unit pengolah.

Registrasi yang berulang inilah menyebabkan pekerjaan administrasi kurang efisien. Oleh karena itu, pemanfaatan teknologi informasi akan menciptakan pekerjaan administrasi efisien dengan meregister surat hanya di unit kearsipan/unit tata usaha. Registerasi surat hanya sekali dan tidak berulang. Unit pengolah melakukan updating berdasarkan disposisi pimpinan.

Aplikasi komputer yang menggantikan cara meregister surat dengan sistem buku agenda yang kemudian disebut komputerisasi. Komputerisasi tersebut akan bekerja dengan baik jika tersedia jaringan komputer. Jika di suatu instansi telah tersedia jaringan komputer yang merata ke seluruh sub unit kerja, maka registrasi dengan sistem komputer adalah terobosan untuk mempermudah pelaksanaan administrasi.

Registrasi surat dilaksanakan di unit kearsipan atau unit tata usaha memuat antara lain adalah nomor register (nomor agenda), tanggal, klasifikasi arsip, isi ringkas, tanggal surat, pengirim dan penerima.

Sekretariat Pimpinan Satuan kerja (Direktur Jenderal) melakukan input penerusan/disposisi ke pimpinan unit kerja (Direktur). Sekretariat Unit Kerja (Direktur) menginput penerusan/disposisi kepada sub unit kerja (Subdit/Unit Pengolah). Proses disposisi dan penerusan surat harus senantiasa diinput pada aplikasi.

Updating data register surat pada aplikasi disebut dengan pengendalian surat. Keberadaan surat dapat terlacak.

Perlindungan dan Penyelamatan Arsip

Amanah secara khusus yang diemban Negara dalam perlindungan dan penyelamatan arsip adalah pada arsip yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah masalah pemerintah yang strategis. Instansi Pemerintah Pusat yang merekam kegiatan termaksud mempunyai kewajiban dalam menjalankan amanah secara khusus tersebut.

Instansi Pemerintah Pusat tersebut adalah:

1. Rekaman Kegiatan/peristiwa kontrak karya di Kementerian ESDM & Kementerian Pekerjaan Umum
2. Rekaman Kegiatan/peristiwa kependudukan di BKKBN cq. Ditjen Kependudukan dan Kementerian Dalam Negeri Cq. Ditjen Pencatatan Sipil
3. Rekaman kegiatan/peristiwa kwilayahan, kepulauan dan perbatasan di Badan Survey Pemetaan Nasional dan Kementerian Dalam Negeri Cq. Badan Nasional Pengelolaan Perbatasan
4. Rekaman Kegiatan/peristiwa Perjanjian Internasional di Kementerian Luar Negeri
5. Rekaman Kegiatan/peristiwa masalah pemerintahan yang strategis di Kementerian Pertahanan dan Lembaga Ketahanan Nasional

Amanah Perlindungan dan Penyelamatan Arsip ini bersumber dari UU Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009. Apakah yang melandasi munculnya poin-poin tersebut? Inilah yang masih perlu digali dan selayaknya didiskusikan. Sebagai contoh, arsip terkait degan kependudukan belum berperan optimal karena belum bisa memberikan kepastian Daftar Pemilih dalam pemilu Pilkada. Seperti kita ketahui bersama bahwa Daftar Pemilih Tetap (DPT) menjadi isu utama dalam setiap pemilu.

Kasus hilangnya Pulau Sipadan dan Ligitan mungkin melatarbelakangi dari fokus perlindungan dan penyelamatan arsip terkait kewilayahan, kepulauan, dan perbatasan. Betapa tidak, dalam pengadilan internasional, Indonesia dikalahkan dengan dokumen yang diajukan Malaysia. Dokumen tersebut berisikan survey satwa liar di pulau Sipadan dan Ligitan berbahasa Inggris. Praktis , Hakim menafsirkan kebenaran Malaysia sebagai daerah jajahan Negara Inggris menjadi pemenang dalam kasus Sipadan dan Ligitan.

Bagaimana dengan rekaman kegiatan/peristiwa kontrak karya? Bagaimana kasus peninjauan kembali Kontrak Karya mineral batu bara di Papua? Mengapa masih mencuat isu adanya penambangan emas di Papua, sedangkankan dalam kontrak karya tersebut disebutkan batubara? Isu kontrak pembangunan Istora senayan Jakarta, dan lain sebagainya...

Apakah arsip terkait kontrak karya memang perlu diberikan perlindungan secara khusus oleh negara? Penafsiran kebenaran itu bukan dari arsipnya, namun penafsiran kebenaran itu dapat didukung dan dilakukan dengan adanya rekaman kegiatan/peristiwa.