Arsip – arsip Eksplorasi Minyak dan Gas Bumi

Rekaman kegiatan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi dapat dilakukan Identifikasi dari standar operasional prosedur (SOP). SOP pada tiap penyelesaian pekerjaan menggambarkan alur kegiatan dan peran dari pegawai. Alur tersebut membutuhkan dokumen atau arsip sebagai dasar bekerja. Hasil kerja berupa data yang kemudian dikompilasi menjadi produk berupa surat keputusan, berupa berita acara, surat dinas, nota dinas, surat perjanjian, notulensi presentasi yang akan mendapatkan pengesahan dari pimpinan organisasi berupa tandatangan dan cap dinas.

Di dalam JRA Migas (Permen ESDM nomor 18 Tahun 2011), seri arsip terdiri dari pelayanan ekplorasi migas dan pemantauan eksplorasi migas. pelayanan eksplorasi migas terdiri atas rekomendasi presentasi makalah, rekomendasi publikasi makalah, izin pembukaan data, izin pengiriman data ke luar negeri, pengalihan interest, penyisihan wilayah kerja dan pengembalian WK ke Pemerintah atau pengakhiran kontrak. Nasib akhir dari seri pelayanan eksplorasi migas adalah permanen kecuali presentasi dan publikasi makalah. Nasib permanen akan disimpan dalam jangka waktu yang lama (tidak dimusnahkan sebelum terbitnya peraturan JRA yang baru).

A.    Pembukaan Data Migas dalam rangka mencari calon Mitra pengelola blok Migas

1. Surat berikut lampiran berkas permohonan dari Deputi perencanaan BPMIGAS mengenai proposal KKKS. Proposal termaksud antara lain berisi lingkup pekerjaan (maksud dan tujuan, lokasi pembukaan data, jenis data)
2. Surat penunjukkan petugas ditjen migas untuk menandatangani  proses pembukaan data
3. Berita Acara Pembukaan data/berita acara serah terima data
4.  Undangan kepada petugas ditjen migas untuk menjadi saksi
5. Berkas presentasi dan evaluasi teknis pembukaan data
6. perjanjian tertulis (confidentiality agreement) mengenai kerahasiaan data wilayah kerja.
7. Surat izin pembukaan data yang ditandatangani oleh Direktur Pembinaan Usaha hulu Migas (Pelimpahan dari Dirjen Migas kepada Dir. DME tahun 2007). Masa berlaku izin adalah 3 bulan setelah disyahkan.

Beberapa contoh pada tahun 2009 , pencarian mitra dilakukan oleh pertamina EP ke PTBA dan Arrow Energy untuk Blok Sumbagsel, Petronas Cagliari kepada samudra energy pada Blok Muriah, Pertamina_Hess ke PGN pada Blok Jambi Merang, Santos ke Murphy Oil untuk Blok Donggala, dan masih banyak blok lain.

B.     Penyisihan wilayah Kerja Migas kepada Pemerintah RI berdasarkan Kontrak Kerjasama Production Sharing Contract (PSC)

1.  Surat berikut lampiran berkas permohonan dari Kepala BPMIGASantara lain surat dan dokumen berupa : peta, koordinat dan luas wilayah yang disisihkan dan dipertahankan, peta prospek dan lead daerah yang disisihkan, hasil kajian dan evaluasi potensi migas, laporan realisasi pelaksanaan komitmen eksplorasi

2.  Berita acara serah terma data yang disisihkan (BPMIGAS dengan kontraktor/operator)

3.  Berkas evaluasi teknis dan presentasi KKKS

4.  Surat persetujuan penyisihan wilayah kerja ditandatangani oleh Direktur Jenderal Migas (pelimpahan kewenangan menteri Pertambangan dan energi tahun 1996). Surat ditujukan kepada Kepala BPMIGAS dan perusahaan bersangkutan

Contoh dasar pada kontrak PSC Section III Blok Citarum antara BPMIGAS dengan PT Bumi Parahyangan Ranhill oktober 2005, PSC Section III Blok west Kampar antara BPMIGAS dengan PT Sumatera Persada energy. PSC section III clause 3.3 Blok Madura Offshore antara Pertamina dengan talisman tahun 2001

C.     Pengembalian wilayah Kerja Migas kepada pemerintah RI berdasarkan kontrak kerjasama PSC berakhir tidak menemukan cadangan migas melalui BPMIGAS

1.  Surat Kepala BPMIGAS kepada Menteri yang dilampirkan berkas laporan terminasi, peta prospek dan lead, hasil kajian dan evaluasi potensi migas, laporan keuangan dan realisasi pelaksanaan komitmen eksplorasi dan laporan asset

2.  Disposisi Menteri kepada Direktur Jenderal Migas

3.  Berkas Evaluasi Teknis dan Presentasi

4.  Rekomendasi Direktur Jenderal Kepada Menteri yakni berupa nota dinas ke menteri dilampirkan draft surat persetujuan yang akan ditandatangani oleh Menteri ESDM

Contoh pengakhiran kontrak  adalah PSC Binjai, PSC Blok Nila west natuna pada tahun 2006, Blok Salikili oleh KKKS Total pada 2009, PSC Blok Tanjung Utara tahun 2009, PSC Blok Tanjung Jabung tahun 2008

D.    Pengembalian anggaran yang disediakan KKKS sebagai jaminan 2 tahun untuk membiayai kegiatan eksplorasi

1.  Surat Kepala BPMIGAS kepada Menteri yang dilampirkan berkas berupa dokumen dari proses lelang di media atau joint survei dengan Kontraktor lainnya sampai penunjukan pemenang, WP&B, AFE.

2.  Berkas Evaluasi Teknis dan Presentasi

3.  Nota dinas direktur pembinaan usaha hulu migas kepada Direktur Jenderal Migas

4.  Surat persetujuan yang ditandatangani oleh Dirjen migas

E.     Pengalihan interest (kepemilikan sebagian atau seluruhnya dari nilai asset terhadap hak dan kewajiban Kontraktor dalam melaksanakan komitmen di Kontrak Kerja Sama) untuk mendukung kegiatan eksplorasi

1.    Surat Kepala BPMIGAS kepada Dirjen Migas yang dilampirkan Perjanjian kerahasiaan kerahasiaan data yang telah ditandatangani apra pihak, berita acara pembukaan data yang ditandatangani antara ditjen migas dengan pembuka data, profil perusahaan BU?BUT yang menerima pengalihan interest, akte pendirian perusahaan dan perubahannya, bukti afiliasi berupa daftar pemegang daham (registered of shareholders) atau akta pendirian/anggaran dasar (memorandum incorporation/article of association) dalam bentuk notarial deed, perjanjian pengalihan interest/deed assignment/fam in-out agreement, laporan nilai ekivalen kuantitatif besaran prosentasi interest, surat kesedian untuk mengambil tanggung jawab kegiatan eksplorasi dan eksploitasi diatas materai yang ditandatangani pimpinan tertinggi antara perusahaan yang melakukan pengalihan interest dengan calon mitra kerja

2.    Berkas Evaluasi Teknis dan Presentasi

3.    Nota dinas direktur pembinaan usaha hulu migas kepada Direktur Jenderal Migas

4.    Surat persetujuan yang ditandatangani oleh Dirjen migas (pelimpahan kewenangan Menteri Tamben tahun 2000 kepada Dirjen migas)

F. Pengiriman data ke luar negeri dalam rangka analisis lebih lanjut (processing) yang tidak dapat dilakukan di Indonesia untuk mendukung kegiatan eksplorasi

1. Surat Kepala BPMIGAS kepada Dirjen Migas yang dilampirkan lingkup pekerjaan (mencakup maksud dan tujuan pengiriman data, daerah tujuan/lokasi pelaksanaan, bentuk dan cara pengiriman, tata waktu), perjanjian kerahasiaan data antara pengirim dan penerima data, daftar data, copy WP&B, copy AFE, surat pernyataan kesediaan untuk mengembalikan data ke Indonesia dan surat pernyataan diatas materai yang ditandatangani pimpinan KKS bahwa kegiatan tersebut tidak dapat dilaksanakan di dalam negeri serta penjelasan dari penyedia jasa dalam negeri tidak dapat melaksanakan kegiatan dimaksud.
2. Berkas evaluasi teknis dan presentasi
3. Surat persetujuan yang ditandatangani oleh Direktur pembinaan usaha hulu migas (pelimpahan kewenangan Dirjen Migas tahun 200t kepada dir DME)