Tata Cara Penataan Arsip (langkah - langkah teknis)

Tahap - tahap pelaksanaan penataan arsip belanja barang dan jasa pemerintah:

1. Memasukan deskrepsi arsip pada formulir yakni nomor SP2D, unit kerja (eselon III sebagai penanggungjawab kegiatan), klasifikasi Belanja, nomor kontrak, nama perusahaan, paket pekerjaan, nominal, tingkat perkembangan, bulan,  tahun dan lokasi simpan sementara (boks dan folder).
2. Melakukan pemasukan data ke lembar deskrepsi atau langsung ke lembar kerja computer (excel)
3. Evaluasi entri untuk setiap pelaksana sehingga didapatkan keseragaman data; contohnya untuk kode pelaksana dengan 4 digit. 
4. Hasil evaluasi minggu pertama dan kedua yakni antara lain adalah, pengetikan jenis angka yang benar sehingga data dapat diurutkan, masih ada kolom kosong, jenis belanja yang beragam, nomor folder diseragamkan untuk 4 digit, nomor urut dengan kode pelaksana sehingga memudahkan dalam menelusuri deskrepsi sementara
5. Menyamakan untuk entri jenis belanja adalah honorarium, jasa, biaya pemeliharaan gedung dan bangunan, barang non operasional, barang operasional, pemeliharaan peralatan dan mesin, pemeliharaan jalan, perjalanan dalam negeri, perjalanan luar negeri, modal tanah, modal peralatan dan mesin, modal gedung dan bangunan, modal jaringan dan modal fisik
6. Entri untuk unit kerja menyamakan dengan kode unit kerja eselon III yang jika di nomor SP2D tidak ada maka ditelusuri dan diteliti dari narasumber maupun dari kelengkapan berkas.
7. Pemilihan tahun untuk dokumen yang dilakukan pendataan atawa deskrepsi adalah tahun 2010 dan kemudian direncanakan tahun 2011 dengan dasar untuk penyelamatan dokumen keuangan yang masih diperiksa oleh lembaga pemeriksa baik internal mupun ekternal.
8. Lembar kerja computer per pelaksana dikumpulakn menjadi satu untuk dikompilas sebelum data tersebut dilaksanan pengolahan informasinya
9. Melaksanakan cek fisik sebelum dilakukan pengolahan data untuk memastikan bahwa fisik sesuai dengan data dengan metode random
10. Melakukan pengolahan informasi untuk dasar pengaturan fisik yakni dilakukan manuver data.
11. Melakukan wawancara kepada pemakai dan petugas keuangan di bagian keuangan atas akses dan penelusuran arsip yang biasa dilaksanakan
12. Manuver fisik yang didasarkan oleh data baru sebagai hasil manuver data.
13. Mengatur fisik ke dalam boks arsip yang telah diberikan nomer baru (nomor definitive)
14. Memberikan nomor boks baru baik di dalam data maupun di dalam fisik yakni boks dokumen keuangan
15. Mengatur dan merapikan kembali data sehingga didapatkan daftar arsip yang telah selesai dilakukan penataan.