Pada tulisan kali ini, penulis menyampaikan apa yang sering ditemukan dalam proses penataan arsip. seringnya dijumpai mengenai deskrepsi arsip yang belum menjadi satu kesatuan. Arsip yang seharusnya satu kesatuan menjadi tersimpan terpisah pisah. perlu kiranya seorang arsiparis atau petugas arsip mengenal daftar isi berkas. Contoh kasus pada arsip belanja pemerintah yakni pembayaran barang/jara pemerintah
Satu berkas terdiri beberapa item naskah. item item naskah tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan. Item naskah satu akan menjadi dasar untuk diterbitkan item naskah lainnya. atau juga item satu menjadi kelanjutan untuk item berikutnya. Proses administrasi yang terpisah dikarenakan dasar (kontrak kerja) , ato proses administrasi yang terpisah pisah berdasarkan pejabat yang menandatangani menjadikan arsip tersimpan terpisah pisah. Proses administrasi yang menghasilkan arsip tidak menyatu. Oleh karena itu kelengkapan berkas harus menjadi perhatian bagi para arsiparis. Satu deskrepsi berkas arsip harus mencerminkan isi informasi yang terkadung di dalam berkas. Arsiparis melakukan deskrepasi arsip yang hanya menyadur dari judul naskah bisa dikatakan mendeskrepsi per item yang walaupun ketebelan berkasnya melebihi satu boks. Hasil deskrepsi tersebut perlu untuk disatukan sehingga mendapatkan kelengkapan berkas.
Contohnya adalah, laporan hasil pekerjaan yang secara lengkap berdasarkan kontrak kerja terdiri dari laporan awal (pendahuluan), laporan antara dan laporan akhir. Terdapat 3 deskrepsi atas laporan dikarenakan terdapat 3 laporan yang seharusnya dideskrepsi menjadi satu deskrepsi saja. ato kemudian diberkaskan dengan berkas Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) karena laporan merupakan lampiran dari berkas termaksud.
Contoh dari item satu menjadi dasar terbitnya item naskah berikutnya adalah arsip Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D). kelengkapan berkas dari SP2D menjadi bagian yang tak terpisahkan. Dasar untuk terbitnya SP2D adalah Surat Perintah Membayar (SPM) yang ditandatangani oleh Pejabat SPM. Seorang pejabat SPM dapat menandatangani naskah SPM jika terdapat kelengkapan berkas yakni Surat Permintaan Pembayaran dari Penanggungjawab Kinerja dan Penanggungjawab Kegiatan, Ringkasan Kontrak, Copy NPWP Perusahaan/pihak ke III yang melaksanakan pekerjaan, Faktur Pajak, Invoice dan kuitansi yang ditantatangani oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Perusahaan, Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK), Berita Acara Pembayaran, Berita Acara Evaluasi Pekerjaan, Berita Acara Serah Terima Pekerjaan dan Laporan pekerjaan.
Contoh terpisahkanya berkas satu dengan berkas yang lain dikarenakan sistem pembayaran dilakukan per termin. berkas SP2D dari termin pertama dibayarkan pada bulan juni sedangkan termin kedua di bulan agustus. Proses pembayaran ini pun juga mengakibatkan berkas SP2D tersimpan terpisah pisah. ketika arsip tersimpan terpisah, sangat dimungkinkan untuk dideskrepsi terpisah pula oleh petugas pendeskrepsi.
Kesimpulannya adalah, mengenal dan memahami daftar isi berkas atau kelengkapan berkas adalah menjadi keharusan arsiparis. jika belom dapat mengenal struktur isi berkas, hendaknya para arsiparis melakukan pemahaman baik berdasar proses maupun berdasar produk (item naskah).
Jika tidak memungkinkan untuk mengenal berkas, maka deskrepsi dilakukan per item sehingga menghasilkan data yang dapat dianalisa. data deskrepsi dapat dianalisa jika lengkap sesuai elemen data dan elemen informasi yang dipersyaratkan bagi deskrepsi arsip yang baik.
.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar