Paradigma Kearsipan

Paradima Kearsipan “Identitas organisasi”

Karakteristik bidang kearsipan seperti prinsip - prinsip dasar pengelolaan kearsipan yakni original order dan principel of provenance mengajarkan bahwa informasi bukan hanya dikelola berdasarkan tematik, namun juga harus dapat menunjukan organisasi penciptanya. Munculnya kata “arsip merupakan identitas suatu organisasi” memberikan arah jalan bahwasanya pengelolaan arsip harus menunjukkan identitas organisasi pencipta dan menunjukkan transaksi dari proses bisnis (dalam istilah organisasi Negara adalah tugas pokok dan fungsi organisasi). Tugas pokok dan fungsi organisasi Negara dipertahankan dan disimbolkan sebagai nama kelompok bekas, berkas atau seri arsip.

Dalam hal identitas organisasi terletak kepada fungsi Substantif organisasi. Sedangkan untuk fungsi fasilitatatif seperti kepegawaian, keuangan, Hukum, rencana dan laporan, humas, umum, perlengkapan yang mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi substantive masih bersifat umum dan mencerminkan administrasi pada umumnya. (dapat juga sesuai dengan UU RI yang mengaturnya).

 

Proses bisnis dalam organisasi Negara atau yang biasa disebut dengan tugas pokok dan fungsi organisasi terbagi dalam struktur organisasi pada setiap level yang disebut eselonisasi. Level eselon I, eselon II, III dan IV menjadi rumah dalam pelaksanaan proses bisnis yakni pengambil kebijakan, pelaksana kebijakan, pelaksana teknis, pembinaan, pengawasan dan seterusnya. Struktur pada levelnya inilah yang akan dipraktikan oleh para arsiparis dalam menyusun klasifikasi arsip.

Praktik ajaran kearsipan dilakukan arsiparis pada pembuatan daftar arsip berdasar unit kerja eselon 2 (direktorat, pusat, asisten deputi)  ato unit eselon 1 (badan dan deputi) yang tidak komplek proses bisnisnya. Identitas unit kerja eselon 3 (subdit/bagian/bidang ) dilekatkan pada seri dan jenis arsip pada klasifikasi arsip. Penamaan seri dan jenis arsip berdasar pada tugas dan fungsi organisasi.  Identitas unit pencipta arsip semakin ditampakan pada penamaan berkas berkas berdasarkan fungsi struktur level eselon 4 (seksi/subag/subid). 

Kejelasan praktik ajaran prinsip pengelolaan kearsipan adalah ketika mengembalikan arsip yang terpisah dari unit asli pencipta, misalnya jika arsip diketemukan pada saat organisasi eselon 3 telah berubah nama, namun penamaan berkas tetap sesuai dengan eselon 3 sampai struktur level eselon4 sebelum dirubah. Dan daftar arsip dinamai dengan struktur level eselon 2 atau 1 terkait.

Paradigma Yuridis Legacy/kebuktian / evidence

Konteks penciptaan arsip yang berlangsung sejalan dengan berjalannya tugas pokok dan fungsi organisasi mendasarkan pada peraturan perundang undangan. Penyelenggaraan Negara yang berdasarkan kepastian hukum pada setiap bidang kehidupan pada undang undang. Kedudukan DPR sebagai lembaga legislative yang mengesahkan UU RI sebagai dasar pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara. Sedangkan pemerintah sebagai lembaga eksekutif mengusung agenda kebijakan yang akan dituangkan dalam draft UU RI tersebut sebelum disyahkan oleh DPR. Dengan demikian kontek penciptaan arsip atau kemudian rekaman kegiatan oleh organisasi Negara tidak bisa dilepaskan pula dalam paradigma yuridis legacy dalam kontek kegiatan pemerintahan yang mendasarkan pada peraturan perundangan yakni UUD 1945, UU RI, peraturan pemerintah, Peraturan presiden, inpres, peraturan menteri, keputusan menteri, peraturan daerah, keputusan gubernur, peraturan bupati/walikota.

Organisasi Negara berjalan berdasarkan UU RI, pelaksanaan kebijakan pada bidang nya berdasarkan UU RI, Proses business pada bidangnya berdasarkan UU RI. Contoh munculnya organisasi Negara yang baru sebagai amanat dari UU RI harus menjadi pertimbangan arsiparis sehingga arsip dan rekaman kegiatan pada bidangnya tidak hilang keutuhan dan karakteristik kearsipannya.

Contoh kasus pada bidang atau sektor minyak dan gas bumi. Pengaturan pengelolaan minyak dan gas bumi yang mendasarkan pada UU Pertamina direvisi menjadi UU Migas tahun 2001. UU tersebut menghasilkan organisasi baru yang disebut BPMIGAS sebagai organisasi yang melaksanakan secara langsung dalam pengelolaan bidang migas bagian HULU sedangkan BPH Migas dibagian Hilir. Pemerintah yang dalam hal ini Kementerian ESDM Cq, Direktorat Jenderal Migas sebagai organisasi pembuat dan pengawal kebijakan dan pengawasan / regulator. (sebelum munculnya putusan Mahkamah Konstitusi tentang UU Migas pada tahun 2012).

Contoh yang lain proses busines sebagaimana yang tergambar pada UU RI. Contohnya UU Kearsipan tahun 2009. Kearsipan pada UU RI ini menggambarkan proses manajemen kearsipan yang terbagi penciptaan, penggunaan, penyusutan. membedakan arsip dalam arsip dinamis dan arsip statis. UU RI tentang kearsipan tahu 2009 tersebut mengamanatkan setiap organisasi untuk mengelola arsip baik sisi rekaman kegiatan, arsiparis, organisasi kearsipan, dan peran serta masyarakat dalam kearsipan.

Paradigma yuridis inilah yang mempengaruhi praktik kearsipan. Pengelolaan arsip mengacu pada peraturan perundangan terkait. Keberadaan arsip terikat pada keberadaan organisasi. sesuai dengan perundangan terkait. Pemberkasan yang sesuai dengan proses busines yang terdapat dalam peraturan perundangan terkait. Misalnya untuk menelusuri keberadaan arsip kontrak karya Minyak dan Gas Bumi. sesuai dengan UU Migas Tahun 2001, yang berkontrak mengenai pengelolaan migas adalah BPMIGAS atas nama Pemerintah Indonesia. jika penelusuran arsip kontrak karya migas pada pemerintah yakni pada Kementerian ESDM cq. Ditjen Migas maka jika dipandang dari paradigma yuridis, kementerian ESDM tidak menyimpan fisik asli surat kontrak karya migas. Arsip kontrak karya migas ditandatangani BPMIGAS atas kuasa pemerintah indonesia dengan operator KKKS (Badan Usaha bidang Migas) dan akan disimpan oleh yang berkontrak tersebut.  Kementerian ESDM cq. Ditjen Migas adalah sebagai regulator dan pengawas bukan sebagai pelaksana, BPMIIGAS lah yang melaksanakan. oleh karena itu arsip kontrak karya terletak di organisasi pelaksana. walaupun ada juga salinan kontrak yang disampaikan ke Menteri ESDM dan Ditjen Migas sebagai laporan. namun nilai arsip kontrak karya migas hanya bersifat tembusan dan pasti kontrak tidak asli.

Jika putusan Mahkamah Konstitusi mengenai BPMIGAS tahun 2012 mendasarkan UUD 1945, maka keberadaan kontrak karya yang berada di Migas akan beralih kepada pemerintah.  asalkan organisasi BPMIGAS digantikan oleh organisasi negara (pemerintah). Organisasi apakah yang akan menggantikan BPMIGAS? dan amanat putusan MK agar  pengelolaan migas ditangani oleh Organisasi negara, sehingga keberadaan arsip kontrak karya dapat berada di pemerintah. Begitulah paradigma yuridis legacy yang mengatakan, keberadaan arsip akan tergantung pada organisasi yang sesuai dengan peraturan perundangan.